Абонементы и оплаты

В этой главе - деньги спортсменов: какие абонементы продаёт школа, как выдать абонемент и принять оплату, как устроен лицевой счёт и что делать, если ошиблись. Глава нужна администратору, менеджеру и кассиру, а также тренеру, который принимает деньги в зале. Деньги школы в целом - экран «Финансы», расходы, отчёты и приём платежей через банк - описаны в главе «Финансы, отчёты и онлайн-оплата».

Как настроить тарифы

Тариф - это вид абонемента, который продаёт школа: название, цена, срок. Тарифы заводят один раз, а потом выбирают из списка при выдаче. На экране справочник тарифов называется «Абонементы». В этой главе «тариф» - строка справочника, а «абонемент» - то, что выдано конкретному спортсмену.

Справочник открывается так: «Финансы → Абонементы». Его видят сотрудники с правом «Видеть финансы и балансы» - по умолчанию это «Администратор», «Менеджер» и «Кассир». Добавлять и менять тарифы может сотрудник с правом «Управлять абонементами (тарифами)» - по умолчанию «Администратор» и «Менеджер». У остальных вкладка открывается только для чтения.

Как добавить тариф

1. Откройте «Финансы → Абонементы» и нажмите «Добавить абонемент». Откроется форма «Новый абонемент».
2. Заполните «Название» и «Цена, ₽». Оба поля обязательные, цена должна быть больше нуля.
3. Выберите «Тип»: «Месячный абонемент», «Пакет занятий», «Разовое занятие» или «Индивидуальные».
4. Укажите «Срок действия, дней», например 30. По этому числу CRM сама считает дату окончания абонемента.
5. Если нужно, заполните «Количество занятий». Пустое поле означает, что число занятий не ограничено.
6. Для типа «Индивидуальные» укажите «Доля тренера, %» - от 0 до 100. Например, 70% от 10 000 ₽ - это 7 000 ₽ тренеру. Если тренер на окладе, поставьте 0.
7. Если абонемент можно ставить на паузу, отметьте «Абонемент можно замораживать». Появятся поля «Всего дней заморозки» (пусто - без ограничения) и «Шаги заморозки, дней» (по умолчанию «7, 14, 30» - это готовые кнопки срока в окне заморозки).
8. Проверьте, что отмечен флажок «Продаётся (доступен при выдаче спортсмену)», и нажмите «Добавить».

Новый тариф, как правило, встаёт в конец таблицы. Поменять порядок строк нельзя.

Как изменить тариф или снять с продажи

1. В строке тарифа нажмите карандаш «Изменить». Форма откроется на месте строки.
2. Поправьте поля и нажмите «Сохранить».

Чтобы тариф перестал предлагаться при выдаче, нажмите в его строке кнопку «в продаже». Строка пропадёт из таблицы: снятые с продажи тарифы скрыты. Их показывает кнопка «показать отключённые (N)», а прячет обратно - «скрыть отключённые». У снятого с продажи тарифа рядом с названием стоит пометка «не продаётся», строка бледная, а на месте «в продаже» - кнопка «вернуть»: она возвращает тариф в продажу.

Уже выданные абонементы от правки тарифа не меняются: цена и даты записаны в самом абонементе. Исключение - правила заморозки. Они читаются из тарифа в момент заморозки, поэтому новое правило сразу действует и на выданные абонементы.

Как удалить тариф

Нажмите корзину «Удалить» в строке тарифа. Корзина срабатывает сразу, без вопроса. Если по тарифу уже выдавали абонементы, он не удалится, а снимется с продажи. Если не выдавали - удалится совсем, вернуть его нельзя.

Как выдать абонемент

Нужно право «Принимать оплаты и выдавать абонементы». По умолчанию оно есть у всех четырёх ролей: «Администратор», «Менеджер», «Кассир», «Тренер».

Одному спортсмену

1. Откройте «Спортсмены» и нажмите на строку спортсмена.
2. Над вкладками карточки нажмите «Выдать абонемент». Откроется панель «Новый абонемент».
3. Посмотрите на блок сверху. Строка «Сейчас» показывает, сколько денег на балансе или какой долг. Строка «После выдачи» - каким баланс станет.
4. В списке «Абонемент» выберите тариф. Сразу выбран тот, что был у спортсмена в прошлый раз, а если абонементов не было - первый в списке.
5. Проверьте «Дата начала». По умолчанию стоит сегодня.
6. Поле «Действует до» оставьте пустым, если срок должен посчитаться по тарифу. Заполните, если нужна своя дата окончания.
7. Проверьте «Стоимость, ₽» и «Скидка, ₽». Стоимость подставляется из тарифа, её можно изменить. Если в анкете спортсмена указана скидка в процентах, сумма скидки подставится сама, а рядом с названием поля появится подпись вида «(у спортсмена 10%)».
8. Если деньги принимаете прямо сейчас, заполните блок «Оплата сразу (необязательно)»: «Внесено, ₽» и «Способ оплаты». Если деньги уже провели через «Принять оплату» или оплаты пока нет, оставьте «Внесено, ₽» пустым.
9. Нажмите «Выдать».

Что произойдёт:

• у спортсмена появится абонемент со статусом «действует»;
• в лицевом счёте появится начисление «Абонемент» на стоимость за вычетом скидки, датой начала абонемента и с названием тарифа в комментарии;
• если заполнено «Внесено, ₽», появится оплата на эту сумму сегодняшним числом, в комментарии - слово «Оплата:» и название тарифа;
• если спортсмен пришёл из заявки, заявка сама перейдёт в стадию «Зачислен», даже из «Отказа». Для тарифа типа «Разовое занятие» заявка не переходит.

Пример. Иванову Петру выдают месячный абонемент за 5 000 ₽ с 12 октября. В анкете у него скидка 10%, поэтому в «Скидка, ₽» подставится 500, а начисление будет 4 500 ₽. Если в «Внесено, ₽» ввести 4 500, после выдачи баланс будет 0 ₽. Если оставить поле пустым - долг 4 500 ₽.

