Заявки и напоминания

Заявка - это обращение человека, который ещё не занимается в вашей школе: оставил телефон на сайте, написал в мессенджер, позвонил или пришёл лично. В разделе «Заявки» такие обращения ведут от первого разговора до пробного занятия и зачисления. Раздел «Напоминания» показывает, кому из тех, кто уже занимается, пора написать или позвонить: должникам, тем, у кого кончается абонемент, и тем, кто давно не приходил. Колокольчик с уведомлениями сообщает сотруднику о новом: заявке с сайта, обращении в чате, оплате.

Глава нужна прежде всего администратору и менеджеру: по умолчанию «Заявки» и «Напоминания» есть в меню только у них. Тренеру пригодится раздел День пробного занятия. Уведомления получает каждый сотрудник. Какое право что открывает, собрано в разделе Кому что доступно.

Откуда берутся заявки

Заявка появляется одним из четырёх способов. Откуда она пришла, видно в поле «Источник» и в самой первой записи блока «История» в карточке заявки. Любая новая заявка попадает на этап «Обращение».

Заявки с сайта

Родитель заполняет форму записи на сайте школы - заявка сразу появляется в разделе «Заявки».

• В заявку переносятся имя, телефон, почта, имя ребёнка, дата рождения, комментарий, адрес страницы, с которой отправили форму, и рекламные метки. Если на сайте дают выбрать зал и группу, они тоже попадут в заявку - в карточке это строка «Хотят в».
• Телефон обязателен: без него заявка не принимается.
• Источник - «Сайт», если форма не передала свой.
• Ответственный не назначается, его выбирают в карточке заявки.
• Первая запись в истории - «Заявка с сайта:» и адрес страницы.

Кто узнаёт о новой заявке:

• все сотрудники с правом «Видеть заявки» - уведомление «Новая заявка с сайта» в колокольчике, с именем и телефоном. Нажатие открывает карточку заявки;
• те, кто включил на своём телефоне галочку «Заявки», - уведомление на телефон;
• Telegram-чат школы - если он настроен и стоит галочка «Присылать уведомления о новых заявках».

Защита от случайных и лишних заявок:

• повторная отправка формы с тем же телефоном в течение 10 минут вторую заявку не создаёт. Например, родитель дважды нажал кнопку - заявка будет одна;
• от одного отправителя принимается не больше 10 заявок в час, а всего - не больше 200 в час. Сверх этого сайт отвечает «Слишком много заявок, попробуйте позже»;
• автоматические отправки (роботы) отсеиваются;
• заявки принимаются только со страниц сайта, указанного в «Настройки → Школа».

Адрес приёма заявок, готовый код формы и Telegram-уведомления настраиваются на вкладке «Сайт и заявки». Подробно о ней - в главе «Настройки школы».

Заявки из чата

Когда человек пишет школе в мессенджер, CRM может сама завести заявку. Правило задаёт администратор: «Настройки → Qonnect → Обработка чатов», блок «Заявка из обращения», поле «Создавать заявку».

• Источник заявки берётся из поля «Источник заявки» той же настройки. По умолчанию это «Чат». Можно подставлять название канала - оно пишется латиницей, например «Чат: instagram».
• В заявку попадают имя собеседника и телефон, если мессенджер его передал. У Instagram и Telegram телефона обычно нет - узнайте его в переписке и допишите в карточке заявки.
• Комментарий - «Обращение из» и название канала. В истории - «Заявка создана автоматически из переписки» и канал в скобках.
• Ответственным за заявку становится тот, кому назначено обращение, если в настройке стоит галочка «Того же человека ставить ответственным за заявку». Диалог передали другому сотруднику - ответственный за заявку тоже сменится, и эта галочка на передачу не влияет.
• Отдельного уведомления о новой заявке нет: в колокольчик приходит уведомление об обращении в чате.

Если создание заявок выключено, заведите заявку сами кнопкой «Заявка». О чатах и правилах их обработки - в главе «Чаты, звонки и почта».

Заявки из звонка

Если на номер школы позвонили с телефона, которого нет ни у спортсменов, ни у клиентов, ни в заявках, CRM заводит заявку сама.

• Источник - «Звонок», комментарий - «Звонил незнакомый номер», в истории - «Входящий звонок с незнакомого номера».
• Имени у такой заявки нет, в списке она показывается по телефону. После разговора откройте её и допишите имя в блоке «Данные».
• Повторный звонок с того же номера новую заявку не создаёт: звонок прикрепляется к уже существующей.
• В колокольчик уведомление не приходит. На телефон приходит уведомление «Входящий звонок» с пометкой, что номера нет в базе, - тем, у кого включена галочка «Звонки». Нажатие на него открывает заявку.
• Управляет этим галочка «Заводить заявку с незнакомого номера» в «Настройки → Телефония». По умолчанию она включена.

Заявки вручную

Сотрудник заводит заявку кнопкой «Заявка» - шаги в разделе Как завести заявку вручную. Источник по умолчанию - «Вручную», ответственным становится тот, кто завёл, в истории - «Заявка заведена вручную». Уведомление никому не уходит.

Этапы заявки

У заявки шесть этапов. Этап показывает, что уже сделано и что делать дальше.

В воронке колонок пять: «Обращение», «В работе», «На пробную», «Зачислен», «Отказ». «Был на пробном» - не отдельная колонка, а пометка на карточке внутри колонки «На пробную»: на занятие сходили, но решение ещё не принято.

Что CRM делает сама

• Тренер отметил в журнале, что записанный по заявке пришёл, - заявка переходит в «Был на пробном». В истории появляется запись «Был на пробном», дата, время и слова «отмечено в журнале». Это срабатывает для заявок на этапах «Обращение», «В работе» и «На пробную».
• Тренер снял отметку - заявка возвращается в «На пробную», в истории остаётся запись о снятой отметке. Этапы «Зачислен» и «Отказ» отметка тренера не меняет.
• Спортсмену, созданному из заявки, выдали абонемент (кроме разового посещения) - заявка переходит в «Зачислен», в истории видно «(выдан абонемент)». Это срабатывает и для заявки в «Отказе»: человек отказался, потом вернулся и купил абонемент. При выдаче абонемента сразу на всю группу правило то же, но заявки в «Отказе» не трогаются.
• Заявку вернули на «Обращение» или «В работе» либо перевели в «Отказ», а отметки «пришёл» ещё не было - запись на пробное снимается, и из журнала тренера она пропадает. Так тренер не ждёт того, кто не придёт. Если отметка «пришёл» уже стояла, запись остаётся.
• Любой переход с «Отказа» на другой этап стирает причину отказа.
• Каждая смена этапа записывается в «Историю» с датой и именем сотрудника, например «Обращение → В работе».

