Настройки школы

В «Настройках» собрано то, от чего зависит работа всей CRM: как школа называется для родителей, кто из сотрудников может войти и что ему разрешено, какие части CRM включены, по каким реквизитам школа принимает оплату. Глава нужна в первую очередь администратору школы. Остальным сотрудникам пригодятся разделы про уведомления на своём устройстве и про то, какое право что открывает.

Почти все вкладки «Настроек» открыты только сотрудникам с правом «Управлять сотрудниками и правами». По умолчанию оно есть только у роли «Администратор». Дальше в главе такой сотрудник называется администратором.

Как открыть настройки

1. В меню слева нажмите «Настройки». На телефоне сначала нажмите кнопку меню (три полоски) вверху.
2. Откроется первая доступная вам вкладка: у администратора - «Школа», у менеджера - «Реквизиты», у остальных - «Уведомления».
3. Нужную вкладку выберите в ряду кнопок под заголовком. Активная вкладка залита цветом. Вкладки модулей стоят ниже отдельным блоком: первой в нём идёт «Модули», за ней - настройки включённых модулей.

Пункт «Настройки» в меню видят те, у кого есть право «Видеть чаты» или «Видеть звонки». По умолчанию это роли «Администратор» и «Менеджер». У кассира и тренера пункта в меню нет, но свою страницу уведомлений они могут открыть по прямой ссылке: «Настройки → Уведомления».

Какие вкладки есть и кто их видит - в разделе «Вкладки настроек».

Как заполнить профиль школы

Профиль школы - это то, что родители видят о школе: название, логотип, контакты, описание. Эти сведения попадают на открытую страницу «Об услугах» (в настройках она называется витриной), в договор, на страницу оплаты и в кабинет родителя. Незаполненное поле нигде не показывается или заменяется нейтральной фразой, поэтому лучше заполнить всё сразу.

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Школа».
2. В блоке «Школа» заполните «Полное название», «Короткое название», «Город», «Что проводите» и «О школе».
3. В блоке «Контакты для родителей» укажите «Телефон», «Почта» и «Сайт».
4. В блоке «Для документов» заполните «Где хранятся данные» и «Условия возврата».
5. В блоке «Логотип» выберите файл с логотипом. Картинка сразу появится в квадрате слева, но сохранится только на следующем шаге.
6. Нажмите «Сохранить» внизу страницы. Одна кнопка сохраняет все четыре блока. Рядом появится «Сохранено» или текст ошибки.
7. Откройте страницу «Об услугах» и политику конфиденциальности и проверьте, как школа выглядит для родителей.

Например: полное название - «Спортивная школа „Пример“», короткое - «Пример», в поле «Что проводите» - «Тренировки по плаванию для детей».

Что означает каждое поле и где оно видно - в разделе «Поля профиля школы».

Как добавить сотрудника

Каждому сотруднику нужна своя учётная запись. Один логин на двоих заводить не стоит: отметки, оплаты и записи в журнале изменений подписываются именем того, кто вошёл. При общем логине будет не понять, кто что сделал.

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Сотрудники».
2. Нажмите «Добавить сотрудника». Над карточками откроется форма «Новый сотрудник».
3. Заполните «Имя».
4. Выберите «Роль»: «Администратор», «Менеджер», «Кассир» или «Тренер». Изначально стоит «Менеджер».
5. Заполните «E-mail (логин)». Это логин для входа, у каждого сотрудника он свой.
6. Укажите «Телефон», если он есть. С ним сотрудник сможет входить по номеру телефона вместо почты.
7. Задайте «Пароль» - не короче 4 символов. Пароль набирается открытым текстом: вы видите, что вводите.
8. Галочку «Может входить в систему» оставьте включённой.
9. В блоке «Доступ к функциям» оставьте «по роли», если сотруднику подходит обычный набор прав его роли.
10. Нажмите «Добавить». Форма закроется, сотрудник появится в списке.
11. Передайте сотруднику адрес CRM, логин и пароль лично. CRM сама ничего ему не отправляет.

После первого входа сотруднику стоит сменить пароль на свой. Как это сделать - в главе «Начало работы».

Пример. В школу пришёл тренер Петров Олег. Администратор заполняет: «Имя» - Петров Олег, «Роль» - «Тренер», «E-mail (логин)» - petrov@shkola.example, «Телефон» - +7 900 000-00-00, «Пароль» - временный. Затем в разделе «Группы» открывает группу, нажимает «Изменить», выбирает Петрова в поле «Основной тренер» и нажимает «Сохранить». Тренер входит с телефона и сразу попадает в Тренерскую - отдельное приложение для тренеров. О нём - глава «Тренеру: Тренерская и программы».

Как изменить сотрудника или сменить пароль

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Сотрудники».
2. В карточке сотрудника нажмите значок карандаша (подсказка «Изменить»). Карточка развернётся в форму «Изменить сотрудника».
3. Поменяйте нужное: имя, роль, почту, телефон, права.
4. Чтобы задать новый пароль, введите его в поле «Пароль (оставьте пустым, чтобы не менять)». Если пароль менять не нужно, оставьте поле пустым.
5. Нажмите «Сохранить».

Что произойдёт:

• Новая роль и новые права начинают действовать сразу - со следующего открытия страницы сотрудником. Входить заново ему не нужно.
• Если вы задали новый пароль, сотрудника выбросит из CRM на всех его устройствах. Он войдёт заново уже с новым паролем. Это защита на случай, если старый пароль узнал посторонний.
• Если вы меняете пароль самому себе, ваш текущий вход остаётся, а на других ваших устройствах нужно будет войти заново.
• Смена почты меняет логин сотрудника.
• Изменение записывается в «Журнал изменений»: имя, почта, роль, доступ, права и сам факт смены пароля. Пароль в журнал не попадает.

Кнопки «Забыли пароль» на странице входа нет. Если сотрудник забыл пароль, новый ему задаёт администратор - по шагам выше. Если пароль забыл единственный администратор, обратитесь к поставщику CRM.

Как отключить сотрудника

Удалить сотрудника нельзя - можно только отключить ему доступ. Так сохраняется история: всё, что человек делал, остаётся подписано его именем.

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Сотрудники».
2. В карточке сотрудника нажмите «отключить доступ». Кнопка срабатывает сразу, без вопроса.

Что произойдёт:

• сотрудника сразу выбросит из CRM на всех устройствах;
• войти он больше не сможет - увидит «Неверный логин или пароль»;
• уведомления перестанут ему приходить;
• карточка пропадёт из списка. Чтобы увидеть её, нажмите «показать отключённых (N)», где N - число отключённых;
• его отметки, оплаты и записи в журнале изменений останутся с его именем;
• группы, где он основной тренер, останутся за ним.

После отключения проверьте то, что было завязано на этого человека:

1. Если это тренер - в разделе «Группы» назначьте его группам другого основного тренера.
2. Если он отвечал в чатах - проверьте очередь операторов и ответственного в «Настройки → Qonnect → Обработка чатов».
3. Если на его номер шла переадресация звонков школы - смените её в «Настройки → Телефония».

