Начало работы

Эта глава - для тех, кто открывает CRM впервые: администратора, менеджера, кассира и тренера. В ней рассказано, как войти, как устроен экран, как поставить CRM на телефон, сменить пароль и включить уведомления. Отдельный большой раздел - для администратора, который запускает школу с нуля: что настроить в первый день и в каком порядке.

С чего начать чтение:

• вы запускаете школу - раздел «С чего начать школе»;
• вы новый сотрудник - разделы «Как войти в CRM», «Как сменить пароль» и «Как поставить приложение на телефон»;
• вы не понимаете, почему у вас нет какого-то пункта меню, - раздел «Кто что делает»;
• вы родитель - для вас отдельная глава «Родителю: личный кабинет».

В главе встречаются слова «поставщик CRM». Это компания, которая подключила CRM вашей школе и обслуживает её. К поставщику обращаются, когда вопрос не решается внутри школы.

Как войти в CRM

Для входа нужны три вещи: адрес CRM вашей школы, логин и пароль. Логин - это ваша почта, записанная в карточке сотрудника. Пароль задаёт администратор и передаёт вам лично: писем с паролем CRM не отправляет. Зарегистрироваться самому нельзя - каждого сотрудника заводит администратор.

1. Откройте в браузере адрес CRM вашей школы и допишите в конце /login. Появится страница входа: надпись «Qoach CRM» и под ней название школы. Если название ещё не заполнено, там написано «CRM спортивной школы».
2. В поле «Почта или телефон» введите свою почту. Большие и маленькие буквы в почте не различаются.
3. В поле «Пароль» введите пароль.
4. Нажмите «Войти».

Если всё верно, откроется «Сводка» - главная страница CRM. Тренер после входа попадает в Тренерскую - отдельное приложение для работы в зале. Все варианты перечислены в разделе «Как устроен экран».

Вход по номеру телефона

В поле «Почта или телефон» можно ввести не почту, а свой номер телефона. Писать его можно как угодно: с +7, с 8, со скобками и пробелами.

Вход по телефону работает, только если этот номер записан у вас в карточке сотрудника в поле «Телефон». CRM ищет сотрудника именно по этому полю, поэтому с другим номером войти не получится.

Пример. У тренера Кузнецова Олега в карточке записан телефон +7 900 000-00-00. Он может войти и по почте, и набрав 8 900 000 00 00. Если в карточке телефона нет или записан другой номер, CRM ответит «Неверный логин или пароль».

Если открылась страница об услугах

Человеку, который ещё не вошёл, главный адрес CRM показывает не форму входа, а открытую страницу школы «Об услугах» - её видят родители.

• На компьютере на этой странице справа вверху есть ссылка «Сотрудникам». Она ведёт на страницу входа.
• На телефоне этой ссылки нет. Допишите к адресу CRM /login.

Любой другой адрес CRM без входа сам приведёт на страницу входа. А если вы уже вошли и открыли страницу входа, CRM сразу пустит вас внутрь.

Что ещё есть на странице входа

Под формой - ссылки «Об услугах», «Оферта», «Конфиденциальность» и «Справка». Первые три - для родителей, «Справка» открывает это руководство. Ссылка «Оферта» появляется, только когда договор-оферта школы действует.

Без входа открываются страницы для родителей - «Об услугах», договор-оферта, политика конфиденциальности, страница оплаты по ссылке и кабинет родителя - и эта справка. Всё остальное в CRM видят только вошедшие сотрудники.

Если CRM не пускает

На странице входа бывает три сообщения.

Неверный логин или пароль

Это сообщение одно на все случаи: такого сотрудника нет, пароль не тот, пароль вам ещё не задали или доступ отключён. Какой именно случай, CRM намеренно не говорит - иначе посторонний мог бы выяснить, какие почты заведены в школе.

Проверьте по порядку:

1. Нет ли опечатки в почте и в пароле.
2. Если входите по телефону - записан ли именно этот номер в вашей карточке сотрудника. Попробуйте войти по почте.
3. Попросите администратора открыть «Настройки → Сотрудники» и найти вашу карточку. В строке «Вход» должно стоять «пароль настроен». Если там «пароль не задан», пароль нужно задать.
4. Если вашей карточки в списке нет, доступ мог быть отключён. Администратор нажимает «показать отключённых» и в вашей карточке - «включить доступ». Пароль при этом остаётся прежним.
5. Если ничего не помогло, администратор задаёт вам новый пароль.

Слишком много попыток

CRM считает попытки входа. Больше 10 попыток с одним логином или больше 20 попыток с одного адреса в интернете (например, из одного офиса) за пять минут - и вход закрывается, пока эти пять минут не пройдут. Так CRM защищается от подбора пароля.

Подождите пять минут и введите пароль внимательно. После удачного входа счётчик по вашему логину обнуляется. Счётчик по адресу считает все попытки, и удачные тоже: если из одного офиса за пять минут входят больше 20 раз, CRM тоже попросит подождать.

Вход обновился

Сообщение «Вход обновился - войдите ещё раз.» значит, что прежний вход больше не действует: истёк срок, пароль сменили или доступ отключали. Это не ошибка - войдите заново.

То же бывает, если нажать кнопку во вкладке, которая давно открыта: CRM сама переведёт на страницу входа. В редком случае вместо этого появится текст «Нужно войти заново: обновите страницу.» - обновите страницу и войдите.

Если вы забыли пароль

Кнопки «Забыли пароль» в CRM нет, восстановить пароль самому нельзя. Новый пароль задаёт администратор:

1. Администратор открывает «Настройки → Сотрудники» и нажимает значок карандаша в карточке сотрудника.
2. В поле «Пароль (оставьте пустым, чтобы не менять)» вводит новый пароль и нажимает «Сохранить».
3. Сообщает пароль сотруднику лично.
4. Сотрудник входит с новым паролем и сразу меняет его на свой.