Как разобрать новые заявки

Делайте это в начале дня, чтобы ни одно обращение не осталось без ответа.

1. Откройте раздел «Заявки». На компьютере он открывается в виде «Воронка» - это доска, где заявки разложены по колонкам-этапам.
2. Начните с колонки «Обращение»: в ней заявки, по которым ещё никто не связывался. Идите сверху вниз. Нажмите на карточку - откроется заявка.
3. Позвоните или напишите человеку. В блоке «Что произошло» запишите итог разговора и нажмите «Записать».
4. Нажмите этап «В работе». Если сразу договорились о пробном, нажмите «На пробную» и выберите занятие - см. Как записать на пробное.
5. Вернитесь в раздел и переключитесь на вид «Список». На первой вкладке «В работе» просмотрите колонку «Связаться»: выделенные даты уже наступили, этим людям обещали перезвонить.
6. Нажмите «Сегодня» рядом с надписью «Пробное:» - останутся те, кто записан на пробное сегодня. При необходимости напомните родителям о занятии.

Как завести заявку вручную

Так записывают тех, кто позвонил на мобильный, написал в личный мессенджер или пришёл в зал. Нужно право «Работать с заявками» - по умолчанию оно есть у администратора и менеджера.

1. Откройте «Заявки» и нажмите кнопку «Заявка» (с плюсом). Над списком раскроется форма.
2. Заполните поля:
   • «Кто оставил (клиент)» - имя родителя или того, кто обратился;
   • «Телефон» - обязательное поле;
   • «Имя ребёнка» и «Дата рождения»;
   • «Источник» - откуда человек узнал о школе, например «знакомые». Если оставить пустым, запишется «Вручную»;
   • «Комментарий» - что важно помнить.
3. Нажмите «Сохранить». Откроется карточка новой заявки на этапе «Обращение», ответственным станете вы.

Что нужно знать:

• Телефон приводится к единому виду: остаются только цифры, «8» в начале заменяется на «7», к десяти цифрам дописывается «7». Например, «8 900 000-00-00» сохранится как 79000000000. Так один и тот же номер, записанный по-разному, остаётся одним номером, и поиск по нему работает.
• Номер короче десяти цифр не сохраняется: заявка заведётся без телефона. Если при этом не указано и имя, заявка не создастся вовсе, а форма останется на месте без сообщения. Проверьте номер перед сохранением.
• Дубли при ручном вводе не проверяются: вторая заявка с тем же телефоном создастся без предупреждения. Если не уверены, сначала найдите человека по последним цифрам номера.

Как вести заявку

Всё, что происходит с заявкой, делается в её карточке. Чтобы открыть карточку, нажмите на строку в списке или на карточку в воронке. Для действий ниже нужно право «Работать с заявками» (по умолчанию - администратор и менеджер).

Записать итог разговора

1. В блоке «Что произошло» напишите, о чём договорились. В поле стоит подсказка «Позвонил, договорились на пробное в субботу…».
2. Если обещали связаться позже, укажите дату в поле «Следующий контакт».
3. Нажмите «Записать».

Запись попадёт в «Историю» с датой и вашим именем. Она же видна под именем в списке и на карточке в воронке, так что коллега поймёт положение дел, не открывая заявку. Дата следующего контакта появится в списке в колонке «Связаться» и выделится цветом, когда наступит.

Пример. 6 октября вы поговорили с Ивановой Марией, она попросила перезвонить после выходных. Запишите «Думают, перезвонить 12 октября» и поставьте в «Следующий контакт» 12 октября. Утром 12 октября дата в колонке «Связаться» станет выделенной.

• Дата сохраняется только вместе с текстом. Если текст пустой, не запишется ничего.
• Снять дату нельзя, можно только заменить её новой записью с другой датой.
• CRM сама не напомнит о наступившей дате - ни уведомлением, ни сообщением на телефон. Просматривайте колонку «Связаться» каждый день.

Сменить этап

• В карточке - кнопками в блоке «Этап заявки». «Обращение», «В работе», «Был на пробном» и «Зачислен» ставятся сразу. «На пробную» открывает окно выбора занятия. «Отказ» раскрывает поле для причины.
• В воронке - перетащите карточку в нужную колонку мышью, на планшете - пальцем.

Назначить ответственного

1. В блоке «Ответственный» выберите сотрудника из списка или «Не назначен».
2. Нажмите «Назначить».

В истории останется запись «Ответственный:» и имя либо «Ответственный снят». Уведомление новому ответственному не приходит - скажите коллеге сами.

Исправить данные

1. В блоке «Данные» нажмите на карандаш.
2. Поправьте поля: «Кто оставил», «Телефон», «Почта», «Ребёнок», «Дата рождения», «Источник», «Комментарий».
3. Нажмите «Сохранить».
4. Чтобы закрыть форму, нажмите на карандаш ещё раз.

Так дописывают имя в заявку из звонка и телефон в заявку из чата.

Как записать на пробное

Нужно право «Работать с заявками». Записать можно только заявку, которая ещё не стала спортсменом.

Этап «На пробную» нельзя поставить одним нажатием: CRM просит выбрать конкретное занятие. Только тогда записанный появится у тренера в журнале этого дня, и тренер сможет отметить, пришёл ли он.

1. Откройте заявку и нажмите этап «На пробную». В воронке то же окно откроется, если перетащить карточку в колонку «На пробную».
2. В окне «Запись на пробное» выберите «Зал». Он подставится сам, если зал один, если его выбрали на сайте или если уже известна группа.
3. Выберите «Группа». В названии видны группа, возрастная категория и тренер (фамилия и инициал). Пока зал не выбран, в поле стоит «Сначала зал».
4. В поле «Занятие» нажмите нужное. Занятия показаны кнопками вида «пн 12.10 · 16:00-17:00». Сначала видны шесть ближайших, остальные открывает кнопка «ещё» с числом.
5. Если нужного дня нет, нажмите «другая дата» и выберите день - от сегодняшнего до 180 дней вперёд. CRM покажет занятия группы в этот день.
6. Нажмите «Записать на пробное». Пока занятие не выбрано, кнопка не нажимается.

Что произойдёт после сохранения:

• заявка перейдёт на этап «На пробную», у неё появятся дата и время пробного;
• записанный появится у тренера в журнале этого дня - в блоке «Пробные», с пометкой «по заявке»;
• в истории появится запись вида «В работе → На пробную:» и далее день, время, зал и группа;
• если записывали человека из «Отказа», причина отказа сотрётся.

Какие занятия предлагает окно

• Занятия по расписанию всех действующих групп на три недели вперёд и разовые занятия.
• Без отменённых занятий и без сегодняшних, которые уже начались.
• Группа, у которой не указан зал, показывается в зале «Без зала».

Если что-то не получается

Расписание групп и разовые занятия описаны в главе «Группы и расписание».