Чтобы вернуть доступ, нажмите «показать отключённых (N)», затем «включить доступ» в карточке сотрудника. Пароль останется прежним.

Самого себя отключить тоже нельзя: в своей карточке такой кнопки нет.

Как дать сотруднику личные права

Обычно права сотрудника берутся из его роли. Если одному человеку нужно разрешить больше или меньше, чем остальным с той же ролью, ему задают личный набор прав.

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Сотрудники» и нажмите карандаш в карточке сотрудника.
2. Внизу формы, в блоке «Доступ к функциям», нажмите «настроить вручную». Откроется список галочек по группам. Галочки уже расставлены по стандартному набору роли.
3. Поставьте или снимите нужные галочки.
4. Нажмите «Сохранить». В карточке появится строка «Права: индивидуальные (N)», где N - число включённых прав.

Пример. Менеджеру Смирновой Анне нужно разрешить исправлять ошибочные оплаты. Администратор открывает её карточку, нажимает «настроить вручную», в группе «Финансы» ставит «Сторнировать операции» и сохраняет. В карточке теперь «Права: индивидуальные (21)»: 20 прав менеджера и одно добавленное.

Чтобы вернуть права по роли, откройте сотрудника, нажмите «по роли», затем «Сохранить».

Что ещё нужно знать:

• При нажатии «настроить вручную» галочки расставляются по стандартному набору роли, а не по тому, который школа настроила на вкладке «Роли». Если роль у вас перенастроена, сверьте галочки глазами.
• Если сменить роль в форме уже после нажатия «настроить вручную», галочки не перестроятся. Чтобы взять набор новой роли, нажмите «по роли», а затем снова «настроить вручную». Это работает у сотрудника, у которого личных прав ещё не было.
• Если в новой версии CRM появится новое право, у сотрудника с личным набором оно само не включится. Его нужно будет поставить вручную.

Как изменить права роли

Если правило касается всех сотрудников с одной ролью, меняйте набор прав самой роли.

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Роли».
2. Нажмите кнопку нужной роли: «Администратор», «Менеджер», «Кассир» или «Тренер». Число рядом с названием - сколько действующих сотрудников с этой ролью.
3. Расставьте галочки. У каждой группы прав есть кнопка «выбрать все» или «снять все».
4. Нажмите «Сохранить роль». Отдельного сообщения об успехе нет - надпись справа сменится на «права настроены вручную».

Изменение сразу действует на всех сотрудников этой роли, у которых права «по роли». Они увидят его при следующем открытии страницы. На сотрудников с личным набором прав оно не влияет.

Пример. Школа хочет, чтобы кассиры видели заявки. Администратор выбирает роль «Кассир», в группе «Продажи» ставит «Видеть заявки» и нажимает «Сохранить роль». У всех кассиров в меню появляется пункт «Заявки».

Чтобы вернуть исходный набор, нажмите «вернуть стандартные». Эта кнопка есть только у роли, которую уже меняли. Стандартный набор начинает действовать сразу, но галочки на экране остаются прежними. Чтобы увидеть стандартный набор, переключитесь на другую роль и обратно или обновите страницу.

Что открывает каждое право - в разделе «Все права по группам».

Как включить или выключить модуль

Модули - части CRM, которые подключаются отдельно: чаты, звонки, почта, онлайн-оплата и другие. Выключенный модуль не виден в меню и не работает, но его данные сохраняются. Выключать стоит то, чем школа не пользуется: в меню не будет лишних пунктов.

Кому доступно: администратору.

Чтобы выключить модуль:

1. Откройте «Настройки → Модули».
2. В карточке модуля нажмите «Выключить».
3. Появится вопрос «Выключить модуль …?» и описание того, что перестанет работать. Прочитайте его.
4. Подтвердите.

Чтобы включить модуль, нажмите «Включить» в его карточке. Вопроса не будет.

Пункт меню и вкладка настроек модуля пропадают или появляются сразу. У других сотрудников, у которых CRM открыта, меню обновится само в течение полминуты. Каждое переключение записывается в «Журнал изменений».

Если на карточке метка «не подключён», а вместо кнопки написано «Модуль не входит в лицензию этой CRM. Чтобы подключить, обратитесь к поставщику.» - включить модуль самому нельзя.

Как заполнить реквизиты и проверить QR

Реквизиты нужны для двух вещей. Название, ИНН, ОГРН и адрес попадают в договор, на страницу «Об услугах» и в политику конфиденциальности. Банковские реквизиты нужны для оплаты по QR-коду: родитель наводит камеру в приложении своего банка, и перевод уходит прямо на расчётный счёт школы.

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Реквизиты».
2. Заполните «Получатель / исполнитель» - как школа называется юридически: ИП или организация.
3. Заполните «ИНН», «КПП (для юрлиц)», «ОГРН / ОГРНИП» и «Юридический адрес».
4. Заполните банковские поля: «Расчётный счёт», «БИК», «Банк», «Корр. счёт».
5. Проверьте «Шаблон назначения платежа». Изначально там «Оплата за занятия, {athlete}». Вместо {athlete} CRM подставит ФИО спортсмена, вместо {month} - текущий месяц.
6. Нажмите «Сохранить реквизиты». Рядом появится «Сохранено» или текст ошибки.
7. Посмотрите под форму. Когда заполнены получатель, расчётный счёт и БИК, там появляется QR-код с подписью «Пример на 5 000 ₽». Так QR будет выглядеть у клиента.

Номера можно вставлять прямо из банковской выписки: пробелы CRM уберёт сама.

Пример. В шаблоне написано «Оплата за занятия, {athlete}». Для спортсмена Иванова Петра назначение платежа в QR будет «Оплата за занятия, Иванов Пётр».

Вкладку «Реквизиты» видит и сотрудник с правом «Вести расходы школы» (по умолчанию оно есть у ролей «Администратор» и «Менеджер»). Без права управления он может менять только «Шаблон назначения платежа»: остальные поля неактивны, а кнопка называется «Сохранить назначение».

Как включить договор-оферту

Договор-оферта - это открытый текст условий, на которых школа оказывает услуги. Пока оферта не включена, ссылки на неё нигде нет, а страница договора пишет «Школа ещё не опубликовала условия договора-оферты.» Когда оферта действует, любая оплата считается её принятием.

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Реквизиты» и заполните как минимум «Получатель / исполнитель». Без названия исполнителя оферту включить нельзя.
2. Найдите блок «Договор». Если у школы работает модуль «Кабинет родителя», блок находится на вкладке «Кабинет родителя». Если кабинета нет - внизу вкладки «Реквизиты».
3. Прочитайте «Текст договора» целиком и поправьте его под свою школу. Изначально там заготовка без цен и сроков.
4. Поставьте галочку «Договор-оферта действует.»
5. Нажмите «Сохранить договор». На вкладке «Кабинет родителя» это общая кнопка «Сохранить».
6. Проверьте строку под галочкой. Должно быть: «Сейчас действует: текст открыт на странице /oferta.»
7. Откройте страницу договора и прочитайте его так, как увидит родитель.

После включения на странице входа появится ссылка «Оферта», а на странице «Об услугах» - «Договор-оферта».