На что обратить внимание при выдаче

• Пустое поле «Стоимость, ₽» означает цену тарифа. Ноль - это бесплатный абонемент.
• К начислению идёт стоимость минус скидка, но не меньше нуля.
• Если на балансе уже есть деньги, абонемент спишется с баланса. Повторно вносить эти деньги не нужно - об этом напоминает строка «Сейчас».
• CRM не проверяет, есть ли у спортсмена действующий абонемент на эти даты. Два абонемента на один срок дадут два начисления. Перед выдачей загляните в блок «Абонементы» на вкладке «Финансы».
• Статус спортсмена выдача не меняет. «Пробное» само не станет «Занимается» - смените статус в анкете на вкладке «Общее». Пока статус «Пробное», в списке спортсменов и в журнале спортсмен показывается как пробный, даже с действующим абонементом.
• Абонемент, начисление и оплата сохраняются вместе: либо всё, либо ничего.

Индивидуальные занятия

Если выбран тариф типа «Индивидуальные», в форме появляется блок «Индивидуальные занятия». По выбранным дням у тренера появятся отдельные отметки на весь срок абонемента.

1. В поле «Тренер» выберите тренера.
2. Укажите «Время». По умолчанию 16:00, время одно на все выбранные дни.
3. В строке «Дни» отметьте хотя бы один день недели - кнопки от «Пн» до «Вс».
4. Проверьте поле «Тренеру, ₽». Это доля тренера: она считается сама от итоговой цены по проценту из тарифа. Долю можно поправить, но не больше цены абонемента. Если абонемент выдаёт сотрудник с ролью «Тренер», правка не учитывается: доля посчитается по проценту из тарифа.
5. Нажмите «Выдать».

Пример. Тариф «Индивидуальные» стоит 10 000 ₽, доля тренера 70%. В поле «Тренеру, ₽» подставится 7 000.

После выдачи в блоке «Абонементы» под датами видно тренера, расписание (например, «вт, чт 16:00») и долю - «тренеру 7 000 ₽». Если у абонемента нет даты окончания, занятия раскладываются на 30 дней от начала.

Выплату тренеру CRM сама не проводит и расходом не записывает. Сводный расчёт по тренерам за месяц - в «Отчётах», о них рассказано в главе «Финансы, отчёты и онлайн-оплата».

Всей группе

Так удобно выдавать абонементы в начале месяца. Индивидуальный тариф группе выдать нельзя: в списке тарифов для группы его нет. Его выдают в карточке спортсмена, потому что там выбирают тренера и расписание.

1. Откройте «Группы» и карточку группы.
2. Нажмите «Выдать абонементы группе». Число рядом с кнопкой - сколько человек в группе без действующего абонемента.
3. В форме «Абонементы на группу» выберите «Тариф». В подсказке видны цена и срок в днях.
4. Укажите «С какой даты». По умолчанию стоит сегодня.
5. Оставьте отмеченным флажок «Только тем, у кого нет действующего абонемента». Сейчас выдача группе в любом случае пропускает тех, у кого абонемент уже действует, - даже если флажок снять. Второй абонемент на тот же срок выдают в карточке спортсмена.
6. Нажмите «Выдать». Под кнопкой появится итог: «Выдано: 14, пропущено (уже есть): 2».

Правила выдачи группе:

• абонемент получают участники со статусом «Занимается» и «Пробное»;
• «уже есть» - это действующий абонемент, который не закончился к выбранной дате начала или не имеет даты окончания;
• каждому создаётся абонемент и начисление с учётом личной скидки. Оплата не создаётся: у каждого появится долг, оплаты принимают потом;
• заявки спортсменов переходят в «Зачислен», кроме тех, что в «Отказе», и кроме тарифа «Разовое занятие»;
• абонементы выдаются всей группе целиком или никому.

Дальше оплаты принимают по мере поступления: откройте «Касса», выберите спортсмена из списка должников и нажмите «Провести оплату».

Как принять оплату

Нужно право «Принимать оплаты и выдавать абонементы». Принять оплату можно в карточке спортсмена или в «Кассе». Карточка подходит, когда нужна другая дата или комментарий. «Касса» - когда надо быстро принять деньги у стойки администратора.

В карточке спортсмена

1. Откройте карточку спортсмена и нажмите «Принять оплату». Откроется панель «Приём оплаты». Сверху в ней строка «Сейчас» с балансом или долгом, а при долге - ещё и строка «Не закрыто» с незакрытыми начислениями (до четырёх).
2. Введите «Сумма, ₽». Появится строка «После оплаты» - каким станет баланс. Если есть долг, оплата сначала закроет прежние начисления.
3. Выберите «Способ оплаты»: «Наличные», «Карта», «Перевод» или «Онлайн».
4. Проверьте «Дата». По умолчанию стоит сегодня, можно поставить прошедшее число.
5. При желании заполните «Комментарий», например «за сентябрь».
6. Нажмите «Провести оплату».

В лицевом счёте появится операция «Оплата». Панель закроется, и CRM подскажет следующий шаг: «Оплата проведена.» и одно из трёх - на балансе остались деньги и пора выдать абонемент, долгов нет, или остался долг по прежним начислениям. Рядом будет кнопка «Выдать абонемент».

Если у спортсмена есть действующие абонементы, в форме видно поле «За абонемент». Его можно оставить на варианте «не привязывать»: оплаты всё равно закрывают начисления по очереди, начиная с самого старого.

Если у школы включён договор-оферта и у спортсмена есть клиент, оплата записывается ещё и как принятие оферты этим клиентом. Берётся клиент-плательщик, а если плательщик не отмечен - первый клиент спортсмена. Оплата из поля «Внесено, ₽» при выдаче абонемента как принятие оферты не записывается. Плательщика отмечают звёздочкой «Плательщик»; ему же идут напоминания о долге. Подробнее - в главе «Спортсмены и клиенты».

Через кассу

«Касса» - экран с крупными полями и кнопками. Он рассчитан на телефон и платёжный терминал.