Как перенести пробное

1. Откройте заявку. Под кнопками этапов есть строка «Пробное:» с днём и временем. Нажмите «Изменить».
2. В окне «Изменить пробное» видна строка «Сейчас:» с текущей записью. Выберите другое занятие.
3. Нажмите «Сохранить».

У тренера запись исчезнет из прежнего дня и появится в новом. В истории останется запись «Пробное изменено:» с новым днём, залом и группой. Если заявка уже была на этапе «Был на пробном», запись выглядит как смена этапа: «Был на пробном → На пробную:» и новое занятие.

Кнопка «Изменить» есть, пока заявка не стала спортсменом.

Бывает, что этап «На пробную» уже стоит, а занятие не выбрано. Тогда в карточке видна строка «Пробное не назначено» и кнопка «Выбрать зал и группу» - нажмите её и выберите занятие, иначе тренер не увидит запись в журнале.

День пробного занятия

Что делает тренер

1. В день занятия тренер открывает журнал - раздел «Журнал» в CRM или «Журнал» в Тренерской.
2. Под списком группы есть блок «Пробные». Записанные по заявкам показаны в нём строкой с пометкой «по заявке».
3. Нажатие на строку отмечает, что записанный пришёл. Повторное нажатие снимает отметку.

Заявка при этом сама переходит в «Был на пробном», а если отметку сняли - обратно в «На пробную».

• Отмечать может сотрудник с правом «Отмечать посещения» - по умолчанию это администратор, менеджер и тренер.
• Тренер отмечает только в своих группах - где он основной или дополнительный тренер. Группу, у которой тренер не указан, может отметить любой тренер. Администратор и менеджер отмечают в любой группе.
• В прошедшем дне отметить можно только с правом «Править прошлые дни и закрытые занятия» - по умолчанию оно есть у администратора и менеджера.
• В счётчике занятия записанные по заявкам учитываются.
• В CRM рядом со строкой есть ссылка «заявка», она открывает карточку заявки. В Тренерской этой ссылки нет.
• Карточка спортсмена до зачисления не создаётся, чтобы в списке спортсменов не копились те, кто так и не пришёл.

Подробно о журнале - в главах «Журнал посещений» и «Тренеру: Тренерская и программы».

Что видит менеджер

В карточке заявки рядом со строкой «Пробное:» показано состояние.

Если тренер забыл поставить отметку, а на занятии человек был, нажмите в карточке этап «Был на пробном». CRM посчитает, что он пришёл, и поставит отметку от вашего имени.

Если на пробное не пришли

1. На следующий день откройте «Заявки», нажмите кнопку «Дата» рядом с «Пробное:» и выберите вчерашний день. В карточках таких заявок состояние «не отмечен».
2. Свяжитесь с родителями.
3. Договорились на другой день - нажмите «Изменить» и выберите новое занятие.
4. Человек не выходит на связь - оформите «Отказ» с причиной «Не выходит на связь» или сделайте запись с датой «Следующий контакт», чтобы попробовать ещё раз.

Как зачислить заявку в спортсмены

Нужны два права сразу: «Работать с заявками» и «Добавлять и редактировать спортсменов». Поле «Группа» в форме видно только с правом «Зачислять и отчислять спортсменов». По умолчанию все три права есть у администратора и менеджера.

1. Откройте заявку. Блок «Зачисление» стоит внизу правой колонки, на телефоне - в самом конце страницы.
2. Нажмите «Сделать спортсменом». Раскроется форма.
3. Проверьте поле «ФИО спортсмена». В него подставлено имя ребёнка из заявки, а если его нет - имя того, кто оставил заявку. Пишите в порядке «Фамилия Имя Отчество».
4. Проверьте «Дата рождения» - она подставлена из заявки.
5. Выберите «Пол»: «Мужской» или «Женский». Без этого форма не сохранится.
6. В поле «Группа» подставлена группа пробного, а если пробного не было - группа, выбранная на сайте. Можно оставить «Позже», тогда спортсмен заведётся без группы.
7. Нажмите «Зачислить».

Что создаёт CRM:

• карточку спортсмена со статусом «Пробное». В неё переносятся телефон, почта и источник, а комментарий заявки становится заметкой;
• карточку клиента (родителя) - по имени и телефону того, кто оставил заявку. Клиент привязан к спортсмену как плательщик. Если имени оставившего нет, клиент называется фамилией и именем спортсмена. Если в заявке нет ни имени оставившего, ни телефона, клиент не создаётся;
• зачисление в группу с сегодняшнего дня, если группа выбрана;
• посещение: если на пробном были и тренер поставил отметку, это посещение переносится в посещения спортсмена.

Заявка переходит в «Зачислен», в истории появляется запись «Заявка стала спортсменом:» с фамилией и именем. После сохранения открывается карточка нового спортсмена. Дальше в ней оформляют договор, абонемент и оплату - см. главы «Спортсмены и клиенты» и «Абонементы и оплаты».

Правила зачисления:

• Порядок слов в ФИО важен: первое слово станет фамилией, второе - именем, остальное - отчеством. Если в заявке записано только «Пётр», то «Пётр» станет фамилией, а вместо имени будет прочерк. Исправьте поле на «Иванов Пётр Сергеевич» до нажатия «Зачислить».
• Зачисление нельзя отменить кнопкой. Удаление заявки спортсмена не удаляет.
• Дубли при зачислении не ищутся: создаются новый спортсмен и новый клиент. Если родитель уже есть в CRM, например в школу привели второго ребёнка, получится вторая карточка клиента с тем же телефоном.
• Дата пробного из заявки видна в списке спортсменов на вкладке «Пробные», в колонке «Пробное».
• У зачисленной заявки форма зачисления больше не открывается. Вместо блока «Зачисление» под шапкой стоит полоса «Заявка стала спортсменом:» со ссылкой на карточку спортсмена.

Как оформить отказ

Причину отказа стоит записывать всегда: по причинам видно, почему заявки не доходят до зачисления. Отказ оформляют двумя способами, и ведут они себя по-разному.

В воронке

1. Перетащите карточку в колонку «Отказ». Если колонки не видно, снимите галочку «Только в работе» над доской.
2. Откроется окно «Причина отказа». Нажмите одну из готовых причин или впишите свою в поле «Своя причина» и нажмите «Сохранить» (или клавишу Enter).

Без причины этап не сменится. Крестик или нажатие мимо окна отменяют отказ.

Готовые причины: «Далеко ездить», «Дорого», «Не подошло расписание», «Ушли в другую секцию», «Ребёнок передумал», «Не выходит на связь», «Возраст не подходит», «Нет мест в группе».

В карточке заявки

1. Нажмите кнопку «Отказ» в блоке «Этап заявки».
2. Впишите причину в поле «Причина отказа».
3. Нажмите «Сохранить».