Подстановки, строки состояния и правила - в разделе «Блок договора».

Как подключить форму заявок на сайте

CRM даёт готовую форму записи для сайта школы. Посетитель оставляет имя и телефон - заявка сразу появляется в разделе «Заявки».

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Школа», заполните «Сайт» и «Телефон», нажмите «Сохранить». Заявки принимаются только со страниц того сайта, который указан в профиле школы.
2. Откройте «Настройки → Сайт и заявки».
3. В блоке «Код формы для сайта» нажмите «Копировать код».
4. Передайте код тому, кто ведёт сайт школы. Его нужно вставить на страницу сайта.
5. Отправьте с сайта пробную заявку.
6. Проверьте, что она появилась в разделе «Заявки» на стадии «Обращение», а в колокольчике пришло уведомление «Новая заявка с сайта».

В готовой форме четыре поля: «Ваше имя» и «Телефон» (оба обязательны), «Имя ребёнка», «Комментарий» - и кнопка «Записаться на занятие». Внешний вид форма берёт от самого сайта.

Правила приёма - в разделе «Правила приёма заявок с сайта». Как работать с заявками дальше - в главе «Заявки и напоминания».

Как настроить сообщения в Telegram

CRM может присылать каждую новую заявку сообщением в общий рабочий чат школы в Telegram - со ссылкой на карточку заявки.

Кому доступно: администратору.

1. В Telegram создайте бота через @BotFather и получите токен бота - длинную строку из цифр и букв, по которой CRM сможет писать от имени бота.
2. Добавьте бота в рабочий чат школы и узнайте id этого чата.
3. В CRM откройте «Настройки → Сайт и заявки», блок «Уведомления о заявках в Telegram».
4. Введите «Токен бота» и «Id чата». Галочку «Присылать уведомления о новых заявках» оставьте включённой.
5. Нажмите «Сохранить». Сообщения об успехе нет - страница обновится.
6. Нажмите «Проверить связь». Должно появиться «Отправлено - проверьте чат», а в чате - сообщение о проверке.

Введённый токен обратно не показывается. Если в пустом поле видна подсказка «задан - введите новый, чтобы заменить», токен сохранён. Пустое поле при сохранении оставляет прежний токен.

Подойдёт и бот, который уже подключён к другой системе: CRM только отправляет сообщения от его имени.

Что ещё приходит в этот чат и что отвечает проверка - в разделе «Сообщения в общий чат Telegram».

Как включить уведомления на устройстве

Вкладка «Уведомления» есть у каждого сотрудника. Здесь включаются пуши - всплывающие уведомления на телефоне или компьютере о звонках, обращениях в чатах, оплатах и новых заявках. Настройка личная: она включается на каждом устройстве отдельно, никому другому ничего приходить не начнёт.

1. Откройте CRM на том устройстве, куда нужны уведомления. На айфоне - обязательно из приложения со значка на экране «Домой», а не из браузера.
2. Откройте «Настройки → Уведомления».
3. Нажмите «Включить уведомления».
4. На вопрос устройства ответьте «Разрешить».
5. Появится «Готово - уведомления придут на это устройство» и галочки. Оставьте нужные.

Как поставить CRM на телефон как приложение, как устроены колокольчик и лента уведомлений - в главе «Начало работы». Что значат галочки и сообщения на этой вкладке - в разделе «Вкладка уведомлений».

Как узнать, кто и что изменил

«Журнал изменений» показывает правки денег, абонементов и настроек: кто, когда, что было и что стало.

Кому доступно: администратору.

1. Откройте «Настройки → Журнал изменений».
2. В фильтре «Что меняли» выберите вид записи, например «операцию».
3. Если нужно, выберите «Сотрудник», укажите «С даты» и «По дату».
4. В поле «Поиск» введите номер записи или слово из причины и нажмите Enter.
5. В строке видно, кто и что сделал. Ниже - что поменялось, в виде «поле: было → стало». Если указана причина, она стоит отдельной строкой: «причина: …».
6. Нажмите на строку, чтобы раскрыть запись целиком.

Пример. Родитель говорит, что 12 октября платил 5 000 ₽, а в карточке спортсмена стоит 500 ₽. Администратор выбирает «Что меняли» - «операцию», ставит даты и находит запись: «Кузнецов Игорь изменил операцию №4918», ниже «сумма: 5 000 ₽ → 500 ₽» и «причина: опечатка». Теперь понятно, кто и когда поправил сумму и почему.

Вкладки настроек

Вкладки стоят двумя группами. Верхний ряд - настройки самой школы:

Под ним отдельным блоком - модули, дополнительные возможности CRM. Блок видит только администратор:

У модуля «Аналитика» своих настроек нет, поэтому вкладки у него нет.

Администратор в этих таблицах - сотрудник с правом «Управлять сотрудниками и правами».

Если открыть вкладку по прямой ссылке без нужного права, CRM перебросит на доступную вкладку или на «Сводку». Если открыть вкладку выключенного модуля, покажется страница с пояснением, что модуль выключен.

На телефоне вкладки переносятся на несколько строк, а формы складываются в одну колонку.

Поля профиля школы

Вкладка «Школа» состоит из четырёх блоков с полями и сводки реквизитов внизу.

Основные сведения

Блок «Школа».

Если у школы подключена онлайн-оплата, текст «О школе» читает и банк, когда подключает школе приём платежей.

Контакты для родителей

• «Телефон» - только цифры, пробелы и знаки + ( ) -. Номер должен быть настоящим: не короче 10 цифр. Он подставляется в подсказки «напишите нам» и в сообщение формы на сайте, если заявка не отправилась.
• «Почта» - попадает на страницу «Об услугах» и в политику конфиденциальности.
• «Сайт» - можно вводить без «https://», CRM допишет сама. Это ещё и адрес, с которого принимаются заявки из формы на сайте.

Для документов

• «Где хранятся данные» - до 200 знаков. Это продолжение фразы «Данные хранятся …» в политике конфиденциальности. Если поле пустое, место хранения в политике не называется.
• «Условия возврата» - до 2000 знаков. Это раздел «Возврат средств» на странице «Об услугах». Если поле пустое, там будет «Условия возврата уточняйте у администратора школы».

Логотип

• Подойдёт файл PNG, JPEG, WEBP или SVG размером до 200 КБ, лучше на прозрачном фоне.
• Слева от кнопки выбора файла - квадрат с текущим логотипом или словом «нет».
• Галочка «Убрать логотип» появляется, когда логотип уже загружен.
• Логотип виден на страницах для родителей: «Об услугах», договор, страница оплаты, кабинет. В самой CRM для сотрудников логотипа школы нет - там знак CRM и короткое название школы под ним.
• Без логотипа на страницах для родителей стоит кружок с первой буквой короткого названия.

Сохранение и ошибки

После нажатия «Сохранить»:

• изменения сразу видны везде - в CRM, на странице «Об услугах», в кабинете, на странице оплаты;
• сохранение записывается в «Журнал изменений» с пометкой «Профиль школы»;
• если поменялись название, телефон, почта или «Где хранятся данные», у политики конфиденциальности обновляется дата редакции на сегодняшнюю. Так родитель видит, что текст менялся.