Для этого нужно право «Управлять сотрудниками и правами». По умолчанию оно есть только у роли «Администратор». Когда администратор задаёт сотруднику новый пароль, все прежние входы этого сотрудника закрываются на всех устройствах.

Как сменить пароль

Свой пароль меняет каждый сотрудник сам, в любое время. Пароль, который выдал администратор, считайте временным: администратор может задать пароль от 4 символов, а свой вы задаёте не короче 6.

1. Нажмите на своё имя или на кружок с инициалами справа вверху. Откроется страница «Мой профиль».
2. В блоке «Сменить пароль» заполните поле «Текущий пароль» - тот пароль, с которым вы вошли.
3. В поле «Новый пароль» введите новый пароль, не короче 6 символов.
4. В поле «Ещё раз новый» повторите его.
5. Чтобы увидеть набранное, нажмите «показать пароли». Спрятать обратно - «скрыть».
6. Нажмите «Сохранить».

Появится сообщение «Пароль изменён. На других устройствах нужно войти заново.» На том устройстве, где вы меняли пароль, вы останетесь в CRM. На всех остальных вход закроется. Так задумано: со старым паролем CRM больше не откроется ни на одном устройстве.

В Тренерской путь тот же: нажмите на своё имя справа вверху. Откроется страница с карточкой «Это вы», блоком «Сменить пароль» и кнопкой «Выйти».

Пример. Менеджеру Смирновой Анне администратор выдал временный пароль. Она входит, нажимает на своё имя, в поле «Текущий пароль» вводит выданный пароль, в два следующих поля - свой новый, из восьми символов, и нажимает «Сохранить». На компьютере она остаётся в CRM, а на телефоне, где входила утром, CRM попросит войти заново.

Сообщения при смене пароля

Смена пароля записывается в «Журнал изменений» с пометкой «Сменил пароль сам». Сам пароль туда не попадает.

Как выйти из CRM

• В основной CRM нажмите значок выхода справа вверху, рядом с именем (при наведении - подсказка «Выйти»). CRM не переспрашивает и сразу открывает страницу входа.
• В Тренерской нажмите на своё имя справа вверху и внизу страницы - кнопку «Выйти».

На своём телефоне и компьютере выходить каждый раз не обязательно: вход держится сам. Сколько именно - в разделе «Сколько действует вход».

Как поставить приложение на телефон

CRM ставится на телефон как приложение прямо из браузера, магазин приложений не нужен. Кнопки «Установить» внутри CRM нет: приложение добавляется через меню браузера - пунктом, который помещает страницу на главный экран.

Зачем ставить:

• CRM открывается со значка на экране, одним нажатием и на весь экран;
• на айфоне пуш-уведомления работают только из установленного приложения. В обычной вкладке браузера на айфоне они не включаются.

Приложений два, и ставятся они отдельно.

Тем, кто работает в основной CRM (администратор, менеджер, кассир), нужно приложение «Qoach CRM». Тренерам - «Qoach Тренерская». Если у сотрудника нет права «Смотреть сводку и отчёты», «Qoach CRM» откроется на «Журнале».

На айфоне

1. Откройте CRM в браузере айфона и войдите. Тренер после входа сразу окажется в Тренерской - ставить приложение нужно оттуда.
2. Нажмите «Поделиться».
3. Выберите «На экран "Домой"».
4. Откройте CRM уже со значка на экране и войдите ещё раз.

На других телефонах

1. Откройте CRM в браузере телефона и войдите.
2. Откройте меню браузера и выберите пункт, который добавляет страницу на главный экран или устанавливает приложение. В разных браузерах он называется по-разному.
3. Откройте CRM со значка. Если CRM попросит, войдите ещё раз.

Что нужно знать о приложении

• Приложение открывается на весь экран, без адресной строки, в вертикальном положении.
• Раз адресной строки нет, возвращаться назад нужно кнопкой «назад» вверху экрана или жестом: проведите пальцем от левого края вправо.
• Название и значок приложения - продукта, а не школы. Логотип школы на значок не попадает.
• Войти после установки нужно один раз. Дальше вход держится 30 дней с последнего дня, когда вы работали в CRM.
• У «Qoach CRM» заданы три быстрых перехода: «Журнал», «Касса», «Чаты». Там, где телефон это умеет, они показываются при долгом нажатии на значок.

Как включить уведомления на телефоне

Пуш-уведомление (пуш) - это сообщение, которое всплывает на экране телефона или компьютера, даже когда CRM закрыта: новая заявка, обращение в чате, входящий звонок, оплата. Настройка личная. Она включается на каждом устройстве отдельно, и никому другому от этого ничего приходить не начнёт.

1. Откройте CRM на том устройстве, куда нужны уведомления. На айфоне - обязательно из установленного приложения, со значка на экране.
2. Откройте «Настройки» и вкладку «Уведомления». На телефоне: кнопка меню вверху слева, затем «Настройки», затем «Уведомления».
3. Нажмите «Включить уведомления».
4. На вопрос устройства ответьте «Разрешить».
5. Появится сообщение «Готово - уведомления придут на это устройство» и галочки. Оставьте включёнными те, что вам нужны.

Галочки сохраняются сразу, кнопки «Сохранить» на этой странице нет. Прямая ссылка на страницу: «Настройки → Уведомления».

Если пункта настроек нет в меню

Сама страница «Настройки → Уведомления» открыта каждому сотруднику. Но пункт «Настройки» в меню показывается только тем, у кого есть право «Видеть чаты» или «Видеть звонки». По умолчанию это администратор и менеджер. У кассира и тренера пункта «Настройки» в меню нет.