1. Откройте «Касса».
2. Введите в поле «Фамилия или телефон» фамилию или не меньше четырёх цифр телефона клиента и нажмите «Найти». Сотрудник с правом «Видеть финансы и балансы» может сразу выбрать спортсмена из списка должников.
3. Нажмите на строку спортсмена. Откроется экран оплаты: сумма «К оплате» и список «Не закрыто».
4. Проверьте сумму в поле «Сумма, ₽». В него уже подставлена сумма незакрытых начислений.
5. Выберите способ: «Наличные», «Карта», «Перевод» или «Онлайн».
6. Нажмите «Провести оплату». Пока оплата проводится, на кнопке написано «Проводим…», повторное нажатие не сработает.

Отдельного сообщения об успехе нет. Оплата прошла, если поле суммы очистилось, а сумма «К оплате» уменьшилась. Если под кнопкой появился красный текст, например «Оплата не прошла - проверьте связь и повторите», оплата не записана - повторите.

Оплата в «Кассе» проводится сегодняшним числом, без комментария и сразу попадает в баланс - кто бы её ни вводил, в том числе тренер. Поставить другую дату, написать комментарий или выдать абонемент в «Кассе» нельзя - для этого откройте карточку спортсмена.

По QR школы

QR по реквизитам школы - платёжный код, который читает приложение любого банка. Клиент наводит камеру, сумма и назначение платежа подставляются сами, деньги идут переводом на расчётный счёт школы.

1. Откройте карточку спортсмена и нажмите «QR на оплату» в шапке. Кнопку видит сотрудник с правом «Видеть финансы и балансы», если реквизиты школы заполнены.
2. В окне «Оплата по QR» покажите код клиенту с экрана. Либо нажмите «Распечатать» - откроется обычная печать страницы, или «Скачать» - код сохранится картинкой.
3. Когда деньги пришли на счёт школы (сверьте по выписке банка), нажмите «Принять оплату», выберите способ «Перевод» и проведите оплату.

В код зашита сумма долга спортсмена. Если долга нет, в окне написано «сумма по желанию» - клиент вводит сумму сам.

Тот же код можно показать ещё в двух местах: в «Кассе» на экране оплаты спортсмена кнопкой «показать QR для клиента» и в приложении «Тренерская» на вкладке «Оплата».

QR появляется, когда в «Настройки → Реквизиты» заполнены получатель, расчётный счёт и БИК. Там же задаётся «Шаблон назначения платежа». Подробнее - в главе «Настройки школы».

Онлайн через банк

Родитель может заплатить сам: по ссылке, которую сотрудник получает кнопкой «Ссылка на оплату» в шапке карточки спортсмена, или из личного кабинета. Такая оплата сама появляется в лицевом счёте со способом «Онлайн» - вводить её не нужно. Абонемент при этом не выдаётся и не продлевается: онлайн-оплата только пополняет баланс. Как подключить банк и выставить ссылку, читайте в главе «Финансы, отчёты и онлайн-оплата», а что видит родитель - в главе «Родителю: личный кабинет».

Как начислить за форму или сборы

Кнопка «Начислить» - для всего, что не абонемент: форма, поездка, сборы. Нужно право «Принимать оплаты и выдавать абонементы».

1. В карточке спортсмена нажмите «Начислить». Откроется панель «Начисление».
2. Введите «Сумма, ₽».
3. Проверьте «Дата». По умолчанию стоит сегодня.
4. В поле «За что» напишите, за что начисление, например «форма». Поле обязательное.
5. Нажмите «Начислить».

В лицевом счёте появится операция «Начисление» с минусом, баланс уменьшится на эту сумму.

Под заголовком «Начислить за» есть кнопки-подсказки: сначала тарифы, которые у спортсмена уже были, затем остальные тарифы в продаже. Нажатие на подсказку подставляет сумму и текст.

Как заморозить абонемент

Заморозка - пауза в абонементе, когда спортсмен заболел или уехал. Абонемент выдаётся на срок, поэтому пауза сдвигает дату окончания вперёд на число дней заморозки. Деньги и баланс при этом не меняются.

Заморозить можно только действующий абонемент и только если это разрешено в тарифе. Нужно право «Принимать оплаты и выдавать абонементы». Кнопки находятся на вкладке «Финансы» карточки - её видят сотрудники с правом «Видеть финансы и балансы».

1. Откройте карточку спортсмена, вкладку «Финансы», блок «Абонементы».
2. В строке абонемента нажмите «заморозить». Подпись рядом, например «до 23 дн.», показывает, сколько дней заморозки ещё доступно по тарифу.
3. В окне «Заморозка абонемента» проверьте «С какого дня» - по умолчанию сегодня.
4. Укажите «Дней». По умолчанию 7, рядом кнопки готовых сроков из тарифа. Можно ввести своё число: не меньше 1 и не больше остатка по тарифу.
5. При желании заполните «Причина», например «болезнь».
6. Нажмите «Заморозить».

Абонемент получит статус «заморожен», в строке появится подпись «заморожен до» с датой, а дата окончания сдвинется.

Пример. Абонемент Иванова Петра действует по 30 октября. 12 октября его заморозили на 7 дней. В строке будет «заморожен до 19.10.2026», а дата окончания станет 6 ноября.

Что нужно знать:

• лимит «Всего дней заморозки» считается на один абонемент по сумме всех его заморозок;
• заморозить абонемент повторно, пока он уже заморожен, нельзя;
• если вместо кнопки серая подпись «заморозка по тарифу недоступна», в тарифе не отмечено «Абонемент можно замораживать»;
• у индивидуального абонемента занятия на дни заморозки убираются и раскладываются по новому сроку;
• пока абонемент заморожен, родитель в личном кабинете видит в плитке абонемента «нет активного»;
• заморозка абонемента и статус спортсмена «Заморозка» в анкете (кое-где он подписан «Не активен») - разные вещи. Одно другое не меняет.

Как возобновить абонемент

В строке замороженного абонемента нажмите «возобновить». Статус снова станет «действует».

• Если возобновили раньше срока, неиспользованные дни возвращаются: дата окончания сдвигается назад, а в счёт лимита идут только прошедшие дни. В примере выше: возобновили 15 октября, прошло 3 дня из 7 - дата окончания станет 2 ноября.
• Если возобновили после даты «заморожен до», дата окончания не меняется.

Как продлить абонемент

Отдельной кнопки продления нет. Есть два способа.

Первый способ - выдать новый абонемент. Он подходит для обычного продления на следующий месяц: появляется новое начисление.