Сводка реквизитов

Внизу вкладки «Школа» есть блок «Реквизиты» - только для просмотра: название исполнителя, ИНН, КПП, ОГРН и адрес. Ссылка «Изменить реквизиты →» ведёт на вкладку «Реквизиты».

Если реквизитов нет, в блоке написано: «Не заполнены. Без них витрина и политика конфиденциальности не называют исполнителя, а договор-оферту нельзя включить.» Рядом ссылка «Заполнить реквизиты →».

Экран сотрудников

Список и кнопки

Верхняя строка:

• кнопка «Добавить сотрудника»;
• кнопка «показать отключённых (N)» - есть, только когда отключённые сотрудники существуют. В нажатом виде называется «только активные». Изначально отключённые скрыты;
• кнопка «Настройка ролей» - ведёт на вкладку «Роли».

Ниже - карточки сотрудников в две колонки, на телефоне - в одну. Сначала идут администраторы, потом кассиры, тренеры и менеджеры, внутри роли - по имени. Карточка отключённого сотрудника бледная.

Внизу страницы - памятка «Что могут роли». Она коротко описывает стандартные наборы и не меняется, если школа перенастроила роли. Точные наборы смотрите на вкладке «Роли».

Служебная учётная запись поставщика CRM, через которую он оказывает поддержку, в списке не показывается и школой не меняется. Администратором школы она не считается: школе всё равно нужен свой действующий администратор.

Карточка сотрудника

Под строками - кнопка «отключить доступ» или «включить доступ». Она есть у всех карточек, кроме вашей.

Поля формы

Основные поля описаны в разделе «Как добавить сотрудника». Кроме них в форме есть:

• «Внутренний номер SIP» и «Логин в АТС» - данные сотрудника для звонков. Поля есть только при модуле «Телефония».
• «Telegram chat id» - необязательное поле. Сейчас CRM его только хранит, можно не заполнять.
• «Может входить в систему» - галочка доступа. Изначально включена. Снятая галочка отключает доступ. Себе доступ так не отключить: в своей карточке снятая галочка при сохранении не учитывается.

Телефон нужен для входа по номеру и для кнопок переадресации звонков. Номер короче 10 цифр не сохранится: поле останется пустым, сообщения об ошибке при этом нет. Проверьте карточку после сохранения.

При изменении сотрудника пустое поле пароля оставляет прежний пароль. Кнопки «Отмена» и «закрыть» закрывают форму без сохранения.

Сообщения об ошибках

Роли и права

Что такое роль и право

Роль - это должность сотрудника в CRM. Ролей четыре: «Администратор», «Менеджер», «Кассир», «Тренер». Добавить свою роль, переименовать или удалить имеющуюся нельзя.

Право - это разрешение на одно дело, например «Принимать оплаты и выдавать абонементы». На экране право выглядит как галочка. У каждой роли есть набор прав. Всего прав 23, они разбиты на семь групп.

Откуда берутся права сотрудника

CRM решает, что человеку можно, в таком порядке:

1. Если у сотрудника задан личный набор прав - действует он.
2. Если личного набора нет - действует набор роли, который школа настроила на вкладке «Роли».
3. Если школа роль не меняла - действует стандартный набор роли.

Личный набор заменяет набор роли целиком, а не дополняет его.

Что зависит от самой роли

Роль - это не только набор галочек. От самой роли, а не от прав, зависит:

• сотрудник с ролью «Тренер» после входа попадает в Тренерскую, а не в основную CRM;
• сотрудник с ролью «Тренер» отмечает посещения только в своих группах, а в Тренерской видит только свои группы и свои индивидуальные занятия;
• в списке «Основной тренер» в форме группы и в списках тренеров показываются только сотрудники с ролью «Тренер»;
• уведомление «Подтвердить: …» о том, что тренер принял оплату, получают только роли «Администратор» и «Кассир», и только те сотрудники, у кого есть право «Видеть финансы и балансы»;
• уведомление «Оплата онлайн …» получают только роли «Администратор», «Кассир» и «Менеджер» с тем же правом.

Экран ролей

Вверху - четыре кнопки ролей с числом действующих сотрудников, например «Кассир · 2». Ниже - карточка выбранной роли. Слева в ней написано, сколько прав выбрано: «Кассир · выбрано 4 из 23». Справа - «стандартный набор роли» или «права настроены вручную». Дальше идут права по группам и кнопки «Сохранить роль» и «вернуть стандартные».

Особенности

• У роли «Администратор» право «Управлять сотрудниками и правами» снять нельзя: даже если убрать галочку, при сохранении оно останется. Иначе вернуть настройки было бы некому. Галочка на экране при этом остаётся снятой, пока вы не переключитесь на другую роль или не обновите страницу.
• Право «Управлять сотрудниками и правами» открывает все настройки школы, включая реквизиты, подключение банка и сами права. Выдавайте его другим ролям с осторожностью.
• Пункт меню «Настройки» показывается тем, у кого есть «Видеть чаты» или «Видеть звонки». Если снять оба права, пункт пропадёт из меню, а страницы настроек останутся доступны по прямым ссылкам.
• Модули на список прав не влияют: галочки чатов, звонков и почты видны всегда, даже когда модуль выключен. Но раздел выключенного модуля право не откроет.
• Набор роли, который школа сохранила, хранится списком. Если в новой версии CRM появится новое право, в перенастроенную роль оно само не добавится: поставьте галочку вручную или нажмите «вернуть стандартные».
• Сейчас изменение набора роли в «Журнал изменений» не записывается.

Все права по группам

В таблицах - подпись права на экране, что оно открывает и у каких ролей оно есть в стандартном наборе.

Спортсмены

• Право «Добавлять и редактировать спортсменов» нужно ещё для зачисления по заявке (вместе с «Работать с заявками»), для создания спортсмена из чата и для кнопки «Вход в кабинет» у клиента (вместе с «Видеть финансы и балансы» и при модуле «Кабинет родителя»).
• Право «Удалять и архивировать» на деле отвечает только за архив: удаления спортсменов в CRM нет. Без этого права в анкете нет выбора «Архив», остальное правится.

Группы и расписание

• С правом «Видеть группы и расписание» доступна и выгрузка методологии в таблицу, а с правом «Создавать группы, менять расписание и залы» - порядок плиток групп.
• Без права «Зачислять и отчислять спортсменов» в форме нового спортсмена и при зачислении по заявке нет выбора группы: спортсмен создаётся без группы. Состав группы и группы в карточке спортсмена открыты только для просмотра.
• Если право сняли, пока форма нового спортсмена была открыта, при сохранении с группой CRM ответит: «Нет права зачислять в группу - создайте спортсмена без группы».

Посещения

• Второе право нужно и для переноса индивидуального занятия в прошлое. Без него при попытке отметить индивидуальное занятие за прошедший день CRM ответит: «Прошлые дни правит администратор». В групповом занятии отметка за прошедший день без этого права не сохраняется, сообщения при этом нет.