Сейчас это работает так: страницу можно открыть по прямой ссылке - «Настройки → Уведомления». Если школе удобнее, чтобы пункт был в меню, администратор может выдать роли право «Видеть чаты» или «Видеть звонки» в «Настройки → Роли». Учтите, что эти права открывают сотруднику ещё и переписку или звонки.

Что показывает страница

Блок называется «Уведомления на это устройство». Что в нём будет, зависит от устройства.

• Кнопка «Включить уведомления» - пуши на этом устройстве ещё не включены.
• Галочки и ссылка «отключить на этом устройстве» - пуши включены.
• «Этот браузер пуши не умеет.» - браузер не поддерживает пуши. На айфоне откройте CRM со значка на экране «Домой», тогда всё заработает.
• «Уведомления запрещены в настройках устройства. …» - когда-то на вопрос устройства ответили отказом. Это исправляется только в настройках телефона или браузера: разрешите уведомления для «Qoach CRM» и вернитесь на страницу.
• На айфоне над кнопкой стоит предупреждение, которое начинается словами «Вы в браузере.» - CRM открыта не со значка. Добавьте её на экран «Домой» и включайте уведомления уже там.

После нажатия кнопки могут появиться два сообщения:

• «Разрешение не выдано» - на вопрос устройства ответили отказом или закрыли его. Если кнопка осталась на месте, нажмите её ещё раз и разрешите. Если вместо кнопки появилось сообщение о запрете, разрешите уведомления в настройках устройства;
• «Не включилось: …» с причиной - повторите. Если не помогает, обратитесь к поставщику CRM.

Что означают галочки

Все галочки включены по умолчанию.

Вторая галочка называется по-разному, смотря какие модули работают у школы, но это одна и та же галочка. Как бы она ни называлась, по ней идут все пуши, кроме звонков и заявок: новые обращения и сообщения в чатах, назначение вас ответственным, оплаты (ждёт подтверждения, не подтверждена, оплата онлайн), новые письма.

При работающей телефонии у галочки «Заявки» стоит подсказка «новая заявка с сайта или из звонка». Сейчас это работает так: по этой галочке приходит уведомление «Новая заявка с сайта», а о звонке с незнакомого номера приходит пуш о самом звонке - по галочке «Звонки».

Под блоком при работающей телефонии есть пояснение: пуш о звонке приходит в момент дозвона, и если номер есть в базе - с именем клиента и ссылкой на карточку.

Как отключить пуши

На странице «Настройки → Уведомления» нажмите «отключить на этом устройстве». Пуши перестанут приходить только сюда. На других ваших устройствах они останутся.

С чего начать школе

Адрес CRM, логин и пароль первого администратора школа получает от поставщика CRM. Дальше школу настраивает администратор. Порядок ниже выбран так, чтобы каждый шаг опирался на предыдущий: зал и тренера выбирают в форме группы, группу - при добавлении спортсмена, а абонемент выдают по тарифу.

Что подготовить заранее

• Название школы (полное и короткое), город, телефон, почту, адрес сайта, логотип. Логотип - файл PNG, JPEG, WEBP или SVG до 200 КБ, лучше на прозрачном фоне.
• Реквизиты: название ИП или организации, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, юридический адрес, расчётный счёт, БИК, банк, корр. счёт.
• Список сотрудников: имя, роль, почта (она станет логином), телефон.
• Залы: название, вместимость, адрес.
• Тарифы: какие абонементы продаёт школа, цены, сроки, правила заморозки.
• Группы: название, зал, тренер, возрастная категория, лимит, дни и время занятий.
• Список спортсменов с родителями (в CRM они называются клиентами-представителями) и группами.

Кто может выполнить шаги

Поэтому первые шаги делает администратор, а залы, группы и спортсменов можно поручить менеджеру - как только его учётная запись заведена.

Первый день: основа

1. Войдите с выданными логином и паролем и сразу смените пароль: нажмите на своё имя справа вверху, блок «Сменить пароль». Выданный пароль знаете не только вы.
2. Откройте «Настройки → Школа» и заполните профиль школы: «Полное название», «Короткое название», «Город», «Что проводите», «О школе», затем «Телефон», «Почта», «Сайт», «Где хранятся данные», «Условия возврата» и логотип. Нажмите «Сохранить». Отсюда берётся всё, что родители видят о школе: страница «Об услугах», договор, кабинет родителя, страница оплаты. Часть полей может быть уже заполнена - проверьте их.
3. Откройте «Настройки → Реквизиты». Заполните «Получатель / исполнитель», «ИНН», «ОГРН / ОГРНИП», «Юридический адрес» и банковские поля: «Расчётный счёт», «БИК», «Банк», «Корр. счёт». Нажмите «Сохранить реквизиты». Под формой должен появиться QR-код с подписью «Пример на 5 000 ₽» - значит, оплата по QR готова. Заодно проверьте «Шаблон назначения платежа».
4. Откройте «Настройки → Модули» и посмотрите, какие модули подключены. Ненужные выключите, чтобы в меню не было лишних пунктов. Данные выключенного модуля сохраняются.
5. Откройте «Настройки → Роли» и пройдите по четырём ролям: решите, что в вашей школе может менеджер, кассир и тренер. Сделайте это до того, как заводить людей: набор роли сразу действует на всех её сотрудников.
6. Откройте «Настройки → Сотрудники» и кнопкой «Добавить сотрудника» заведите всех, кто будет работать в CRM.
   • Каждому - свой логин (почта) и свой пароль. Один логин на двоих заводить не стоит: отметки и записи в журнале изменений подписываются именем сотрудника.
   • Тренерам - обязательно роль «Тренер». Иначе их нельзя будет выбрать основным тренером группы.
   • Телефон - чтобы человек мог входить по номеру.
   • Заведите хотя бы одного запасного администратора.
7. Откройте «Группы», нажмите «Залы и площадки», затем «Добавить зал»: название, вместимость, адрес. Залы нужны раньше групп - зал выбирают в форме группы и в расписании.
8. Откройте «Финансы → Абонементы» и кнопкой «Добавить абонемент» заведите тарифы школы: месячный абонемент, пакет занятий, разовое занятие, индивидуальные - с ценами, сроками и правилами заморозки. Пока тарифов нет, на странице «Об услугах» вместо цен стоит «Стоимость занятий уточняйте у администратора школы.»
9. Откройте «Группы» и кнопкой «Добавить группу» создайте группы: наименование, зал, основной тренер, тренеры группы, возрастная категория, лимит.
10. В карточке каждой группы найдите блок «Расписание», нажмите «добавить», укажите день недели, начало, конец и зал, затем нажмите «Добавить в расписание».
11. Откройте «Расписание» и проверьте неделю целиком.
12. Откройте «Спортсмены» и кнопкой «Добавить спортсмена» внесите спортсменов: сам спортсмен, клиент-представитель, группа. В CRM спортсменов добавляют по одному. Если у школы большая готовая база, обсудите её перенос с поставщиком CRM.
13. Действующим спортсменам выдайте абонементы. Отдельной операции для переноса остатков из прежнего учёта в CRM нет - если они нужны, обсудите перенос с поставщиком CRM.