Готовых вариантов здесь нет, причину пишут текстом. Сохранить можно и с пустым полем, но тогда отказ останется без причины: в отчёте по причинам он попадёт в строку «не указана».

Что происходит после отказа

• Заявка уходит в «Отказ». Причина видна на карточке в воронке (строка «Причина:»), в истории и в выгрузке.
• Запись на пробное, на которое не пришли, снимается.
• Причины отказов собираются в отчёте - раздел «Отчёты», блок «Причины отказов» (нужен модуль «Аналитика»). В нём до восьми самых частых причин за выбранный период.

Как вернуть заявку из отказа

Человек передумал и вернулся - заявку не нужно заводить заново.

1. Откройте «Заявки», вид «Список», вкладка «Отказы». Найдите заявку и откройте её.
2. Нажмите нужный этап, запишите на пробное или сразу нажмите «Сделать спортсменом». В воронке можно перетащить карточку из колонки «Отказ» в другую.

При смене этапа и при записи на пробное причина отказа стирается. Если заявку из «Отказа» сразу зачислили кнопкой «Сделать спортсменом», причина остаётся в выгрузке, в колонке «Причина отказа».

Как найти и убрать дубли

Отдельного экрана для поиска и объединения дублей заявок нет. CRM сама не допускает дубль в трёх случаях:

• сайт: тот же телефон в течение 10 минут вторую заявку не создаёт;
• звонок: заявка заводится только с номера, которого нет у спортсменов, клиентов и в заявках. Номера сравниваются по последним десяти цифрам;
• чат: при значении «Если человек неизвестен» заявка не создаётся, если человек с таким телефоном уже нашёлся в CRM.

Чего CRM не проверяет:

• при ручном вводе заявки дубль не ищется;
• повторная заявка с сайта позже чем через 10 минут создаётся как новая;
• при зачислении не ищется уже существующий клиент или спортсмен.

Как найти дубли вручную:

1. Откройте «Заявки», вид «Список», вкладка «Все».
2. В поле «Поиск: имя или телефон» введите последние цифры номера - не меньше четырёх - и нажмите Enter.
3. Откройте найденные заявки и решите, какую оставить. Вместе с лишней заявкой удалится и её история.
4. Отметьте лишние галочками и нажмите «Удалить».

Как удалить заявки

Нужно право «Работать с заявками». Удалённую заявку восстановить нельзя.

Одну заявку

1. Откройте заявку. В блоке «Удаление» нажмите «Удалить заявку».
2. Появится предупреждение «Заявка и её история удалятся навсегда.» У зачисленной заявки добавлено: «Карточка спортсмена останется.»
3. Нажмите «Удалить» или «Отмена».

Несколько заявок

1. Откройте «Заявки», вид «Список». Перейдите на вкладку «Обращения» или «Все».
2. Отметьте заявки галочками слева. Галочка в заголовке таблицы выбирает все строки на странице.
3. Над таблицей появится полоса «Выбрано:» с числом и кнопками «Удалить» и «Снять выделение». Нажмите «Удалить».

На телефоне галочек нет: удалить несколько заявок разом можно с компьютера или планшета.

Как выгрузить заявки в таблицу

1. Откройте «Заявки» и нажмите «Выгрузить» справа от заголовка.
2. Скачается файл таблицы с названием «заявки» и сегодняшней датой. Он открывается в Excel.

• Выгружаются все заявки целиком, новые сверху. Отбор на экране - вкладка, поиск, дата пробного - на выгрузку не влияет.
• Колонки: «ID», «Создана», «Имя», «Телефон», «Источник», «Стадия», «Причина отказа», «Ответственный», «Комментарий».
• Имени ребёнка и даты пробного в выгрузке нет.
• Достаточно права «Видеть заявки».

Печати в разделе нет.

Как напомнить клиентам в мессенджере

Нужно право «Отвечать в чатах» - по умолчанию оно есть у администратора и менеджера. Для вкладки «Задолженность» дополнительно нужно право «Видеть финансы и балансы» (администратор, менеджер, кассир).

1. Откройте раздел «Напоминания».
2. Выберите вкладку: «Задолженность», «Абонемент кончается» или «Давно не были».
3. Отметьте галочками тех, кому писать, или нажмите «выбрать всех с чатом» - в скобках на кнопке стоит число таких людей.
4. Нажмите «Отправить».
5. Под кнопками появится итог: «Отправлено: 7» или «Отправлено: 7, не ушло: 1».

Что получит клиент. Текст готовый, фамилия и имя спортсмена подставляются так, как записаны в его карточке:

• по долгу: «Здравствуйте! Напоминаем про оплату занятий за Иванов Пётр: задолженность 5 000 ₽. Оплатить можно на тренировке или переводом - пришлём реквизиты, если удобно.»
• по абонементу: «Здравствуйте! Абонемент Иванов Пётр заканчивается завтра. Продлить можно на тренировке - подскажем удобный вариант.»
• давно не был: «Здравствуйте! Иванов Пётр давно не был на тренировках. Всё в порядке? Если что-то мешает ходить - скажите, поможем.»

Правила рассылки:

• Изменить текст перед отправкой нельзя. Чтобы написать своими словами, нажмите в строке кнопку «Написать в Telegram» (или в другой мессенджер) - откроется диалог в «Чатах».
• Сообщение уходит от вашего имени в тот диалог, где клиент уже переписывался со школой, и остаётся в переписке.
• Написать первым человеку, который сам никогда не писал школе, нельзя: мессенджеры не дают начать диалог. У таких строк галочка не нажимается, им нужен звонок.
• В сообщении о долге стоят сумма и имя спортсмена, а уходит оно в последний диалог, привязанный к карточке клиента. Если сомневаетесь, что переписка привязана к нужному человеку, сначала откройте диалог кнопкой «Написать в …».
• После рассылки люди из списка не исчезают. Список показывает положение дел - долг, срок абонемента, пропуски, - а не то, кому уже написали. Строка уйдёт сама, когда исчезнет причина: долг погашен, абонемент продлён или закончился, спортсмен пришёл на занятие.
• Под таблицей стоит памятка: одному человеку по одному поводу пишут не чаще раза в неделю. Следите за этим сами: CRM повторную отправку не останавливает, сообщение уйдёт при каждом нажатии «Отправить». Сверяйтесь со счётчиком «за месяц отправлено» и с перепиской клиента.
• При смене вкладки выбор галочек и итог сбрасываются.
• Ссылку на оплату из «Напоминаний» отправить нельзя - это делается из карточки спортсмена.

Если вместо итога появилось сообщение:

Если не ушло ни одно сообщение, а выбранные в списке были, итог выглядит так: «Отправлено: 0, не ушло: 2».