1. В карточке спортсмена нажмите «Выдать абонемент». Прошлый тариф уже выбран.
2. В «Дата начала» поставьте день после окончания прежнего абонемента. Сама CRM ставит сегодняшний день.
3. Если принимаете деньги сейчас, заполните «Внесено, ₽».
4. Нажмите «Выдать».

Второй способ - сдвинуть дату окончания карандашом у абонемента, как описано в разделе «Как исправить ошибку». Нового начисления при этом не появляется: меняется прежнее. При необходимости там же меняют и сумму.

Как исправить ошибку

Неверные даты или цена абонемента

Нужно право «Принимать оплаты и выдавать абонементы».

1. Откройте карточку спортсмена, вкладку «Финансы», блок «Абонементы».
2. Нажмите карандаш рядом с датами абонемента (подсказка «Изменить даты и сумму»).
3. Под датами откроется форма «Изменить абонемент». Поправьте в ней дату начала «с», дату окончания «по» и «Сумма, ₽». Даты выбираются кнопкой с календарём. Дату окончания можно сбросить крестиком - абонемент станет без даты окончания.
4. Нажмите «Сохранить».

Начисление за абонемент в лицевом счёте исправится вместе с ним, баланс пересчитается. Статус тоже пересчитается: замороженный останется замороженным; если новая дата окончания раньше сегодняшнего дня, абонемент станет «завершён», иначе - «действует». Так завершённый абонемент можно вернуть в работу, продлив дату. У индивидуального абонемента доля тренера меняется в той же пропорции, что и цена, а занятия у тренера перестраиваются под новые даты.

Тариф, тренера и расписание индивидуального абонемента карандашом поменять нельзя. У отменённых абонементов карандаша нет.

Неверная сумма или дата оплаты

Нужно право «Сторнировать операции». По умолчанию оно есть только у роли «Администратор».

1. Откройте карточку спортсмена, вкладку «Финансы», блок «Операции по счёту».
2. Нажмите карандаш «Изменить операцию» в нужной строке. Откроется окно «Правка операции».
3. Исправьте «Сумма, ₽», «Дата», «Способ оплаты» или «Комментарий».
4. Заполните «Причина правки», например «ошиблись суммой». Поле необязательное, но причина попадает в «Журнал изменений» - по ней потом понятно, почему меняли деньги.
5. Нажмите «Сохранить».

Правила правки:

• оплату нельзя превратить в начисление и наоборот: вводится только величина суммы;
• сумма не может быть нулём;
• сумму и дату начисления за абонемент меняйте карандашом у самого абонемента. Иначе цена абонемента и начисление разойдутся.

Привычной встречной записи - сторно - в CRM нет: операция исправляется или удаляется, а что было до правки, сохраняется в «Журнале изменений».

Оплата проведена не тому спортсмену

Перенести операцию на другого спортсмена нельзя. Её удаляют у одного и проводят у другого. Нужно право «Сторнировать операции».

1. В блоке «Операции по счёту» нажмите карандаш у ошибочной оплаты.
2. Нажмите «удалить». Окно перейдёт в режим «Удаление операции».
3. Заполните «Причина правки» и нажмите «Удалить».
4. Откройте карточку нужного спортсмена и проведите оплату там.

Удаление необратимо. Копия удалённой операции остаётся только в «Журнале изменений».

Как отменить абонемент

Отдельной кнопки отмены у абонемента нет. Абонемент отменяется удалением его начисления. Нужно право «Сторнировать операции».

1. Откройте вкладку «Финансы», блок «Операции по счёту».
2. Нажмите карандаш у строки «Абонемент» с названием тарифа, затем «удалить».
3. Прочитайте жёлтое предупреждение: вместе с начислением отменится и абонемент.
4. Нажмите «Удалить».

После этого абонемент получает статус «отменён» и уходит под раскрывающуюся строку «Отменённые (N)». Долг по нему исчезает. Оплаты остаются в лицевом счёте - они станут авансом на балансе. У индивидуального абонемента убираются занятия, которые тренер ещё не отметил.

Где остаётся след правок

Правки и удаления операций, а также правки абонементов записываются в «Настройки → Журнал изменений»: кто, когда, что было и что стало. Журнал открывает сотрудник с правом «Управлять сотрудниками и правами» - по умолчанию «Администратор».

Строка журнала показывает, кто изменил или удалил операцию и её номер, ниже - что было и что стало, цветом - причину. Номер операции виден и в окне «Правка операции».

Приём оплаты, начисление, выдача абонемента, заморозка и возобновление в журнал не попадают. У каждой операции сохраняется автор - он виден в выгрузке «Операции в таблицу», колонка «Кто провёл». Подробнее о журнале - в главе «Настройки школы».

Оплаты от тренеров

Тренер, который принял деньги в зале, записывает оплату в приложении «Тренерская». Такая запись не попадает в баланс спортсмена сразу: деньги ещё у тренера, школа их не получила. Запись ждёт, пока сотрудник школы подтвердит, что деньги у него.

Как тренеру записать оплату

Вкладка «Оплата» в «Тренерской» есть у сотрудника с правом «Принимать оплаты и выдавать абонементы». В саму «Тренерскую» пускает право «Отмечать посещения».

1. Откройте «Тренерскую» и нажмите внизу вкладку «Оплата».
2. В блоке «Кто платит» найдите спортсмена через поле «Фамилия или имя» и нажмите на него. Тренер видит спортсменов тех групп, где он основной тренер, в статусах «Занимается», «Пробное» и «Заморозка». Сотрудник с другой ролью видит спортсменов всех групп.
3. В блоке «Платит» введите сумму в поле «Сумма» или нажмите кнопку быстрой суммы. Быстрые суммы - это цены тарифов в продаже, до пяти штук.
4. В строке «Как» выберите «Наличные», «Перевод» или «QR».
5. Нажмите «Записать оплату».

Если выбран «QR», сначала нажмите «Показать QR». На экране появится код по реквизитам школы на введённую сумму: родитель наводит камеру в приложении банка, деньги идут на счёт школы. После оплаты нажмите «Родитель оплатил - записать».