Где читать подробности:

• профиль школы, реквизиты, модули, роли, сотрудники - глава «Настройки школы»;
• залы, группы и расписание - глава «Группы и расписание»;
• тарифы и выдача абонементов - глава «Абонементы и оплаты»;
• спортсмены и клиенты-представители - глава «Спортсмены и клиенты».

Первый и второй день: связь с родителями

1. Включите договор-оферту. Если у школы работает модуль «Кабинет родителя», блок «Договор» находится в «Настройки → Кабинет родителя», если нет - в «Настройки → Реквизиты». Вычитайте «Текст договора» под свою школу, поставьте галочку «Договор-оферта действует.» и сохраните. В строке состояния должно появиться «Сейчас действует: …». Откройте страницу оферты и проверьте текст.
2. Откройте «Настройки → Сайт и заявки». Нажмите «Копировать код» и передайте код формы тому, кто ведёт сайт школы.
3. Там же настройте оповещение в рабочий чат Telegram: заполните «Токен бота» и «Id чата», нажмите «Сохранить», затем «Проверить связь». В чат должно прийти сообщение о проверке.
4. Отправьте с сайта пробную заявку. Она должна появиться в разделе «Заявки» на стадии «Обращение».
5. Настройте модули, которые подключены у школы. Их вкладки находятся в «Настройках»:
   • «Qonnect» - разделы «Каналы» (подключить мессенджеры) и «Обработка чатов» (заявки из чатов, ответственные, шаблоны ответов);
   • «Телефония» - звонки через АТС;
   • «Почта» - почтовые ящики школы;
   • «Приём платежей» - оплата через банк (модуль «Онлайн-оплата»);
   • «Кабинет родителя» - как родителям приходят коды входа.
6. Откройте страницу «Об услугах», политику конфиденциальности и оферту так, как их увидит посторонний человек: в другом браузере, не входя в CRM. Проверьте, что название, цены, контакты и реквизиты верны. Эти страницы видят родители и банк.

Почему порядок именно такой:

• оферта не начнёт действовать, пока в реквизитах не заполнен получатель. Если поставить галочку раньше, в строке состояния будет «Включено, но не действует: не заполнены реквизиты исполнителя.»;
• форма на сайте принимает заявки только со страниц сайта, который указан в «Настройки → Школа» в поле «Сайт». Если поле пустое, форма работать не будет;
• кнопка «Проверить связь» проверяет сохранённые настройки. Сначала «Сохранить», потом проверка.

Где читать подробности: вкладки настроек - в главе «Настройки школы», работа с заявками - в главе «Заявки и напоминания», чаты, звонки и почта - в главе «Чаты, звонки и почта», оплата через банк - в главе «Финансы, отчёты и онлайн-оплата», кабинет - в главе «Родителю: личный кабинет».

Каждый сотрудник у себя

Когда учётные записи заведены, каждый сотрудник делает три вещи на своих устройствах.

1. Входит с выданным паролем и меняет его на свой.
2. Ставит приложение на телефон: тренеры - «Qoach Тренерская», остальные - «Qoach CRM».
3. Включает уведомления: «Настройки → Уведомления», кнопка «Включить уведомления», затем выбирает галочки.

Как проверить, что школа готова

• Тренер входит с телефона, попадает в Тренерскую и видит свои занятия.
• Пробная заявка с сайта появилась в разделе «Заявки». В колокольчике - уведомление «Новая заявка с сайта», в чате Telegram - сообщение о заявке.
• На странице «Об услугах» верные название, описание, цены и реквизиты.
• В списке сотрудников два администратора, у каждого в карточке в строке «Вход» стоит «пароль настроен».
• Под реквизитами виден QR с подписью «Пример на 5 000 ₽».

Как подключить нового сотрудника

Нужно право «Управлять сотрудниками и правами» (по умолчанию - только у администратора).

1. Откройте «Настройки → Сотрудники» и нажмите «Добавить сотрудника».
2. Заполните «Имя», «Роль», «E-mail (логин)», «Телефон» и «Пароль» (не короче 4 символов). Нажмите «Добавить».
3. Передайте сотруднику адрес CRM, логин и пароль лично. CRM писем и сообщений сотруднику не отправляет.
4. Если это тренер, назначьте его в группы: откройте группу, нажмите «Изменить», выберите его в поле «Основной тренер» или отметьте в списке «Тренеры группы - тоже отмечают посещения» и нажмите «Сохранить».
5. Сотрудник входит, меняет пароль на свой, ставит приложение и включает уведомления.