Что делать дальше по каждому поводу:

• Долги. Тем, у кого нет чата, позвоните. Руководителю пригодится кнопка «Должники в таблицу».
• Абонемент кончается. Продление оформляют в карточке спортсмена. После продления строка уйдёт из списка.
• Давно не были. Итог разговора запишите в карточке спортсмена. Если он бросил занятия, смените статус в его карточке - из списка он исчезнет, когда перестанет быть «Занимается».

Как обзвонить клиентов из списка

Для кнопки нужно право «Звонить клиентам» - по умолчанию оно есть у администратора и менеджера.

1. Откройте «Напоминания» и выберите вкладку.
2. У строк без чата, но с телефоном в последней колонке стоит кнопка «Позвонить». Нажмите её.
3. Под кнопкой появится «Звоним: сначала ответьте на своём телефоне». Телефонная станция школы сначала звонит вам, затем соединяет с клиентом.
4. Итог разговора запишите в карточке спортсмена или клиента. Отметить в самом списке, что дозвонились или что напоминать больше не нужно, негде.

Если под кнопкой появился отказ:

Вместо этих сообщений может появиться текст ошибки от телефонной станции. О звонках - в главе «Чаты, звонки и почта».

Как выгрузить должников в таблицу

Нужно право «Видеть финансы и балансы» - по умолчанию оно есть у администратора, менеджера и кассира.

1. Откройте «Напоминания» и нажмите «Должники в таблицу» справа от заголовка.
2. Скачается файл таблицы с названием «должники» и сегодняшней датой. Он открывается в Excel.

• Колонки: «Спортсмен», «Группа», «Клиент», «Телефон», «Долг, ₽», «Последняя оплата».
• Порядок - от самого большого долга.
• В файл попадают все спортсмены с отрицательным балансом, кроме архивных, - с любым размером долга и любым статусом. Это шире, чем список на экране: там долг от 100 ₽ и только статусы «Занимается» и «Пробное». Поэтому строк в файле может быть больше.

Печати в разделе нет.

Как читать уведомления

1. Найдите значок колокольчика в шапке меню, справа от логотипа. На телефоне и планшете меню выезжает по кнопке - колокольчик внутри него.
2. Число на значке - сколько у вас непрочитанных уведомлений. Если их больше 99, написано «99+».
3. Нажмите на колокольчик. Откроется окошко «Уведомления» - до 20 последних, свежие сверху. Непрочитанные подсвечены и отмечены точкой.
4. Нажмите на уведомление. Оно отметится прочитанным, и откроется то, о чём оно: заявка, диалог, очередь оплат.
5. Чтобы отметить всё разом, нажмите «прочитать все» вверху окошка.
6. Чтобы увидеть всю ленту, нажмите «Все уведомления →» внизу окошка.

Колокольчик обновляется сам раз в полминуты, пока вкладка с CRM открыта и на виду, и сразу, когда вы возвращаетесь на вкладку. Звука и всплывающего окна в браузере нет - меняется только число на значке. Когда в окошке ничего нет, там написано «Пока ничего нового».

Раздел заявок на экране

Раздел открывается пунктом меню «Заявки» - он второй сверху, сразу после «Сводки», потому что новые обращения разбирают первым делом. Над заголовком стоит надпись «Продажи», справа от заголовка - кнопка «Выгрузить».

Плитки

• Число на плитке «В работе» выделено цветом, когда есть хотя бы одна заявка на этапе «Обращение».
• Под плиткой «Дошли до зачисления» стоит подсказка вида «12 из 60 за 3 месяца». В этом примере плитка покажет 20 %. В расчёт идут все заявки за 90 дней, включая те, что ещё в работе: если считать только завершённые, при нуле отказов получалось бы 100 %. Если за 90 дней заявок не было, на плитке прочерк.

Панель над списком

Слева направо:

• Переключатель вида: «Воронка» и «Список». На компьютере по умолчанию открывается воронка, на телефоне - список.
• Вкладки по этапам со счётчиками - только в виде «Список»: «В работе», «Обращения», «В работе», «На пробную», «Были на пробном», «Зачислены», «Отказы», «Все». Первая вкладка «В работе» открыта по умолчанию и показывает все незавершённые заявки - четыре этапа вместе. Третья вкладка с тем же названием показывает только этап «В работе».
• Кнопка сортировки по дате пробного. Нажатия идут по кругу: «сортировать по дате пробного», «пробное: свежие сверху», «пробное: старые сверху», снова обычный порядок. Заявки без даты пробного при такой сортировке стоят в конце.
• «Пробное:» - быстрый отбор по назначенной дате пробного: «Сегодня», «Завтра», «7 дней» (сегодня и шесть дней вперёд) и кнопка с календарём «Дата» для любого дня. Повторное нажатие на выбранную кнопку снимает отбор, рядом есть крестик сброса. Когда отбор включён, а сортировка не выбрана, заявки идут по времени пробного.
• Поле «Поиск: имя или телефон». Ищет по нажатию Enter: по имени того, кто оставил заявку, по имени ребёнка, а если введено четыре цифры и больше - по окончанию номера телефона.
• Кнопка «Заявка» (с плюсом) - с правом «Работать с заявками».

Отбор по дате пробного, поиск и сортировка действуют и в воронке, и в списке. Обычный порядок - новые заявки сверху, независимо от этапа.

Как искать, чтобы найти:

• имя вводите так, как оно записано в заявке, с заглавной буквы: «Иванова», а не «иванова»;
• телефон ищите по последним цифрам - от четырёх. Номер, набранный целиком с «8» в начале, не найдётся: в CRM он хранится с «7».

Воронка

Воронка - доска с колонками по этапам. В заголовке колонки - название и число карточек.

• Над доской стоит галочка «Только в работе», рядом пояснение: скрыть зачисленных и отказы. Пока она стоит, видны три колонки: «Обращение», «В работе», «На пробную». Если снять - добавляются «Зачислен» и «Отказ». Галочка не запоминается: при следующем открытии раздела она снова стоит.
• В воронку попадают все незавершённые заявки, а зачисленные и отказы - только недавние, за последние 90 дней. Всего на доске не больше 500 самых свежих заявок. Полный архив - в виде «Список».
• 90 дней отсчитываются от последней смены этапа кнопкой или перетаскиванием, а у заявки, этап которой так не меняли, - от дня, когда она появилась. Зачисление кнопкой «Сделать спортсменом» и запись на пробное этот срок не обновляют. Поэтому давняя заявка, зачисленная через «Сделать спортсменом», в колонке «Зачислен» может не показаться - ищите её в виде «Список» на вкладке «Зачислены».