После записи появится зелёная строка, например «Записано: 5 000 ₽ · Иванов Пётр - ждёт подтверждения администратора». Запись добавится в блок «Вы приняли».

Что нужно знать тренеру:

• «Наличные» и «Перевод» попадут в баланс спортсмена только после подтверждения. Сейчас запись по QR тоже ждёт подтверждения, хотя подсказка на экране говорит «По QR - сразу»: в очереди она значится как перевод;
• блок «Вы приняли» показывает последние 10 оплат, которые уже попали в лицевые счета. Неподтверждённая запись видна в нём только до обновления страницы;
• если сотрудник школы отклонил запись, тренеру придёт уведомление «Оплата не подтверждена» с суммой, именем спортсмена и причиной;
• вводите сумму целыми рублями. Сейчас в «Тренерской» копейки не округляются: сумма сохранится как введена, а на экранах будет показана без копеек;
• оплата, которую тренер проводит не в «Тренерской», а в «Кассе» или в карточке спортсмена, подтверждения не требует и попадает в баланс сразу - при любом способе оплаты.

Как подтвердить оплату тренера

Нужны оба права: «Принимать оплаты и выдавать абонементы» и «Видеть финансы и балансы». По умолчанию они есть у ролей «Администратор», «Менеджер» и «Кассир».

1. Откройте «Касса» и нажмите кнопку «От тренеров» - на ней видно число записей, ждущих подтверждения. Либо нажмите на уведомление «Подтвердить: …» в колокольчике уведомлений.
2. Найдите запись на экране «Оплаты от тренеров». В ней имя спортсмена (по нажатию открывается его карточка), сумма, группа и строка вида «Наличными · принял Кузнецов Олег · сегодня 18:40». Значок с купюрой означает наличные, с телефоном - перевод.
3. Когда деньги у вас, нажмите «Деньги получены».
4. Если денег нет, нажмите «Нет». Откроется поле «Почему (необязательно)» - напишите причину и нажмите «Отклонить».

Что произойдёт:

• после «Деньги получены» в лицевом счёте спортсмена появится «Оплата» с комментарием «Принял тренер». Дата операции - день подтверждения, а не день, когда тренер принял деньги. Автором операции записан тренер;
• после «Отклонить» в баланс ничего не попадёт, а тренер получит уведомление с причиной.

Отменить подтверждение или отклонение на этом экране нельзя. Ошибочно подтверждённую оплату исправляют как обычную операцию в карточке спортсмена - нужно право «Сторнировать операции». Если запись уже успел обработать другой сотрудник, нажатие ничего не изменит и сообщения не будет: обновите страницу - запись окажется в блоке «Обработано».

Уведомление о новой записи получают сотрудники с ролями «Администратор» и «Кассир», у которых есть право видеть финансы. Менеджер подтверждать тоже может, но уведомление ему не приходит - он видит только число на кнопке и у пункта меню «Касса».

Над записями стоит итог, например «Ждут подтверждения: 3 на 12 000 ₽». Когда новых записей нет, написано «Всё подтверждено». Ниже - блок «Обработано»: зелёная точка означает подтверждённую запись, красная - отклонённую, сумма отклонённой зачёркнута. Всего на экране помещается до 200 записей.

Типовые ситуации

Новый спортсмен после пробного

Спортсмен сходил на пробное занятие, покупает абонемент и платит сразу.

1. В карточке спортсмена нажмите «Выдать абонемент».
2. Выберите тариф, проверьте «Дата начала» и «Скидка, ₽».
3. В «Внесено, ₽» введите полученную сумму и выберите «Способ оплаты».
4. Нажмите «Выдать».
5. На вкладке «Общее» смените статус с «Пробное» на «Занимается».

Итог: абонемент «действует», в счёте начисление и оплата, баланс 0 ₽, заявка - «Зачислен».

Родитель заплатил заранее

1. Нажмите «Принять оплату», введите сумму и способ, нажмите «Провести оплату».
2. В подсказке после оплаты нажмите «Выдать абонемент».
3. Поле «Внесено, ₽» оставьте пустым - деньги уже на балансе.
4. Нажмите «Выдать». Абонемент спишется с баланса.

Сверка в конце месяца

Откройте «Финансы → Оплаты», выберите месяц и сверьте итог по способам оплаты с наличными в кассе и выпиской банка. Список должников - на вкладке «Обзор». Эти экраны описаны в главе «Финансы, отчёты и онлайн-оплата».

Лицевой счёт спортсмена

Как устроен баланс

У каждого спортсмена есть лицевой счёт - лента операций. Операции бывают двух знаков: начисление (минус, спортсмен должен) и поступление (плюс, деньги пришли).

• Баланс никто не вводит руками. Это сумма всех операций.
• Баланс меньше нуля - долг. Больше нуля - аванс, деньги «на балансе». Ноль - всё закрыто.
• Оплаты закрывают начисления по очереди: сначала самое старое, затем следующее.
• Посещение занятия ничего не списывает с баланса.

Пример. Смирновой Анне 1 октября выдали абонемент за 5 000 ₽ - баланс стал минус 5 000 ₽, это долг. 3 октября приняли 3 000 ₽ - долг 2 000 ₽. 10 октября приняли ещё 4 000 ₽ - долг закрыт, на балансе аванс 2 000 ₽. Следующий абонемент спишется сначала с этого аванса.

Операции появляются только тремя путями: выдача абонемента, кнопка «Начислить» и приём оплаты - вручную, после подтверждения записи тренера или после онлайн-оплаты.

Шапка карточки и кнопки

В шапке карточки спортсмена справа:

• «QR на оплату» - при праве «Видеть финансы и балансы» и заполненных реквизитах школы;
• «Ссылка на оплату» - при праве «Принимать оплаты и выдавать абонементы» и работающей онлайн-оплате;
• метка «Баланс» с суммой или, при долге, цветная метка «Долг» - при праве «Видеть финансы и балансы».

Под шапкой - кнопки «Выдать абонемент», «Принять оплату» и «Начислить». Их видит сотрудник с правом «Принимать оплаты и выдавать абонементы». Нажатие открывает форму и переключает карточку на вкладку «Финансы».