Пример. В школу пришёл тренер Кузнецов Олег. Администратор заводит его с ролью «Тренер», выдаёт временный пароль и назначает основным тренером группы. Олег входит с телефона и сразу попадает в Тренерскую, добавляет её на главный экран и меняет пароль. Теперь он видит свои занятия, отмечает посещения и может принять оплату - она уйдёт на подтверждение администратору или кассиру.

Подробно о карточке сотрудника, отключении доступа и личных правах - в главе «Настройки школы».

Кто что делает

Ролей в CRM четыре: «Администратор», «Менеджер», «Кассир» и «Тренер». Добавить свою роль, переименовать или удалить роль нельзя. У каждой роли - набор прав. Право - это разрешение на конкретное действие: видеть спортсменов, принимать оплаты, отвечать в чатах. Пункты меню, кнопки и вкладки появляются по правам.

Ниже описаны стандартные наборы. Если школа перенастроила роли, у вас может быть иначе.

Администратор

У администратора все 23 права, все пункты меню и все вкладки «Настроек». Только у него по умолчанию есть право «Управлять сотрудниками и правами». Оно открывает все настройки школы: профиль, реквизиты, банк, сотрудников, роли и журнал изменений.

Что важно знать:

• остаться без администратора нельзя. Единственного действующего администратора CRM не даст ни отключить, ни понизить, и снять с себя управление сотрудниками тоже не даст;
• школе нужен запасной администратор - на случай отпуска, болезни или забытого пароля;
• право «Управлять сотрудниками и правами» стоит выдавать другим ролям с осторожностью: вместе с ним открываются реквизиты, банк и права всех сотрудников.

Менеджер

У менеджера 20 прав - все, кроме трёх:

• «Удалять и архивировать» - перевод спортсмена в статус «Архив» и возврат из архива;
• «Сторнировать операции» - правка и удаление денежных операций в карточке спортсмена;
• «Управлять сотрудниками и правами» - настройки школы.

В меню у менеджера все пункты (если у школы работают все модули). В «Настройках» ему доступны две вкладки: «Реквизиты», где он может поправить одно поле - шаблон назначения платежа, и личные «Уведомления».

Кассир

У кассира 4 права: «Видеть спортсменов», «Видеть финансы и балансы», «Принимать оплаты и выдавать абонементы», «Смотреть сводку и отчёты».

В меню: «Сводка», «Спортсмены», «Клиенты», «Касса», «Финансы» и «Отчёты» (если у школы работает модуль «Аналитика»). Пункта «Настройки» нет. Кассиру приходят уведомления об оплатах, которые тренеры приняли в зале и которые нужно подтвердить.

Тренер

У тренера 4 права: «Видеть спортсменов», «Видеть группы и расписание», «Отмечать посещения», «Принимать оплаты и выдавать абонементы».

После входа тренер попадает в Тренерскую - отдельное приложение, где есть только нужное в зале. Тренер может принять оплату на месте, но балансы и долги спортсменов не видит: права «Видеть финансы и балансы» у него нет. Оплата, которую тренер записал в Тренерской, уходит на подтверждение администратору или кассиру.

Если тренер откроет основную CRM, в меню будут «Спортсмены», «Клиенты», «Группы», «Расписание», «Журнал», «Программы», «Касса». Пункта «Настройки» нет.

Подробно о работе тренера - в главе «Тренеру: Тренерская и программы».

Что зависит от самой роли

Роль - это не только набор галочек. От самой роли, а не от прав, зависит несколько вещей.

• Сотрудник с ролью «Тренер» после входа сразу попадает в Тренерскую, а не в основную CRM.
• В списке «Основной тренер» в форме группы показываются только сотрудники с ролью «Тренер».
• Сотрудник с ролью «Тренер» видит в Тренерской занятия только своих групп - тех, где он основной тренер или отмечен в списке «Тренеры группы - тоже отмечают посещения». Отметить посещения в группе другого тренера он не может. Сотрудникам с другими ролями доступны все группы.
• Уведомление «Подтвердить: …» (тренер принял оплату) получают только роли «Администратор» и «Кассир» - те из них, у кого есть право «Видеть финансы и балансы».
• Уведомление «Оплата онлайн …» получают только роли «Администратор», «Кассир» и «Менеджер» с тем же правом.

Поэтому человеку, который ведёт группы, нужна именно роль «Тренер». Выдать менеджеру права тренера недостаточно: в списке «Основной тренер» он не появится.

Если стандартной роли мало

Права можно менять двумя способами:

• для всей роли - в «Настройки → Роли»;
• для одного человека - в «Настройки → Сотрудники», в карточке сотрудника, кнопкой «настроить вручную».

CRM решает, что человеку можно, в таком порядке:

1. Личный список прав сотрудника, если он задан.
2. Иначе - набор роли, если его меняли в «Ролях».
3. Иначе - стандартный набор роли.

Личный список заменяет набор роли целиком, а не дополняет его. Если потом поменять набор роли, на сотрудника с личным списком это не повлияет.

Сейчас это работает так: при нажатии «настроить вручную» галочки расставляются по стандартному набору роли, даже если школа меняла этот набор в «Ролях». Проверьте галочки перед сохранением.

Пример. Менеджеру Смирновой Анне нужно разрешить править денежные операции. Администратор открывает её карточку, нажимает «настроить вручную», в группе «Финансы» ставит «Сторнировать операции» и нажимает «Сохранить». В карточке в строке «Права» появится «индивидуальные (21)». С этого момента изменения роли «Менеджер» Анны не касаются.