Финансы

• «Видеть финансы и балансы» открывает в «Финансах» вкладки «Обзор», «Оплаты», «Абонементы», а при модуле «Аналитика» - ещё и «Расходы». С этим правом видны должники в «Напоминаниях», выгрузки оплат и должников.
• Вместе права «Видеть финансы и балансы» и «Принимать оплаты и выдавать абонементы» открывают очередь оплат от тренеров: кнопку «От тренеров» в «Кассе», страницу «Оплаты от тренеров» и счётчик у пункта «Касса».
• «Принимать оплаты и выдавать абонементы» включает ручное начисление, правку дат и суммы абонемента, выдачу абонементов всей группе. Вместе с правом «Видеть финансы и балансы» и при модуле «Аналитика» оно даёт отметку расхода «выплачено».
• Без права «Видеть финансы и балансы» сотрудник, который принимает оплаты, не видит балансов и долгов в списках и карточках. Сумму к оплате он видит только в формах приёма оплаты - в «Кассе» и в карточке спортсмена.
• Расходы работают при модуле «Аналитика».
• Без права «Управлять абонементами (тарифами)» список тарифов открыт только для просмотра.
• «Сторнировать операции» означает править и удалять операции. Каждая такая правка и каждое удаление записываются в «Журнал изменений» с причиной.

Продажи

• Без права «Работать с заявками» заявки открыты только для просмотра.
• Чтобы зачислить спортсмена по заявке, нужно ещё право «Добавлять и редактировать спортсменов».

Коммуникации

• Пункт «Чаты» в меню появляется только с правом «Отвечать в чатах». Одно право «Видеть чаты» пункта не даёт.
• С правом «Отвечать в чатах» сотрудник участвует в очереди операторов, получает уведомления о новых обращениях и сообщениях, может рассылать напоминания в мессенджер.
• Права звонков не зависят от прав чатов: можно дать сотруднику звонки без чатов и наоборот.
• Кнопку «Позвонить» в карточках видят все, у кого открыта карточка. Но без права «Звонить клиентам» CRM ответит «Недостаточно прав». В «Напоминаниях» кнопка звонка есть только у тех, у кого это право есть.
• Блок «Звонки» в карточках клиента, спортсмена и заявки при включённой «Телефонии» тоже виден всем, у кого открыта карточка. Право «Видеть звонки» отвечает только за раздел «Звонки».
• Какие именно ящики видит сотрудник с правом «Читать почту школы», задаётся в «Настройки → Почта».
• Разделы «Чаты», «Звонки» и «Почта» работают при включённых модулях «Qonnect», «Телефония» и «Почта».

Управление

• Суммы на «Сводке» и в «Отчётах» видны по одному праву «Смотреть сводку и отчёты». Право «Видеть финансы и балансы» для них не требуется.

Наборы прав по умолчанию

Что видит каждая роль со стандартным набором, когда все модули включены:

• «Администратор» - все пункты меню и все вкладки «Настроек».
• «Менеджер» - все пункты меню. В «Настройках» у него только вкладки «Реквизиты» и «Уведомления».
• «Кассир» - «Сводка», «Спортсмены», «Клиенты», «Касса», «Финансы», «Отчёты». Пункта «Настройки» в меню нет.
• «Тренер» - после входа попадает в Тренерскую. Если он откроет основную CRM, в меню будут «Спортсмены», «Клиенты», «Группы», «Расписание», «Журнал», «Программы», «Касса». Пункта «Настройки» в меню нет.

Тренер принимает оплату в зале, но раздел «Финансы», балансы и долги в списках и карточках ему закрыты: права «Видеть финансы и балансы» у него по умолчанию нет. Оплата, которую тренер записал в Тренерской наличными или переводом, ждёт подтверждения в очереди «Оплаты от тренеров». Подтвердить её может сотрудник с правами «Видеть финансы и балансы» и «Принимать оплаты и выдавать абонементы». Подробнее - в главе «Абонементы и оплаты».

Модули и их состояния

Модуль работает, когда выполнены два условия:

1. Он входит в лицензию школы. Это задаёт поставщик CRM, из CRM лицензия не меняется.
2. Он включён на вкладке «Модули». Купленный модуль изначально включён.

У каждого модуля на вкладке своя карточка: надпись «Модуль», название, назначение, метка состояния, описание, список того, что входит, и кнопка.

Если сотрудник откроет раздел неработающего модуля по старой ссылке или из уведомления, он увидит страницу-пояснение, например с заголовком «Чаты выключены» или «Почта не подключена». Для выключенного модуля там написано: «Данные и настройки модуля сохранены и вернутся, когда его включат.» Администратору показана ссылка «Настройки → Модули →».

Уведомления, которые ведут в раздел выключенного модуля, скрываются из колокольчика и не считаются. Когда модуль включат, они вернутся.

Возможные сообщения при переключении: «Недостаточно прав», «Модуль … не входит в лицензию», «Такого модуля нет», «Не удалось сохранить».

Что будет при выключении модуля

Модулей семь. Для каждого - что это, что скроется при выключении и что сохранится.

Модуль Qonnect

• Что это: переписка с клиентами из мессенджеров в одном окне CRM. Какие мессенджеры можно подключить у вашей школы, видно в «Настройки → Qonnect → Каналы».
• При выключении: раздел «Чаты» и переписка в карточках скроются, отправка в мессенджеры остановится. В «Напоминаниях» пропадёт рассылка в мессенджер - останутся списки для обзвона. Каналы останутся подключёнными: сообщения клиентов будут ждать до 7 дней и придут после включения.
• Что сохраняется: вся переписка.
• Если работает кабинет родителя: код входа перестанет приходить родителям в мессенджер. Он будет уходить только по СМС, а если СМС не настроены - останутся другие способы входа. Что именно останется у вашей школы, CRM напишет в вопросе перед выключением.

Модуль Онлайн-оплата

• Что это: родитель платит сам - по ссылке от сотрудника или из своего кабинета. Банк подтверждает оплату, и она сама попадает в лицевой счёт спортсмена.
• При выключении: кнопки «Ссылка на оплату» и «Оплатить» пропадут, новые счета выставить будет нельзя. Уже начатые оплаты не обрываются: если родитель успел оплатить, деньги зачислятся как обычно. По неоплаченным ссылкам страница покажет, что онлайн-оплата недоступна.
• Что сохраняется: настройки банка и история оплат.

Модуль Почта

• Что это: переписка по электронной почте в CRM - ящики школы, письма в карточках, ответы от имени сотрудников.
• При выключении: раздел «Почта» и письма в карточках скроются, CRM перестанет забирать новые письма. Письма, которые сотрудники уже отправили, уйдут, новые отправить будет нельзя. В профиле сотрудника пропадёт блок «Подпись в письмах».
• Что сохраняется: загруженные письма, вложения, черновики, настройки ящиков и подписи.
• После включения: сами ящики всё это время принимают почту, поэтому всё пришедшее подтянется в CRM. Но уведомления на каждое такое письмо не будет.