Что написано на карточке:

• крупно - имя ребёнка. Если его нет - имя того, кто оставил заявку. Если нет ничего - «Без имени»;
• ниже мелко - имя оставившего, когда в заявке есть оба имени;
• телефон;
• «пробное» с датой и временем - на этапах «Обращение», «В работе» и «На пробную», если пробное назначено;
• «был на пробном» - на этапе «Был на пробном»;
• «Причина:» - у отказа;
• последняя запись из истории, комментарий или смена этапа, - у всех, кроме отказов;
• внизу - давность заявки («сегодня», «вчера», «3 дн. назад», «2 нед. назад», «2 мес. назад») и имя ответственного.

Действия с правом «Работать с заявками»:

• короткое нажатие на карточку открывает заявку;
• перетаскивание в другую колонку меняет этап. Работает мышью и пальцем на планшете;
• перетащили в «На пробную» - откроется окно «Запись на пробное». Без выбора занятия этап не сменится;
• перетащили в «Отказ» - откроется окно «Причина отказа». Без причины этап не сменится;
• перетащили в «Обращение», «В работе» или «Зачислен» - этап меняется сразу, без вопросов.

В пустой колонке написано «Перетащите заявку сюда». Без права на работу с заявками карточки не перетаскиваются, нажатие открывает заявку, а в пустой колонке написано «Пусто».

Список

• Первая колонка - галочки выбора. Они есть только с правом «Работать с заявками» и только на компьютере и планшете.
• В колонке «Пробное» сегодняшние даты выделены. Год дописывается, если он не текущий. Нажатие на заголовок колонки сортирует по дате пробного - по кругу, как кнопка на панели.
• Дата в колонке «Связаться» выделена, когда срок уже наступил, а заявка ещё не зачислена и не в отказе.
• В колонке «Заведена» сегодняшние заявки подписаны «сегодня» и временем, остальные - днём и месяцем. Нажатие на заголовок переключает порядок: новые сверху или старые сверху.
• Нажатие на строку открывает карточку заявки.
• Под таблицей - счётчик вида «1-50 из 120», выбор «Показывать по» (25, 50, 100, 200 или 500 строк; по умолчанию 50) и номера страниц.
• Если в списке есть зачисленные, под таблицей стоит подсказка «Зачисленные заявки связаны с карточкой спортсмена.»
• В пустом списке написано, что заявок нет и что форма на сайте отправляет их сюда автоматически, со ссылкой на настройки «Сайт и заявки».

Карточка заявки на экране

Карточка открывается из списка и воронки, из уведомления «Новая заявка с сайта», из журнала по ссылке «заявка», из уведомления о звонке на телефоне, а при модуле «Почта» - из переписки, привязанной к заявке по адресу почты.

Шапка

• Ссылка «К заявкам» (на телефоне и планшете вместо неё стрелка назад в верхней полосе).
• Надпись «Заявка №» с номером и крупно - имя оставившего заявку. Если его нет - имя ребёнка, если нет ничего - «Без имени».
• Строка под именем: телефон, источник и адрес страницы сайта, с которой пришла заявка.
• Если заявка пришла с рекламы - строка «Реклама:» с источником, типом и кампанией.
• Справа кнопка «Позвонить» - только при подключённом модуле «Телефония».
• Если заявка уже стала спортсменом - под шапкой полоса «Заявка стала спортсменом:» со ссылкой на карточку спортсмена и текущим этапом.

Ниже идут две колонки. На телефоне и планшете блоки стоят друг под другом: сначала левая колонка, потом правая.

Левая колонка

Блок «Этап заявки»:

• ряд кнопок «Обращение», «В работе», «На пробную», «Был на пробном», «Зачислен» и отдельно «Отказ». Текущий этап закрашен, пройденные подсвечены;
• у заявки, которая уже стала спортсменом, этапы менять можно, кроме «На пробную» - эта кнопка не нажимается;
• если пробное назначено, под кнопками стоит строка «Пробное:» с днём недели, датой и временем, ниже - зал, группа и тренер, справа - состояние и кнопка «Изменить»;
• если этап «На пробную», а занятие не выбрано, - строка «Пробное не назначено» и кнопка «Выбрать зал и группу».

Блок «Что произошло»: поле для текста, дата «Следующий контакт» и кнопка «Записать».

Блок «История»: все события по заявке, свежие сверху, до 100 последних. Здесь видно, как заявка заведена, смены этапов, комментарии, назначение ответственного, запись и перенос пробного, отметку тренера, зачисление. У каждого события - дата, время и имя сотрудника. Смены этапа отмечены цветным значком. Пока событий нет, написано «Пока пусто.»

Блок «Звонки» виден только при подключённом модуле «Телефония» и только если по заявке были звонки. В нём до 20 последних звонков: значок входящего или исходящего, дата и время, длительность разговора в минутах и секундах. У звонка без разговора вместо длительности показано его состояние. Сейчас оно выводится служебным словом латиницей, например missed - пропущенный.

Правая колонка

• Блок «Данные»: строки «Ребёнок», «Хотят в» (зал и группа, выбранные на сайте; строка есть, только если их выбирали), «Дата рождения», «Почта», «Комментарий». Дата рождения сейчас показана в виде год-месяц-день, например 2016-05-14. Карандаш справа открывает форму правки.
• Блок «Ответственный»: список из «Не назначен» и всех действующих сотрудников школы, кнопка «Назначить».
• Блок «Удаление»: кнопка «Удалить заявку».
• Блок «Зачисление»: кнопка «Сделать спортсменом». Виден, пока заявка не стала спортсменом, и только с правом «Добавлять и редактировать спортсменов». Блок виден и без права «Работать с заявками», но тогда кнопка «Зачислить» ничего не меняет: для зачисления нужны оба права.

Блоки «Что произошло», «Ответственный», «Удаление» и карандаш у блока «Данные» есть только с правом «Работать с заявками». Без него кнопки этапов серые, а кнопки «Отказ» нет.

Заявки на телефоне и планшете

• На телефоне раздел открывается в виде «Список». Воронку можно включить вручную: доска листается вбок, колонка занимает почти весь экран.
• Список на телефоне - карточки вместо таблицы. У каждой заявки подписи полей слева, значения справа. Пустые поля - нет ребёнка, ответственного, пробного, даты связи - не показываются. Если имени нет, вместо него стоит телефон.
• Галочек выбора на телефоне нет.
• Четыре плитки сверху остаются в один ряд, в уменьшенном виде.
• На планшете воронка работает как на компьютере, карточки перетаскиваются пальцем.
• В карточке заявки блоки идут в один столбец, «Зачисление» - в самом конце.
• В установленном на телефон приложении возврат к списку - стрелкой в верхней полосе (она подписана «Заявки») или движением пальца от левого края. Над воронкой и таблицей это движение не срабатывает, чтобы не мешать прокрутке вбок.