Все 23 права и то, что открывает каждое, описаны в главе «Настройки школы».

Как устроен экран

На компьютере

Экран состоит из трёх частей.

• Колонка слева. Вверху - знак «Qoach CRM» и под ним короткое название школы. Нажатие на знак возвращает на «Сводку». Рядом - колокольчик уведомлений. Ниже - меню разделов; раздел, в котором вы сейчас находитесь, подсвечен. Внизу колонки - ссылка «Справка»: она открывает это руководство в новой вкладке.
• Полоса справа вверху. В ней ваше имя, под ним роль и слово «профиль», кружок с инициалами и значок выхода. Нажатие на имя или кружок открывает «Мой профиль».
• Всё остальное - страница выбранного раздела.

У двух пунктов меню справа бывает число. У «Кассы» это оранжевый кружок: сколько оплат от тренеров ждут подтверждения. Его видят те, у кого есть оба права: «Принимать оплаты и выдавать абонементы» и «Видеть финансы и балансы». У «Почты» - сколько непрочитанных входящих писем.

Логотипа школы в CRM для сотрудников нет: слева вверху стоит знак продукта, а под ним - название школы. Логотип школы виден на страницах для родителей.

Ширина колонок в таблицах

Колонки во всех таблицах можно раздвигать: потяните мышью за границу заголовка колонки. CRM запоминает ширину в этом браузере, для каждого вида страницы свою. Двойной щелчок по границе возвращает колонке обычную ширину. На другом компьютере ширины будут свои - настройка хранится в браузере, а не в вашей учётной записи.

На телефоне и планшете

На узком экране левая колонка спрятана, а вверху появляется полоса с кнопками.

• Кнопка меню (три полоски) выдвигает колонку с меню поверх страницы. Закрыть её можно нажатием на затемнённый фон или жестом влево. После перехода в раздел меню закрывается само.
• Колокольчик уведомлений находится внутри выдвижного меню, вверху.
• Кнопка «назад» есть везде, кроме «Сводки». На вложенной странице, например в карточке или на вкладке настроек, рядом со стрелкой написано название раздела, куда она вернёт, например «Настройки».
• Справа - кружок с вашими инициалами и значок выхода. Имя и роль на телефоне не пишутся. Нажатие на кружок открывает «Мой профиль».

Жесты:

• проведите пальцем от левого края вправо - это «назад». На «Сводке» этот жест открывает меню;
• проведите влево по открытому меню - оно закроется;
• в блоках с горизонтальной прокруткой, например в широкой таблице, жест «назад» не срабатывает - там движение пальца прокручивает сам блок.

Если вы пришли по прямой ссылке, например из уведомления, и возвращаться некуда, кнопка «назад» ведёт в раздел уровнем выше или на «Сводку».

Широкие таблицы на телефоне прокручиваются вбок.

Пункты меню и права

Пункт меню виден, если у вас есть нужное право и у школы работает нужный модуль. Порядок в таблице - как на экране.

Если пункта нет в меню, причин может быть две: у вас нет права или модуль выключен. В обоих случаях обратитесь к администратору школы.

Куда вы попадаете после входа

• Сотрудник с ролью «Тренер» - в Тренерскую, на «Журнал».
• Остальные - на «Сводку».
• Если права «Смотреть сводку и отчёты» нет - на «Журнал».
• Если нет и права «Отмечать посещения» - на «Настройки → Уведомления».

Тренерская

Тренерская - отдельное приложение для работы в зале. Экран в ней устроен иначе: левого меню и колокольчика нет.

• Вверху - знак с подписью «Тренерская» и ваше имя справа. Нажатие на имя открывает страницу со сменой пароля и кнопкой «Выйти».
• Внизу - панель с вкладками «Журнал», «Программа» и «Оплата». Вкладка «Оплата» есть у тех, у кого есть право «Принимать оплаты и выдавать абонементы».

Тренерскую может открыть любой сотрудник с правом «Отмечать посещения» (по умолчанию - администратор, менеджер и тренер): вот ссылка на Тренерскую. Что и как в ней делать - в главе «Тренеру: Тренерская и программы».

Если раздел выключен

Бывает, что по старой ссылке или из уведомления вы попадаете в раздел модуля, который не работает. Тогда вместо раздела CRM показывает пояснение: заголовок вида «Чаты выключены» или «Почта не подключена» и текст о том, что раздел - часть модуля.

• «Сейчас модуль выключен в настройках.» - модуль у школы есть, но администратор его выключил. Данные и настройки модуля сохранены и вернутся, когда его включат. Включить модуль может администратор в «Настройки → Модули».
• «Модуль не входит в лицензию этой CRM.» - модуль не подключён. Подключение - через поставщика CRM, обратитесь к администратору школы.

Если адрес страницы неверный, CRM покажет «Страница не найдена» с пояснением «Возможно, ссылка устарела или раздел переехал.» и кнопкой «На главную».

Мой профиль

Как попасть: нажмите на своё имя или кружок с инициалами справа вверху. Прямая ссылка: «Мой профиль». Каждый сотрудник видит только свой профиль.

На странице:

• надпись «Мой профиль», ваше имя и строка с ролью и почтой;
• блок «Сменить пароль»;
• блок «Подпись в письмах» - если у школы работает модуль «Почта».

Имя, почту, телефон и роль сотрудник сам поменять не может. Это делает администратор в «Настройки → Сотрудники». Так сделано потому, что почта - это логин, а роль определяет права.