Модуль Телефония

• Что это: звонки клиентов в CRM - кто звонит, журнал звонков, звонок кликом. Разговор идёт на телефоне сотрудника, CRM показывает и записывает.
• При выключении: раздел «Звонки», звонки в карточках и кнопки «Позвонить» скроются. Сама АТС (телефонная станция школы) продолжит работать: звонки приходят на телефоны сотрудников, но CRM их не записывает. Заявки с незнакомых номеров и сообщения о пропущенных приходить не будут.
• Что ещё пропадёт: поля «Внутренний номер SIP» и «Логин в АТС» у сотрудника, галочка «Звонки» на вкладке «Уведомления», блок «Вход по звонку» в настройках кабинета родителя.
• Что сохраняется: записанные звонки, настройки АТС и переадресация.
• Чего не вернуть: звонки за время выключения в журнал не попадут и после включения не появятся.

Модуль Кабинет родителя

• Что это: родитель сам видит посещения, абонемент и баланс спортсмена, принимает договор и платит - без звонка администратору.
• При выключении: родители не смогут войти в кабинет - вместо него появится сообщение, что кабинет недоступен. Пропадут кнопка «Вход в кабинет» в карточке клиента и ссылки на кабинет на странице «Об услугах». Счета, которые родители уже открыли для оплаты, остаются действительными.
• Договор: блок «Договор» переедет на вкладку «Реквизиты» - текст оферты по-прежнему можно править.
• Что сохраняется: пароли, открытые входы, выданные ссылки и принятые договоры. При включении всё вернётся.

Модуль Методология

• Что это: единая методика для тренеров - уровни, цикл занятий, навыки и их освоение группами.
• При выключении: тренеры перестанут видеть тему занятия, каркас и навыки - программы будут писать обычным текстом. Скроются блок освоения в карточке группы, выбор уровня группы, страница «Методология» в Тренерской, номер занятия и навыки у программ в разделе «Программы».
• Что сохраняется: уровни, цикл, навыки, уровни групп и сделанные отметки.
• Чего не вернуть: занятия, проведённые при выключенном модуле, в освоение навыков не попадут. Номер занятия в цикле при этом продолжит идти по счёту занятий группы.

Модуль Аналитика

• Что это: расходы, прибыль и отчёты по заявкам, посещаемости и оттоку.
• При выключении: раздел «Отчёты» и вкладка «Расходы» в «Финансах» скроются. Со сводки и из «Финансы → Обзор» пропадут расход и прибыль - останутся поступления, оплаты и долги. Расчёт оплаты тренерам за индивидуальные занятия станет недоступен.
• Что сохраняется: записанные расходы, статьи и отметки «выплачено».
• Своей вкладки в «Настройках» у этого модуля нет.

Поля реквизитов

Вкладка «Реквизиты», блок «Реквизиты школы и оплата по QR».

Что куда идёт:

• Получатель, ИНН, КПП, ОГРН и адрес - на страницу «Об услугах», в политику конфиденциальности, в договор-оферту и в сводку внизу вкладки «Школа».
• Банковские реквизиты - в QR на оплату в карточке спортсмена, в «Кассе» и в Тренерской, на страницу «Об услугах» и в блок исполнителя в договоре.
• Шаблон назначения - в назначение платежа в QR.

Правила:

• Все поля можно оставить пустыми. Но если номер введён, CRM проверяет его длину и подсказывает, например: «Проверьте: ИНН - 10 цифр у организации или 12 у ИП» или «Проверьте: БИК - 9 цифр».
• Без названия получателя договор-оферту включить нельзя.
• Банковские поля нужны только для оплаты по QR. Пока не заполнены получатель, расчётный счёт и БИК, QR не показывается.
• Смена названия или ИНН обновляет дату редакции политики конфиденциальности.
• Каждое изменение записывается в «Журнал изменений» с пометкой «Реквизиты»: что было и что стало.
• Если у школы подключена онлайн-оплата, доступы банка для неё меняются отдельно - на вкладке «Приём платежей».

Пример. Школа сменила банк. Администратор меняет «Расчётный счёт», «БИК», «Банк» и «Корр. счёт», нажимает «Сохранить реквизиты» и проверяет «Пример на 5 000 ₽» под формой. После этого на странице «Об услугах» и в договоре стоят новые реквизиты.

Оплата по QR

Когда банковские реквизиты заполнены, в карточке спортсмена работает кнопка «QR на оплату». Она показывает QR-код, в который уже подставлены долг спортсмена и назначение платежа с его ФИО. Если долга нет, QR будет без суммы. Кнопку видят сотрудники с правом «Видеть финансы и балансы» (по умолчанию - «Администратор», «Менеджер», «Кассир»). Тот же QR есть на экране оплаты спортсмена в «Кассе» - кнопка «показать QR для клиента».

Как это работает:

1. Сотрудник открывает карточку спортсмена и нажимает «QR на оплату».
2. Родитель наводит камеру в приложении своего банка. Получатель, сумма и назначение подставляются сами.
3. Деньги приходят прямо на расчётный счёт школы.
4. Сотрудник видит поступление в банковской выписке и вносит оплату в CRM вручную.

Пример. У Иванова Петра долг 5 000 ₽. Кассир показывает родителю QR. Родитель сканирует код, в приложении банка уже стоят 5 000 ₽ и назначение «Оплата за занятия, Иванов Пётр». 12 октября деньги приходят на счёт школы, кассир видит их в выписке и принимает оплату в CRM.

Чем оплата по QR отличается от модуля «Онлайн-оплата»:

Как принять оплату вручную - в главе «Абонементы и оплаты». Про онлайн-оплату - в главе «Финансы, отчёты и онлайн-оплата».

Блок договора

Блок «Договор» находится в одном из двух мест:

• на вкладке «Кабинет родителя» - когда модуль «Кабинет родителя» работает;
• внизу вкладки «Реквизиты» - когда кабинет родителя не работает. Здесь блок виден только администратору.

В блоке - список подстановок, предупреждение о предмете договора, галочка «Договор-оферта действует.», строка состояния, поле «Текст договора» и кнопка «Сохранить договор».

Строка состояния

Подстановки

В тексте договора стоят подстановки в двойных фигурных скобках. CRM сама заменяет их данными. Не стирайте их и не меняйте написание.

Реквизиты исполнителя собираются сами из вкладок «Реквизиты» и «Школа»: название, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, счёт, банк, БИК, корр. счёт, телефон, почта.

Правила оферты

• Оферта действует, только когда стоит галочка и назван исполнитель: заполнено название получателя в реквизитах либо свой текст в поле «Реквизиты исполнителя» на вкладке кабинета. Так сделано, чтобы родители не принимали договор, в котором не назван исполнитель.
• Если поставить галочку без исполнителя, CRM ответит: «Остальное сохранено, но оферту не включили: заполните реквизиты исполнителя».
• Правка текста меняет дату редакции оферты на сегодняшнюю.
• Пустой текст не сохраняется - стереть оферту через форму нельзя.
• Пока оферта не действует, ссылок «Оферта» на странице входа и «Договор-оферта» на странице «Об услугах» нет.