Вкладка Финансы

Вкладка «Финансы» есть у сотрудников с правом «Видеть финансы и балансы». На ней три блока.

Блок «Чем закрыты начисления»:

• «Начислено» - сумма всех начислений за всё время;
• «Оплачено» - сумма всех поступлений;
• третье число - «Не закрыто» (сколько осталось заплатить, выделено цветом) либо «Аванс» (свободные деньги на балансе);
• ниже список незакрытых начислений: дата, вид и комментарий, пометка «внесено» с суммой, если начисление закрыто частично, и остаток. Если долгов нет - «Все начисления закрыты».

Блок «Абонементы» - последние 12 абонементов:

• даты начала и окончания и карандаш для правки;
• название тарифа, а у индивидуальных - тренер, расписание и доля тренера;
• статус и под ним кнопки заморозки;
• цена абонемента;
• ниже раскрывающаяся строка «Отменённые (N)». Если абонементов нет - «Абонементов нет».

Блок «Операции по счёту» - последние 50 операций, новые сверху:

• дата, вид операции, способ оплаты и комментарий;
• сумма: начисления - серым с минусом, поступления - цветом;
• карандаш «Изменить операцию» - только с правом «Сторнировать операции».

Более старые операции в карточке не показываются. Они есть в выгрузке «Операции в таблицу».

Виды операций и способы оплаты

В списках могут встретиться ещё виды «Занятие», «Возврат», «Скидка», «Корректировка» и «Входящий остаток». Они бывают только у данных, перенесённых из прежней программы. Создать такие операции в CRM нельзя.

Способы оплаты в формах: «Наличные», «Карта», «Перевод», «Онлайн». В списках операций встречается ещё «Прочее».

Как вводить суммы

• Все суммы - в целых рублях. Копейки при вводе округляются до рубля: «1500,50» станет 1 501 ₽. Исключения: в «Кассе» поле суммы принимает только цифры, а в «Тренерской» сумма сохраняется как введена.
• Сумму можно ввести как «5000», «5 000», «5.000» (это пять тысяч) или «3000 руб».
• Отрицательные суммы не принимаются.

Справка по тарифам

Таблица тарифов

В последней колонке - действия: кнопка «в продаже» или «вернуть», карандаш «Изменить», корзина «Удалить». Если тарифов нет, на экране написано «Абонементов пока нет».

На что влияют поля тарифа

• «Цена, ₽» подставляется при выдаче абонемента, там её можно изменить. По ценам тарифов в продаже строятся ещё быстрые суммы в «Тренерской», кнопки сумм в кабинете родителя и раздел «Стоимость» на открытой странице об услугах школы.
• «Срок действия, дней» задаёт дату окончания абонемента.
• «Количество занятий» - справочное число, оно ничего не ограничивает.
• «Доля тренера, %» задаёт сумму тренеру с индивидуального абонемента.
• Флажок «Абонемент можно замораживать» разрешает заморозку, а поля под ним задают лимит дней и готовые сроки.

Чем различаются типы:

• «Месячный абонемент» и «Пакет занятий» ведут себя одинаково;
• «Разовое занятие» - выдача такого абонемента не переводит заявку спортсмена в «Зачислен»;
• «Индивидуальные» - при выдаче выбирают тренера, дни и время, у тренера появляются отдельные отметки, считается доля тренера. Такой тариф нельзя выдать сразу всей группе.

Снятый с продажи тариф не предлагается при выдаче спортсмену и группе, в быстрых суммах тренера, в кабинете родителя и на странице об услугах. Уже выданные абонементы при этом не меняются.

Как считается срок абонемента

• Если поле «Действует до» заполнено, абонемент закончится в эту дату.
• Если поле пустое, а в тарифе задан «Срок действия, дней», срок считается в днях от даты начала: дата окончания - это дата начала плюс срок минус один день. Первый и последний день входят в срок.
• Если поле пустое и срока в тарифе нет, абонемент выдаётся без даты окончания: в карточке вместо даты прочерк, сам такой абонемент не закончится.
• В день окончания абонемент ещё действует. Истёкшим он считается со следующего дня.
• Заморозка сдвигает дату окончания вперёд на число дней заморозки.

Пример. Тариф со сроком 30 дней. Начало 1 октября - абонемент действует по 30 октября включительно. Начало 12 октября - по 10 ноября.

Как считаются занятия

Абонемент в CRM - на срок, с даты по дату, а не на число занятий. Посещение само ничего не списывает с баланса и не уменьшает абонемент.

«Количество занятий» в тарифе - справочное число. Оно видно в списке выбора тарифа при выдаче (например, «12 зан.»), на открытой странице об услугах и в колонке «Осталось» списка спортсменов. Сейчас это число при посещениях не уменьшается и ничего не ограничивает.

Чтобы увидеть, кто ходит без абонемента, откройте в карточке спортсмена вкладку «Посещения». У каждой отметки, которая пришлась на день без абонемента, стоит пометка «без абонемента» - и у прихода, и у пропуска. Сверху - блок «Ходил без абонемента»: сколько раз спортсмен пришёл в такие дни, по последним 40 отметкам.

Статусы абонемента

Статус «завершён» ставит ночная служебная задача сервера - только действующим абонементам, замороженные она не трогает. Он ставится также сразу при правке абонемента, если новая дата окончания уже в прошлом. В списке спортсменов и в журнале абонемент считается истёкшим по дате окончания - какой бы статус ни был написан в карточке. Поэтому, если ночная задача на вашей установке не настроена, в карточке останется «действует», а в списках абонемент всё равно будет истёкшим.

Отменённые абонементы в карточке спрятаны под строкой «Отменённые (N)» и зачёркнуты. Править их нельзя.

Где виден абонемент

В списке «Спортсмены» есть колонка «Абонемент» - цветная точка и подпись.

Подпись с долгом видит только сотрудник с правом «Видеть финансы и балансы». В фильтре колонки те же состояния: «Нет абонемента», «Истёк», «Заморожен», «Долг», «Заканчивается», «Действует», «Пробное». В этом же списке есть колонки «Осталось», «Тариф», «Абонемент до» и «Скидка» - часть из них включается через выбор колонок. Подробнее о списке - в главе «Спортсмены и клиенты».