Подпись в письмах

Подпись подставляется в конец каждого письма, которое вы пишете из CRM. Если поле оставить пустым, в письма пойдёт подпись почтового ящика школы. В пустом поле она показана серым - для ориентира.

1. Откройте «Мой профиль».
2. В блоке «Подпись в письмах» введите текст подписи, не длиннее 1000 знаков.
3. Нажмите «сохранить». На пару секунд появится «Сохранено».

Пример подписи: «Смирнова Анна, менеджер школы. Отвечаю по будням с 10:00 до 19:00».

Если модуль «Почта» выключат, блок пропадёт, но сохранённая подпись не потеряется и вернётся, когда модуль включат.

Колокольчик и лента уведомлений

Уведомления сотрудникам приходят четырьмя способами:

• в колокольчик внутри CRM;
• в полную ленту «Уведомления»;
• пушами на телефон или компьютер - их каждый включает сам;
• сообщениями в общий чат Telegram - это настраивает администратор.

Колокольчик

Колокольчик находится рядом со знаком «Qoach CRM» вверху левой колонки. На телефоне - внутри выдвижного меню, вверху. В Тренерской колокольчика нет.

• На значке - оранжевый кружок с числом непрочитанных. Если их больше 99, написано «99+».
• По нажатию открывается окно «Уведомления»: до 20 последних, новые сверху.
• У каждого уведомления - значок, заголовок, пояснение и время: «сегодня 14:05», «вчера 09:30», дальше - дата и время.
• Непрочитанные выделены фоном и точкой.
• Вверху окна - «прочитать все» (если есть непрочитанные), внизу - «Все уведомления →».
• Если уведомлений нет, написано «Пока ничего нового».

Нажатие на уведомление помечает его прочитанным и открывает нужную карточку или раздел.

Колокольчик проверяет новости сам, раз в полминуты, пока вкладка с CRM на виду. В фоновой вкладке он замирает и обновляется, когда вы к ней вернулись. Когда к непрочитанным прибавляются новые, открытая страница сама обновляет списки - перезагружать её не нужно. Если до этого непрочитанных не было, списки обновятся при переходе в раздел или после обновления страницы.

Лента уведомлений

Как попасть: колокольчик, затем «Все уведомления →». Прямая ссылка: «Уведомления». Каждый сотрудник видит только свои уведомления.

• Переключатели «Все» и «Непрочитанные», у каждого - число.
• Справа - «прочитать все», если есть непрочитанные.
• Список: значок, заголовок, пояснение, время.
• Внизу - «всего: …», выбор «показывать по» (25, 50, 100, 200 или 500, по умолчанию 50) и переход по страницам: «назад», номер страницы, «вперёд».
• Если список пуст, написано «Уведомлений пока нет» или «Непрочитанных нет».

Какие бывают уведомления

Что стоит в пояснении под заголовком:

• у заявки - имя и телефон или «без имени»;
• у оплаты от тренера - спортсмен и кто принял оплату;
• у неподтверждённой оплаты - спортсмен и причина;
• у оплаты онлайн - спортсмен;
• у письма - тема.

Пример. Тренер Кузнецов Олег принял в зале 5 000 ₽ наличными за Иванова Петра. Администратору и кассиру приходит уведомление «Подтвердить: 5 000 ₽ наличными» с пояснением, за кого оплата и кто её принял. Нажатие открывает страницу «Оплаты от тренеров» в «Кассе». Если оплату отклонят, Олегу придёт «Оплата не подтверждена: 5 000 ₽» с причиной.

Уведомление «Вам передали обращение» приходит, когда диалог вам передал коллега. Если вы взяли диалог на себя сами, уведомления нет.

В Тренерской колокольчика нет. Сейчас это работает так: уведомление «Оплата не подтверждена» тренер видит в ленте уведомлений основной CRM и получает пушем, если пуши включены.

Правила уведомлений

• Отключённым сотрудникам уведомления не приходят.
• Новое сообщение в уже открытом диалоге в колокольчик не попадает - о нём приходит только пуш. Колокольчик зовёт к новому делу, а не повторяет всю переписку.
• Уведомления, которые ведут в раздел выключенного модуля (чаты, звонки, почта), скрываются и не считаются. Когда модуль включат, они вернутся.
• «прочитать все» отмечает все ваши непрочитанные уведомления, а не только те, что на экране. Скрытые уведомления выключенного модуля остаются непрочитанными.
• Прочитанные уведомления старше двух недель удаляются сами. Непрочитанные не удаляются.

Что приходит пушем

Пуши приходят только на те устройства, где вы их включили, и только по включённым галочкам.

• Всё, что попадает в колокольчик: заявки - по галочке «Заявки», остальное - по второй галочке («Обращения в чатах», «Оплаты и почта» или «Оплаты»).
• «Новое сообщение» с названием канала, именем собеседника и началом текста - клиент написал в уже открытый диалог. Нужен модуль Qonnect.
• Пуш о входящем звонке - в момент, когда клиент дозванивается: «Звонит» с именем и номером или «Входящий звонок» с пометкой «номера нет в базе». Нужен модуль «Телефония».

Пуши о сообщениях в чатах

Пуш о новом сообщении приходит ответственному за диалог. Если ответственного нет или у него нет права «Отвечать в чатах» - всем, у кого это право есть.

Пуш приходит не на каждое сообщение, а один раз на реплику клиента. Серия сообщений подряд даёт один пуш. Следующий пуш придёт на сообщение, которое клиент напишет после ответа сотрудника, после закрытия обращения или после получаса тишины в диалоге. Так телефон не звенит на каждую строчку.

Пример. Мама спортсмена пишет подряд три сообщения: «Здравствуйте», «Пётр заболел», «Сегодня не придём». На телефон ответственного придёт один пуш - по первому сообщению.