Отличия на вкладке кабинета

Когда блок находится на вкладке «Кабинет родителя», в нём есть три отличия:

• у галочки другое пояснение: «Родители подтверждают его при первом входе в кабинет, а любая оплата считается его принятием.»;
• есть поле «Реквизиты исполнителя». Изначально оно собирается из реквизитов и контактов школы. Правьте его, только если в договоре нужен другой вид;
• внизу подсказка: «Уже принятые договоры не меняются: их текст сохраняется целиком в момент принятия.»

Как родитель принимает договор - в главе «Родителю: личный кабинет».

Что показывает журнал изменений

Резервные копии

Вверху вкладки «Журнал изменений» есть блок «Резервные копии». Он только для просмотра:

• «последняя - …» - дата и время последней копии;
• красная приписка «копия устарела, проверьте расписание» - последней копии больше полутора суток;
• «копий нет» - копий не найдено;
• «всего копий: N · X МБ» - сколько копий хранится и сколько они занимают. Там же сказано, что вторая копия хранится отдельно.

Сделать копию или восстановить данные из CRM нельзя - это делает поставщик CRM. Если видите «копия устарела» или «копий нет», сообщите ему.

Фильтры и список

Фильтры стоят в одной строке: «Сотрудник», «Что меняли», «С даты», «По дату» и «Поиск». В списке «Что меняли» есть только те виды записей, которые уже встречаются в журнале. «Поиск» срабатывает по клавише Enter и ищет по тексту записи или по точному номеру. Кнопка «сбросить» появляется, когда выбран хотя бы один фильтр.

Список идёт от новых записей к старым. В строке написано, кто создал, изменил или удалил запись, что это за запись и её номер. Ниже - что поменялось, справа - дата и время.

Внизу: «всего записей: N», выбор «показывать по» (25, 50, 100, 200 или 500, изначально 50) и переключение страниц.

Если записей нет, написано «Пока никто ничего не правил» или «По этим условиям записей нет».

Журнал только для чтения: записи нельзя изменить или удалить, выгрузки в таблицу нет.

Что записывается

Сейчас в журнал попадают:

• правка и удаление денежной операции в карточке спортсмена - с причиной и прежними значениями: сумма, дата, способ оплаты, комментарий;
• правка абонемента: даты, стоимость - с причиной;
• выдача клиенту ссылки на вход в кабинет родителя;
• сотрудники: создание, изменение, включение и отключение доступа, смена пароля. Сам пароль не записывается;
• профиль школы, реквизиты, договор;
• включение и выключение модулей;
• настройки приёма платежей и кабинета родителя;
• переадресация звонков;
• методология: уровень, цикл, новый навык, общие правила;
• почтовые ящики: подключение, изменение, удаление, список доступа;
• шаблоны ответов в чатах: создание, изменение, удаление.

Сейчас в журнал не попадают отметки посещений, изменения набора прав роли, настройки вкладки «Сайт и заявки», правила обработки чатов, подключение каналов, доступы АТС и правила обработки звонков.

Как читать записи

Часть видов записей названа понятными словами: «операцию», «абонемент», «клиента». Запись о выдаче ссылки в кабинет родителя читается как «создал клиента №…» - что это ссылка, видно в раскрытой записи. Остальные виды показаны служебными словами - и в строках, и в фильтре «Что меняли»:

Кто указан автором:

• имя сотрудника - действие выполнил он;
• «IT-Quantum (поддержка)» - действие выполнил поставщик CRM через свою служебную учётную запись;
• «система» - у записи нет автора.

Правила приёма заявок с сайта

Вкладка «Сайт и заявки» от модулей не зависит. На ней три блока.

Блоки вкладки

• Блок «Приём заявок с сайта»: адрес, на который форма отправляет заявки, и кнопка «Копировать». Ниже три плитки: «Всего заявок», «За неделю», «Последняя». Плитки считают все заявки в CRM, а не только пришедшие с сайта.
• Блок «Код формы для сайта»: кнопка «Копировать код», пояснение и окно с кодом. В пояснении написано, с какого сайта принимаются заявки. Если сайт не указан - «Укажите сайт школы в Настройки → Школа: браузер пропустит заявки только с этого адреса.»
• Блок «Уведомления о заявках в Telegram».

Какие заявки принимаются

• Заявка без телефона или с ненастоящим номером не принимается. Посетитель увидит «Проверьте телефон и попробуйте ещё раз.»
• Один и тот же телефон в течение 10 минут вторую заявку не создаёт. Так повторное нажатие кнопки не плодит одинаковые заявки. Посетитель при этом видит обычное «Спасибо».
• С одного сетевого адреса принимается не больше 10 заявок в час, всего - не больше 200 в час. Сверх этого заявка не принимается, а посетитель видит «Проверьте телефон и попробуйте ещё раз.» Это защита от потока мусорных заявок.
• В форме есть скрытое поле-ловушка для роботов. Человек его не видит и не заполняет. Если поле заполнено, заявка молча отбрасывается.
• Заявки принимаются только со страниц сайта, указанного в профиле школы, - с «www» и без. Если сайт не указан или указан другой, форма с сайта работать не будет.

Что видит посетитель сайта

• «Спасибо! Мы позвоним и запишем на первое занятие.» - заявка принята.
• «Проверьте телефон и попробуйте ещё раз.» - телефон не указан или не похож на настоящий. Та же фраза показывается, когда превышен предел заявок в час.
• «Не отправилось. Позвоните нам: …» с телефоном школы - сбой связи либо форма стоит на сайте, адрес которого не указан в профиле школы. Если телефон в профиле школы не указан, будет «Не отправилось. Попробуйте ещё раз позже.»

Что происходит после заявки

• Заявка появляется в разделе «Заявки» на стадии «Обращение». Источник у неё - «Сайт».
• В истории заявки появляется запись «Заявка с сайта: …» с адресом страницы, с которой её отправили. Рекламные метки тоже сохраняются: по ним видно, с какой рекламы пришёл человек.
• Всем сотрудникам с правом «Видеть заявки» (по умолчанию - «Администратор» и «Менеджер») приходит уведомление «Новая заявка с сайта».
• В чат Telegram уходит сообщение, если это настроено.

Форма может дополнительно прислать почту, дату рождения, выбранные зал и группу. Готовый код из CRM зал и группу не спрашивает: это доработка на стороне сайта.

Сообщения в общий чат Telegram

Бот и чат, заданные на вкладке «Сайт и заявки», используются не только для заявок.

Галочка «Присылать уведомления о новых заявках» управляет только заявками. Обращения, пропущенные звонки и сбои почты ею не выключаются.

Что отвечает кнопка «Проверить связь»:

Вкладка уведомлений

Вкладка «Уведомления» открыта каждому вошедшему сотруднику. На ней один блок - «Уведомления на это устройство».

Что показывает блок

На айфоне в обычном браузере над кнопкой стоит предупреждение: «Вы в браузере. На айфоне пуши работают только из ярлыка: Поделиться → «На экран "Домой"» - и включайте там.»

Сообщения при включении:

• «Готово - уведомления придут на это устройство» - всё получилось;
• «Разрешение не выдано» - на вопрос устройства ответили отказом или закрыли его;
• «Не включилось: …» с причиной - повторите. Если не помогает, обратитесь к поставщику CRM.