Где ещё виден абонемент:

• «Журнал» и «Тренерская» - те же цвета и пометки по абонементу и долгу. Они описаны в главе «Журнал посещений»;
• «Сводка» - плитка «Абонементы кончаются»: число действующих абонементов, у которых окончание в ближайшие 7 дней. Нажатие на плитку открывает справочник «Абонементы», а не список спортсменов;
• «Напоминания» - вкладка «Абонемент кончается» (окончание в ближайшие 5 дней) и вкладка «Задолженность». О них - в главе «Заявки и напоминания»;
• личный кабинет родителя - абонемент, долг и операции по счёту спортсмена. О нём - в главе «Родителю: личный кабинет».

Где искать должников

Суммы долгов видит сотрудник с правом «Видеть финансы и балансы».

• «Касса» - стартовый список: должники со статусом «Занимается».
• «Спортсмены» - вкладка «Должники»: все спортсмены не из архива с отрицательным балансом. Там же колонка «Баланс» - по ней можно отобрать спортсменов с балансом меньше нуля.
• «Финансы», вкладка «Обзор» - блок «Должники» с общей суммой долга.
• «Напоминания» - вкладка «Задолженность»: должники со статусами «Занимается» и «Пробное» с долгом от 100 ₽.
• карточка группы - плитка «Долг группы» и колонка «Баланс» в составе.

Справка по кассе

Пункт меню «Касса» есть у сотрудников с правом «Принимать оплаты и выдавать абонементы». Рядом с пунктом меню - число записей от тренеров, ждущих подтверждения. Его видят сотрудники с правом «Видеть финансы и балансы».

Список спортсменов:

• без поиска сотрудник с правом «Видеть финансы и балансы» видит до 25 должников со статусом «Занимается», самый большой долг - первым. Подпись над списком: «Спортсмены с долгом - начните вводить фамилию или телефон»;
• сотрудник без этого права видит пустой список и подпись «Найдите спортсмена, чтобы принять оплату»;
• должники в статусах «Пробное», «Заморозка» и «Архив» в стартовый список не попадают. Ищите их поиском;
• поиск понимает фамилию, имя и отчество в любом порядке, а телефон клиента - от четырёх цифр. Показывается до 25 результатов;
• в строке - имя, группа (или «без группы»), справа сумма долга или «нет долга». Суммы видны только с правом «Видеть финансы и балансы»;
• пустой список подписан «Никого не нашли», «Должников нет» или «Начните вводить фамилию».

Экран оплаты спортсмена:

• «К оплате» и сумма долга цветом либо «Баланс» и сумма. При авансе - строка «на счету переплата» с суммой;
• блок «Не закрыто» - незакрытые начисления: дата, вид и комментарий, остаток;
• блок «Принять оплату» - поле суммы, четыре кнопки способа, кнопка «Провести оплату»;
• кнопка «показать QR для клиента» или «скрыть QR» - если заполнены реквизиты школы. Код выставлен на сумму незакрытых начислений, под ним назначение платежа и напоминание провести оплату после зачисления.

Сумму «К оплате» и список «Не закрыто» на этом экране видят все, у кого есть «Касса», в том числе без права «Видеть финансы и балансы».

Справа от заголовка «Касса» - кнопки «От тренеров» и «Операции в таблицу». Кнопку «От тренеров» видит сотрудник с правом «Видеть финансы и балансы». Кнопка «Операции в таблицу» видна всем, но файл скачается только с этим правом.

Кто что видит по деньгам

Права и роли по умолчанию

Набор прав роли меняется в «Настройки → Роли», а отдельному сотруднику свой набор выдают в «Настройки → Сотрудники». Поэтому в вашей школе права могут отличаться от набора по умолчанию. Подробнее - в главе «Настройки школы».

Что даёт каждое право

«Видеть финансы и балансы»:

• пункт меню «Финансы» со всеми вкладками;
• в карточке спортсмена - метка «Баланс» или «Долг», кнопка «QR на оплату», вкладка «Финансы»;
• в списке «Спортсмены» - колонка «Баланс», вкладка «Должники», состояние «Долг» в колонке «Абонемент»;
• в «Клиентах» - баланс и долг клиента, балансы его спортсменов, список оплат;
• в карточке группы и занятия - колонка «Баланс», плитка «Долг группы»;
• в «Журнале» - сумма долга у должника;
• в «Кассе» - список должников и суммы долга, кнопка «От тренеров»;
• в «Напоминаниях» - вкладка «Задолженность»;
• выгрузки «Операции в таблицу» и «Должники в таблицу»;
• уведомления об оплатах от тренеров (сотрудникам с ролью «Администратор» или «Кассир») и об онлайн-оплатах (с ролью «Администратор», «Менеджер» или «Кассир»).

«Принимать оплаты и выдавать абонементы»:

• пункт меню «Касса»;
• в карточке спортсмена - кнопки «Выдать абонемент», «Принять оплату», «Начислить», «Ссылка на оплату», карандаш у абонемента, заморозка и возобновление;
• в карточке группы - «Выдать абонементы группе»;
• в «Тренерской» - вкладка «Оплата»;
• подтверждение оплат от тренеров - только вместе с правом «Видеть финансы и балансы».

«Управлять абонементами (тарифами)» - добавление, правка, снятие с продажи и удаление тарифов.

«Сторнировать операции» - карандаш у операции в лицевом счёте: правка суммы, даты, способа, комментария и удаление операции.

«Сводка» и «Отчёты» открываются по отдельному праву «Смотреть сводку и отчёты». Денежные показатели на этих экранах видны по этому праву - право «Видеть финансы и балансы» для них не нужно. О них - в главе «Финансы, отчёты и онлайн-оплата».