Пуш не приходит на сообщения в общих (групповых) чатах и на сообщения, которые пришли с опозданием больше получаса.

Пуши о звонках

Пуш о звонке приходит всем сотрудникам, у кого на устройстве включена галочка «Звонки», - независимо от того, есть ли у них право «Видеть звонки». Если звонки вам не нужны, снимите галочку.

Общие правила пушей

• Нажатие на пуш открывает CRM на нужной карточке или в нужном диалоге.
• Пуш, который не удалось доставить за две минуты (телефон был без сети), не придёт совсем: звонок и обращение быстро устаревают. Уведомление в колокольчике при этом остаётся. У пушей о звонках и о новых сообщениях в диалоге уведомления в колокольчике нет.
• Отключённым сотрудникам пуши не идут, даже если на их телефоне они были включены.
• Если браузер переустановили или устройство само отписалось от уведомлений, пуши нужно включить заново.

Уведомления в общий чат Telegram

Кроме личных уведомлений, CRM может писать в общий рабочий чат школы в Telegram. Бота и чат задаёт администратор в «Настройки → Сайт и заявки». Нужно право «Управлять сотрудниками и правами».

В этот чат могут приходить:

• «Новая заявка с сайта» - кто, телефон, спортсмен, комментарий, источник и ссылка на карточку. Включается галочкой «Присылать уведомления о новых заявках»;
• «Новое обращение» из чатов - если в «Обработке чатов» включено «Слать в Telegram уведомление о новом обращении»;
• «Пропущенный звонок» - если в «Телефонии» включено «Сообщать о пропущенных в Telegram»;
• сообщения о сбоях почты, которые начинаются словами «Почта CRM:» - не чаще раза в шесть часов по одной причине.

Галочка «Присылать уведомления о новых заявках» управляет только заявками. Обращения, пропущенные звонки и сбои почты ею не выключаются.

Как настроить бота и чат - в главе «Настройки школы».

Сколько действует вход

• Вход держится 30 дней и продлевается сам, пока вы работаете. Если открывать CRM хотя бы раз в 30 дней, вводить пароль заново не придётся.
• Вход привязан к устройству и браузеру. На телефоне и на компьютере вы входите отдельно.
• Когда вы сами меняете пароль, закрываются входы на всех других устройствах. Там, где вы меняли пароль, вход остаётся.
• Когда администратор задаёт вам новый пароль, закрываются все ваши входы.
• Когда администратор отключает сотруднику доступ, сотрудника сразу выбрасывает из CRM на всех устройствах. Войти он больше не сможет, уведомления и пуши ему не приходят.

Пример. Вы последний раз открывали CRM 1 октября и ушли в отпуск. 5 ноября прошло больше 30 дней - CRM попросит войти заново. А если бы вы заглянули в CRM 20 октября, срок начал бы считаться заново с этого дня.

Новая роль и новые права, которые вам выдал администратор, начинают действовать сразу - со следующей страницы, которую вы откроете. Входить заново для этого не нужно.

Частые вопросы

Открываю адрес CRM, а там страница об услугах

Вы не вошли. Человеку без входа главный адрес CRM показывает страницу школы для родителей. На компьютере нажмите «Сотрудникам» справа вверху. На телефоне этой ссылки нет - допишите к адресу /login.

Пароль точно верный, а CRM пишет про неверный логин

Скорее всего, вам ещё не задали пароль или доступ отключён. Попросите администратора посмотреть вашу карточку в «Настройки → Сотрудники»: в строке «Вход» должно быть «пароль настроен», а сама карточка не должна быть среди отключённых. Если входите по телефону, проверьте, что в карточке записан именно этот номер.

Где кнопка для восстановления пароля

Её нет. Новый пароль задаёт администратор в «Настройки → Сотрудники». После этого войдите и смените пароль на свой.

Сменил пароль на телефоне, и меня выбросило на компьютере

Так и задумано. Когда вы меняете пароль, входы на всех других устройствах закрываются. Войдите на компьютере с новым паролем.

Я тренер и не вижу меню CRM

Вы в Тренерской - это отдельное приложение, меню слева в нём нет. Внизу экрана - вкладки «Журнал», «Программа» и «Оплата». Подробнее - в главе «Тренеру: Тренерская и программы».

Мне дали право, а пункта в меню нет

Возможно, выключен модуль: «Чаты», «Звонки», «Почта» и «Отчёты» видны, только когда работает их модуль. Вторая причина - у вас личный список прав (в карточке в строке «Права» стоит «индивидуальные»). Тогда изменения роли на вас не действуют, и право нужно включить в вашей карточке.

Не приходят пуши на айфон

На айфоне пуши работают только из установленного приложения. Добавьте CRM на экран «Домой», откройте её со значка и включите уведомления там. Если страница пишет, что уведомления запрещены в настройках устройства, разрешите их в настройках айфона.

Пуш не пришёл, а в колокольчике уведомление есть

Телефон был без связи дольше двух минут. Пуш, который не удалось доставить за это время, не приходит совсем, а уведомление в колокольчике остаётся.

У меня нет пункта настроек, как включить уведомления

Откройте страницу по прямой ссылке: «Настройки → Уведомления». Она доступна каждому сотруднику, даже если пункта «Настройки» в меню нет.

Почему на значке приложения нет логотипа школы

Название и значок приложения - продукта: «Qoach CRM» и «Qoach Тренерская». Логотип школы виден на страницах для родителей - на странице «Об услугах», в оферте, на странице оплаты и в кабинете родителя.

Можно ли работать вдвоём под одним логином

Не стоит. Отметки, оплаты и записи в журнале изменений подписываются именем сотрудника. Под общим логином будет не разобрать, кто что сделал. Заведите каждому свою учётную запись.