Раздел напоминаний на экране

«Напоминания» - пункт меню ниже «Почты» и выше «Отчётов». Раздел видят сотрудники с правом «Отвечать в чатах» или «Звонить клиентам» - достаточно одного из двух. По умолчанию это администратор и менеджер.

Раздел собирает три списка клиентов, с которыми пора связаться. Списки составляются заново при каждом открытии страницы. Над заголовком стоит надпись «Работа с клиентами», справа от заголовка - кнопка «Должники в таблицу» (с правом «Видеть финансы и балансы»).

Плитки и вкладки

Первые две плитки видны с правом «Видеть финансы и балансы» и выделены, когда значение больше нуля.

Под плитками - три вкладки со счётчиками. У каждой своя подсказка в плашке «Что делать:».

Справа от вкладок стоит счётчик «за месяц отправлено» по открытой вкладке - он появляется, когда за последние 30 дней была хотя бы одна отправка. В плашке - кнопки рассылки: «выбрать всех с чатом», а после выбора - «снять» и «Отправить». Под ними появляется итог отправки.

Колонки таблицы

Что бывает в последней колонке:

• есть переписка с клиентом - кнопка «Написать в Telegram», «Написать в Instagram», «Написать в WhatsApp» или «Написать в MAX». Она открывает этот диалог в «Чатах»;
• переписки нет, телефон есть - кнопка «Позвонить». Если звонки из CRM недоступны - надпись «нет чата»;
• нет ни чата, ни телефона - «нет контакта».

В колонке «Осталось» стоит «сегодня», «завтра» или «через 3 дн.», в колонке «Не был» - «25 дн. назад». Когда список пуст, в таблице написано: «Здесь пусто - напоминать некому».

Что меняется без модулей и прав

• Модуль Qonnect выключен или нет права «Отвечать в чатах». Нет галочек, кнопок «выбрать всех с чатом», «Отправить» и «Написать в …», счётчика «за месяц отправлено» и памятки под таблицей. Последняя колонка называется «Связаться». Раздел остаётся списком для обзвона, в плашке написано «Позвоните каждому из списка по кнопке справа.» или «Позвоните каждому из списка.»
• Модуль «Телефония» выключен или нет права «Звонить клиентам». Кнопки «Позвонить» нет. Вместо неё стоит «нет чата», а если недоступна и рассылка - «по телефону». Звоните со своего телефона.
• Нет права «Видеть финансы и балансы». Раздел открывается сразу на вкладке «Абонемент кончается», плиток две, вкладки «Задолженность» и кнопки «Должники в таблицу» нет.
• Модули «Онлайн-оплата», «Кабинет родителя», «Почта», «Методология» и «Аналитика» на раздел не влияют.

На телефоне

• Список показан карточками: подпись поля слева, значение справа. Кнопки «Написать в …» и «Позвонить» стоят внутри карточки.
• Плитки остаются в один ряд - четыре или две.
• Кнопки рассылки переносятся под текст подсказки.

Как составляются списки напоминаний

В любой из трёх списков спортсмен попадает, только если к нему привязан клиент. Спортсмена без клиента в «Напоминаниях» нет вовсе - некому писать и звонить.

Задолженность

• Спортсмены со статусом «Занимается» или «Пробное», у которых долг по лицевому счёту 100 ₽ и больше.
• Одна строка на спортсмена. Клиент в строке - плательщик. Если у спортсмена двое родителей, берётся тот, кто отмечен плательщиком.
• Порядок - от большего долга к меньшему.

Абонемент кончается

• Действующие абонементы с датой окончания в ближайшие 5 дней, у спортсменов со статусом «Занимается» или «Пробное».
• Порядок - кто раньше заканчивается, тот выше.
• Абонементы без даты окончания в список не попадают.

Давно не были

• Спортсмены со статусом «Занимается», у которых последнее отмеченное посещение было 21 день назад или раньше.
• Если спортсмен ещё ни разу не приходил, срок считается от дня создания его карточки. Иначе новичок попадал бы в список в день записи.
• Порядок - кто дольше не был, тот выше. В списке не больше 200 строк.
• Спортсмены со статусами «Пробное» и «Не активен» сюда не попадают.

Кому уйдёт сообщение

• «Куда писать» - это последний по времени диалог в мессенджере, привязанный к карточке клиента, в который можно ответить.
• В списке задолженности сообщение уходит плательщику.
• Сейчас списки «Абонемент кончается» и «Давно не были» работают так: если к спортсмену привязаны два клиента, например мама и папа, он показан двумя строками - по одной на клиента. Галочка у этих строк общая, и сообщение уходит каждому из двоих. Если у одного из них нет чата, в итоге отправки появится «не ушло: 1».

Почему числа отличаются от сводки

На сводке и в «Напоминаниях» считают по разным правилам, поэтому числа могут не совпадать.

История рассылок

• Отдельного экрана с историей рассылок нет.
• Счётчик «за месяц отправлено» у вкладки показывает, сколько напоминаний этого вида оформлено за последние 30 дней. В счёт идут все попытки, включая те, что не ушли.
• Сами отправленные сообщения видны в переписке с клиентом: в разделе «Чаты» и в переписке в карточках клиента и спортсмена.
• Результат звонка в «Напоминаниях» не хранится. Записывайте его в карточке спортсмена или клиента.

Страница уведомлений

Страница «Уведомления» открывается по ссылке «Все уведомления →» в окошке колокольчика. В меню такого пункта нет. Страница доступна любому сотруднику, отдельного права для неё не нужно. Каждый видит только свои уведомления.

Над заголовком стоит надпись «Коммуникации».

• Переключатели «Все» и «Непрочитанные», рядом с каждым - число.
• Справа «прочитать все» - пока есть непрочитанные.
• Лента: значок, заголовок, пояснение, справа время - «сегодня 14:30», «вчера 18:05» или полная дата. У непрочитанных - точка и подсветка.
• Нажатие на уведомление отмечает его прочитанным и открывает связанный экран.
• Внизу: «всего:» с числом, выбор «показывать по» (25, 50, 100, 200 или 500; по умолчанию 50), кнопки «назад» и «вперёд» с номером страницы между ними.
• Когда ленты нет, написано «Уведомлений пока нет» или «Непрочитанных нет».

Какие уведомления приходят

• «Новое обращение» приходит, когда в чате появилось обращение без ответственного.
• В уведомлении «Подтвердить:» в пояснении указаны спортсмен и тот, кто принял оплату. Оно приходит, когда тренер записал, что принял деньги.
• В уведомлении «Оплата не подтверждена:» в пояснении указаны спортсмен и причина.

О чём колокольчик не сообщает:

• о каждом новом сообщении в уже открытом диалоге - о них приходит только уведомление на телефон;
• о заявке из звонка, из чата и о заявке, заведённой вручную;
• о том, что вас назначили ответственным за заявку в её карточке;
• о наступившей дате «Следующий контакт».