Что видит тренер

По умолчанию тренер может принимать оплаты, но не видит финансы. Для него CRM выглядит так:

• в меню есть «Касса», пункта «Финансы» нет;
• в «Кассе» список пуст, пока тренер не начал поиск. В результатах поиска сумм долга нет;
• на экране оплаты спортсмена в «Кассе» сумма «К оплате» и список «Не закрыто» видны;
• кнопки «От тренеров» в «Кассе» нет. Кнопка «Операции в таблицу» видна, но файл не скачается;
• в карточке спортсмена нет метки баланса, кнопки «QR на оплату» и вкладки «Финансы». Кнопки «Выдать абонемент», «Принять оплату» и «Начислить» есть, и в самих формах видны строки «Сейчас» и «Не закрыто». После закрытия формы под кнопками пусто - чтобы вернуться к анкете, нажмите вкладку «Общее»;
• в «Журнале» у спортсмена с абонементом и долгом стоит пометка «не оплачено» без суммы;
• в списке «Спортсмены» должник выглядит как спортсмен с действующим абонементом.

Так задумано: тренер принимает оплату, но балансы и долги в списках ему не показываются. Точную сумму он видит только там, где принимает деньги у конкретного спортсмена.

Что происходит само

• срок абонемента вышел - в ночь после дня окончания статус сменится на «завершён»;
• выдали абонемент - заявка спортсмена переходит в «Зачислен»;
• тренер записал оплату - уведомление получают администратор и кассир; запись подтвердили или отклонили - появляется оплата в счёте или уведомление тренеру;
• родитель оплатил онлайн - в лицевом счёте появляется «Оплата», сотрудникам приходит уведомление;
• оплата при включённом договоре-оферте записывается как принятие договора плательщиком - кроме оплаты из поля «Внесено, ₽» при выдаче абонемента.

Само не происходит, это делают руками:

• списание денег за посещение и уменьшение числа занятий;
• выход из заморозки по дате;
• смена статуса спортсмена при выдаче абонемента;
• выдача или продление абонемента после оплаты;
• зачисление перевода по QR школы.

Что нельзя отменить

• удаление операции;
• удаление тарифа, по которому не выдавали абонементов;
• отмену абонемента через удаление начисления;
• подтверждение и отклонение оплаты тренера.

Сообщения об ошибках

Телефон, печать и выгрузки

На телефоне и планшете:

• «Касса» сделана под узкий экран и палец, работает и на платёжном терминале;
• «Тренерская» - отдельное приложение с нижними вкладками «Журнал», «Программа», «Оплата»;
• в карточке спортсмена три кнопки действий стоят в один ряд. В блоке «Абонементы» статус и заморозка переезжают под даты, в блоке «Операции по счёту» дата стоит строкой над текстом;
• окна заморозки и правки операции открываются по центру поверх страницы;
• в списке оплат от тренеров подпись о том, кто подтвердил или отклонил, на телефоне скрыта.

Печать. В окне «Оплата по QR» кнопка «Распечатать» запускает обычную печать страницы, «Скачать» сохраняет код картинкой. Отдельных печатных форм по деньгам - квитанции, акта, счёта - в CRM нет.

Выгрузки. Файлы открываются в Excel, в имени файла стоит дата выгрузки.

• «Касса → Операции в таблицу» - все операции всех лицевых счетов за всё время. Колонки: «Дата», «Спортсмен», «Группа», «Операция», «Сумма, ₽» (начисления с минусом), «Способ», «Комментарий», «Кто провёл». Нужно право «Видеть финансы и балансы»: без него файл не скачается.
• «Напоминания → Должники в таблицу» - список должников. Нужно то же право.
• «Спортсмены → Выгрузить» - список спортсменов. Колонка «Баланс, ₽» попадает в файл только при праве «Видеть финансы и балансы».

Частые вопросы

Почему после оплаты нет абонемента

Оплата только пополняет баланс. Абонемент выдаётся отдельно - кнопкой «Выдать абонемент». Он спишется с денег, которые уже лежат на балансе.

Почему после выдачи абонемента появился долг

Так и должно быть: абонемент - это начисление. Долг закроется оплатой или суммой в поле «Внесено, ₽» при выдаче.

Что делать, если деньги зачлись дважды

Обычно так бывает, когда сначала провели оплату кнопкой «Принять оплату», а потом ещё раз указали эти деньги в «Внесено, ₽» при выдаче абонемента. Лишнюю оплату удаляет сотрудник с правом «Сторнировать операции»: карандаш у операции, «удалить», причина, «Удалить».

Почему нельзя заморозить абонемент

Либо в тарифе не отмечено «Абонемент можно замораживать», либо исчерпан лимит дней заморозки по этому абонементу, либо абонемент уже заморожен, завершён или отменён.

Срок заморозки прошёл, а абонемент всё ещё заморожен

Заморозка сама не снимается. Нажмите «возобновить» в строке абонемента. Если дата «заморожен до» уже прошла, дата окончания абонемента при этом не изменится.

Почему абонемент на 30 дней кончается 30-го числа

Срок считается в днях, и первый день входит в срок. 30 дней с 1 октября - это по 30 октября включительно. Для календарного месяца введите дату «Действует до» сами. Подробнее - в разделе «Как считается срок абонемента».

Списываются ли занятия при посещении

Нет. Абонемент действует по сроку. Число занятий в тарифе - справочное, посещения его не уменьшают, а с баланса за посещение ничего не списывается.

Тренер записал оплату, а в балансе её нет

Запись из «Тренерской» ждёт подтверждения. Откройте «Касса → От тренеров» и нажмите «Деньги получены». Оплата появится в счёте датой подтверждения.

Клиент перевёл по QR школы, а долг не закрылся

Перевод по реквизитам CRM не видит. Сверьте поступление по выписке банка и проведите оплату сами: «Принять оплату», способ «Перевод». Сама зачисляется только онлайн-оплата через банк.

Как оформить возврат денег

Кнопки возврата в CRM нет. Деньги клиенту возвращают вне CRM, а в лицевом счёте сотрудник с правом «Сторнировать операции» исправляет сумму оплаты или удаляет её, указав причину.

Почему должника нет в списке кассы

В стартовый список «Кассы» попадают только должники со статусом «Занимается». Спортсмена в статусе «Пробное», «Заморозка» или «Архив» найдите по фамилии. Все должники не из архива есть в списке «Спортсмены» на вкладке «Должники».

Видит ли родитель комментарии к операциям

Да. В личном кабинете родитель видит операции лицевого счёта вместе с комментариями. Пишите в комментариях только то, что можно показать клиенту.