Галочки

Все галочки изначально включены. Они меняются сразу, кнопки «Сохранить» нет.

• «Звонки» - «кто звонит в школу - прямо во время дозвона». Есть только при модуле «Телефония». Если номер есть в базе, уведомление приходит с именем клиента и ссылкой на карточку.
• Вторая галочка называется по-разному. Если работает модуль «Qonnect» - «Обращения в чатах». Если его нет, но работает «Почта» - «Оплаты и почта». Если нет обоих - «Оплаты». Как бы она ни называлась, по ней идут все уведомления, кроме звонков и заявок: обращения и сообщения в чатах, назначение вас ответственным, оплаты, новые письма.
• «Заявки» - сейчас по этой галочке приходит уведомление о новой заявке с сайта.

Ссылка «отключить на этом устройстве» выключает уведомления только здесь. На других ваших устройствах они останутся.

Как приходят уведомления

• Нажатие на уведомление открывает CRM на нужной карточке или диалоге.
• Уведомление о звонке приходит всем сотрудникам, у кого на устройстве включена галочка «Звонки», - независимо от права «Видеть звонки».
• Если уведомление не удалось доставить за две минуты, например телефон был без сети, оно не придёт совсем: звонок и обращение быстро устаревают. В колокольчике запись при этом останется.
• Отключённым сотрудникам уведомления не приходят.
• Если браузер переустановили, уведомления нужно включить заново.

Настройки подключаемых разделов

Эти вкладки появляются в «Настройках», только когда работает соответствующий модуль. Все они открыты только администратору. Здесь - коротко, что на каждой. Подробности - в главах про сами разделы.

Вкладка Qonnect

На вкладке два раздела. «Каналы» - подключение мессенджеров школы: Telegram, MAX, Instagram, Telegram-бот. Набор плиток зависит от того, что подключено школе поставщиком CRM. Там видно, какие каналы на связи, и можно переподключить или отключить канал. «Обработка чатов» - правила: создавать ли заявку, когда пишет незнакомый человек, кого назначать ответственным, когда закрывать диалог без сообщений. Там же шаблоны ответов. Подробно - в главе «Чаты, звонки и почта».

Вкладка Телефония

На вкладке - доступы к АТС школы, правила обработки звонков («Заводить заявку с незнакомого номера», «Сообщать о пропущенных в Telegram»), переадресация звонков школы на мобильный и внутренние номера сотрудников. Подробно - в главе «Чаты, звонки и почта».

Вкладка Почта

На вкладке подключаются почтовые ящики школы и задаётся, кто из сотрудников какой ящик видит. Там же видно состояние каждого ящика. Удаление ящика удаляет из CRM и его письма. Подробно - в главе «Чаты, звонки и почта».

Вкладка Методология

На вкладке - уровни, цикл занятий, навыки, доли и правила. Если методика школы ещё не загружена, написано «Методология пока не задана»: создать уровень с нуля в CRM нельзя, методику загружает поставщик CRM. Подробно - в главе «Тренеру: Тренерская и программы».

Вкладка Кабинет родителя

На вкладке - ссылка на кабинет для родителей, блоки «Вход по звонку (бесплатно)» и «Коды входа» (отправка кода по СМС) и блок «Договор». На странице входа родителя способ «по звонку» сейчас не предлагается. Одна кнопка «Сохранить» сохраняет всю страницу. Подробно - в главе «Родителю: личный кабинет».

Вкладка Приём платежей

На вкладке - доступы, которые выдаёт банк, галочка «Принимать оплату онлайн», срок жизни ссылки на оплату, галочка «Разрешить оплату картой» (сейчас счета выставляются только для оплаты по СБП), кнопка «Проверить связь с банком» и цифры: сколько оплачено онлайн. Подробно - в главе «Финансы, отчёты и онлайн-оплата».

Частые вопросы

Сотрудник не может войти, хотя пароль верный

CRM на все случаи отвечает одинаково: «Неверный логин или пароль». Откройте «Настройки → Сотрудники» и проверьте карточку. Если её нет в списке, нажмите «показать отключённых (N)» - возможно, доступ отключён. Если в строке «Вход» написано «пароль не задан» - задайте пароль. Если сотрудник входит по телефону - проверьте, что этот номер записан в его карточке.

Можно ли удалить сотрудника

Нет, только отключить доступ. Почта отключённого сотрудника остаётся занятой: нового человека с той же почтой завести не получится, CRM ответит «Эта почта уже у сотрудника …». Возьмите другую почту. Либо откройте карточку прежнего сотрудника и замените в ней почту на другую - тогда адрес освободится.

Поменяли права роли, а у сотрудника ничего не изменилось

Скорее всего, у него личный набор прав: в карточке написано «Права: индивидуальные». Личный набор не зависит от роли. Откройте сотрудника и нажмите «по роли» либо поправьте его галочки вручную.

Дали право, а пункта в меню нет

Проверьте две вещи. Первая: включён ли модуль. Разделы «Чаты», «Звонки», «Почта» и «Отчёты» работают только при включённых модулях. Вторая: то ли это право. Например, пункт «Чаты» появляется с правом «Отвечать в чатах», а не «Видеть чаты».

Тренера нет в списке основных тренеров

У него не роль «Тренер». В списке «Основной тренер» показываются только сотрудники с этой ролью, набор прав тут не помогает. Откройте карточку сотрудника и смените роль.

Как кассиру или тренеру включить уведомления

Пункта «Настройки» у них в меню нет. Страницу можно открыть по прямой ссылке: «Настройки → Уведомления». Если хотите, чтобы пункт был в меню, дайте роли право «Видеть чаты» или «Видеть звонки».

Логотип не появился в CRM

В CRM для сотрудников логотипа школы и не должно быть. Он виден на страницах для родителей: «Об услугах», договор, страница оплаты, кабинет. Если логотипа нет и там, проверьте: файл не больше 200 КБ, формат PNG, JPEG, WEBP или SVG, после выбора файла нажата кнопка «Сохранить».

В карточке спортсмена нет QR на оплату

На вкладке «Реквизиты» не заполнены «Получатель / исполнитель», «Расчётный счёт» или «БИК». Либо у сотрудника нет права «Видеть финансы и балансы».

Почему пароль то от 4, то от 6 символов

Администратор задаёт сотруднику пароль не короче 4 символов. Когда сотрудник меняет пароль сам в своём профиле, новый пароль должен быть не короче 6 символов.

Выключили модуль на время, что потеряется

Настройки и накопленные данные сохраняются. Но часть событий за время выключения не вернуть: звонки не попадут в журнал звонков, о письмах не придут уведомления, сообщения в мессенджерах старше 7 дней не дойдут, занятия не попадут в освоение навыков. Подробно - в разделе «Что будет при выключении модуля».

Чьи записи в журнале подписаны словом поддержка

Подпись «IT-Quantum (поддержка)» стоит у действий поставщика CRM, который помогает школе с настройкой. В списке сотрудников его учётной записи нет.