Правила уведомлений

• Уведомления личные. Если уведомление прочитал один сотрудник, у остальных оно остаётся непрочитанным.
• Прочитанные уведомления старше двух недель убирает плановая очистка на сервере. Срок считается от появления уведомления. Если очистка у школы не настроена, они остаются в ленте. Непрочитанные не удаляются.
• Если модуль выключен, уведомления, которые ведут в его разделы - чаты, почту, звонки, - не показываются и не считаются. После включения модуля они возвращаются.
• Когда непрочитанных становится больше, открытая страница сама обновляется, чтобы списки были свежими. Сейчас это работает так: страница обновляется, если непрочитанные у вас уже были. Если их не было, список на экране обновится при следующем переходе по разделам.
• Когда администратор включает или выключает модуль, меню у остальных сотрудников меняется само в течение полминуты.

Уведомления на телефон и в Telegram

• Уведомления на телефон каждый включает сам на своём устройстве: «Настройки → Уведомления», кнопка «Включить уведомления», затем галочки «Звонки», «Обращения в чатах» и «Заявки». Без модуля Qonnect вторая галочка называется «Оплаты и почта» или «Оплаты». На айфоне уведомления работают только из ярлыка на экране «Домой».
• Галочка «Заявки» отвечает за новую заявку с сайта. О звонке с незнакомого номера сообщает галочка «Звонки». Вторая галочка - всё остальное из колокольчика (обращения, оплаты, письма) и новые сообщения клиентов.
• В Telegram-чат школы приходит сообщение «Новая заявка с сайта» с именем, телефоном, именем ребёнка, комментарием, источником и ссылкой на карточку. Туда же могут приходить «Пропущенный звонок» и «Новое обращение», если это включено в настройках телефонии и обработки чатов.

Как установить приложение и включить уведомления - в главе «Начало работы». Как подключить Telegram-чат - в главе «Настройки школы».

Кому что доступно

Права настраиваются на экране «Настройки → Роли». В таблице - подписи прав с этого экрана.

Что получается по ролям, если права не меняли:

• Администратор - всё.
• Менеджер - заявки полностью, включая зачисление с выбором группы, и напоминания: все три списка, рассылка и звонки.
• Кассир - «Заявок» и «Напоминаний» в меню нет. Уведомления приходят.
• Тренер - «Заявок» и «Напоминаний» в меню нет. Заявки он видит только как строки «по заявке» в журнале занятия своей группы и отмечает, пришёл ли записанный на пробное.

Что происходит без права:

• Нет права «Видеть заявки» - пункта «Заявки» в меню нет. Если открыть раздел или заявку по прямой ссылке, CRM покажет сводку, а тому, у кого нет и сводки, - журнал.
• Право «Видеть заявки» есть, а «Работать с заявками» нет - раздел открыт только для чтения. Нет кнопки «Заявка», галочек и удаления, карточки в воронке не перетаскиваются, в карточке заявки нельзя менять этап, писать записи, назначать ответственного и править данные. Блок «Зачисление» при этом виден тому, у кого есть право «Добавлять и редактировать спортсменов», но зачисление не выполняется.
• Нет ни права «Отвечать в чатах», ни права «Звонить клиентам» - «Напоминаний» в меню нет.

Администратор школы может изменить набор прав роли и права отдельного сотрудника - см. главу «Настройки школы».

Частые вопросы

Почему после смены этапа не появился спортсмен?

Если нажать этап «Зачислен» или перетащить карточку в колонку «Зачислен», меняется только этап - карточка спортсмена не создаётся. Чтобы зачислить, откройте заявку и нажмите «Сделать спортсменом» в блоке «Зачисление».

Почему этап пробного не ставится нажатием?

Этап «На пробную» ставится только через окно записи: нужно выбрать зал, группу и занятие. Без занятия тренер не увидит запись в журнале и не сможет отметить, что человек пришёл.

Что делать, если в окне записи нет нужной группы или дня?

Сначала выберите зал - группы показываются только после этого. В списке есть только действующие группы, у которых в ближайшие три недели есть занятия. Дней сначала видно шесть: нажмите «ещё» или «другая дата». Если у группы нет занятия в нужный день, сначала добавьте его в расписание группы.

Куда пропала запись на пробное после смены этапа?

Это не ошибка. Если отметки «пришёл» ещё не было, при возврате на «Обращение» или «В работе» и при отказе запись снимается, чтобы тренер не ждал того, кто не придёт. Запишите на пробное заново.

Почему после пробного человека нет в списке спортсменов?

До зачисления карточка спортсмена не создаётся. Он появится в «Спортсменах» после кнопки «Сделать спортсменом». По той же причине плитка «Пробные» на сводке и колонка «На пробную» в заявках показывают разное: на сводке считаются уже заведённые спортсмены со статусом «Пробное», а в заявках - те, кто ещё не зачислен.

Почему заявки нет в воронке?

В воронке видны все незавершённые заявки, а зачисленные и отказы - только недавние, и всего не больше 500 заявок. Давность считается от последней смены этапа кнопкой или перетаскиванием, поэтому давняя заявка, зачисленная кнопкой «Сделать спортсменом», может в воронку не попасть. К тому же колонки «Зачислен» и «Отказ» скрыты, пока стоит галочка «Только в работе». Давнюю заявку ищите в виде «Список» на вкладках «Зачислены», «Отказы» или «Все».

Почему поиск не находит заявку?

Имя вводите так, как оно записано, с заглавной буквы. Телефон ищите по последним цифрам, от четырёх, без «8» в начале. И проверьте вкладку: поиск идёт внутри открытой вкладки, поэтому для поиска по всем заявкам перейдите на «Все».

Почему ответственному за заявку ничего не пришло?

Уведомление о назначении приходит только по обращениям в чатах. О назначении в карточке заявки коллеге нужно сказать самому.

Почему после рассылки человек остался в списке?

Сообщение ушло, если в итоге написано «Отправлено». Список показывает не тех, кому ещё не писали, а текущее положение дел. Строка исчезнет, когда клиент погасит долг, продлит абонемент или спортсмен придёт на занятие.

Почему у клиента не ставится галочка для рассылки?

У него нет переписки со школой в мессенджере, а начать диалог первым мессенджеры не дают. Такому клиенту нужно позвонить.

Почему колокольчик молчит, хотя клиент написал?

О новых сообщениях в уже идущем диалоге колокольчик не сообщает - о них приходит только уведомление на телефон. Оно включается отдельно на каждом устройстве в «Настройки → Уведомления». Если пропали все уведомления о чатах или письмах, проверьте, не выключен ли модуль: после включения они вернутся.