Финансы, отчёты и онлайн-оплата

В этой главе - всё, что показывает деньги школы целиком: главная страница «Сводка», раздел «Финансы», раздел «Отчёты» и приём оплаты от родителей через банк. Глава нужна руководителю, администратору, менеджеру и кассиру. Раздел про страницу оплаты пригодится и родителю.

Как принять оплату у конкретного спортсмена, выдать абонемент или исправить операцию, рассказано в главе «Абонементы и оплаты».

Кому что доступно

Каждый экран открывается своим правом. Права собраны в роли. Набор по умолчанию такой:

Что ещё важно знать о правах:

• У роли «Тренер» по умолчанию нет ни «Сводки», ни «Финансов», ни «Отчётов». Вместо сводки у тренера открывается «Журнал»: на сводке собраны деньги и долги школы, тренеру они не нужны.
• Набор прав роли меняется в «Настройки → Роли», а отдельному сотруднику можно выдать свой набор в «Настройки → Сотрудники». Подробнее - в главе «Настройки школы».
• Сейчас это работает так: суммы на «Сводке» и в «Отчётах» видит каждый, у кого есть право «Смотреть сводку и отчёты», даже без права «Видеть финансы и балансы». Учитывайте это, когда настраиваете роли.

Как начать день со сводки

«Сводка» - главная страница CRM с заголовком «Сегодня в школе». На одном экране собраны люди, деньги, занятия и заявки. Страница считается заново при каждом открытии.

1. Откройте «Сводка» - это первый пункт меню. Туда же ведёт нажатие на логотип в меню.
2. Посмотрите верхний ряд плиток: сколько спортсменов занимается, сколько на пробном, сколько денег пришло за месяц.
3. Посмотрите второй ряд - тревожные показатели. Плитка обведена рамкой, а число выделено цветом, когда есть что разобрать: должники, новые заявки, истёкший медицинский допуск.
4. В блоке «Сегодня» проверьте занятия дня. Надпись «не отмечено» у занятия значит, что по нему ещё никого не отмечали.
5. В блоке «Деньги» посмотрите «Поступило сегодня» и последние оплаты.
6. Нажмите на любую плитку или ссылку, чтобы открыть подробный список. Например, плитка «Должников» открывает список спортсменов на вкладке «Должники».

Что означает каждая плитка и каждый график, разобрано в разделе «Что показывает сводка».

Как найти должников и заканчивающиеся абонементы

Списки с долгами видит сотрудник с правом «Видеть финансы и балансы».

Чтобы увидеть должников:

1. На «Сводке» нажмите плитку «Должников». Откроется раздел «Спортсмены» на вкладке «Должники»: все спортсмены, кроме архивных, с отрицательным балансом.
2. Нужны только самые большие долги - посмотрите блок «Крупнейшие долги» внизу сводки (шесть строк) или блок «Должники» в «Финансы → Обзор» (первые двенадцать).
3. Чтобы напомнить об оплате, откройте «Напоминания», вкладку «Задолженность». Как отправить напоминание, рассказано в главе «Заявки и напоминания».
4. Нужен файл для руководителя - в «Напоминаниях» нажмите «Должники в таблицу».

Чтобы увидеть, у кого кончается абонемент:

1. Число таких абонементов показывает плитка «Абонементы кончаются» на сводке. Сейчас это работает так: нажатие на плитку открывает «Финансы → Абонементы», то есть справочник тарифов, а не список людей.
2. Список людей откройте в «Напоминаниях» на вкладке «Абонемент кончается» (раздел по умолчанию есть у администратора и менеджера). Второй способ: в разделе «Спортсмены» в отборе колонки «Абонемент» выберите «Заканчивается». Этот отбор показывает абонементы, которые заканчиваются в ближайшие 3 дня. У сотрудника с правом «Видеть финансы и балансы» спортсмен с долгом отмечен в колонке как «Долг» и в этот отбор не входит.

Как сверить деньги за месяц

Нужно право «Видеть финансы и балансы».

1. Откройте «Финансы → Оплаты».
2. Стрелками слева и справа от названия месяца выберите нужный месяц. Ссылка «текущий» возвращает к текущему месяцу.
3. Посмотрите строку итогов над таблицей. Пример: «Оплат: 42 · сумма: 215 000 ₽ · Наличные 60 000 ₽ · Перевод 95 000 ₽ · Онлайн 60 000 ₽». В строке показаны только те способы оплаты, которые были в этом месяце.
4. Сверьте суммы по способам оплаты с кассой и с выпиской банка.
5. Если сумма не сходится, проверьте три вещи:
   • оплаты от тренеров, которые ждут подтверждения («Касса» → «От тренеров»). Пока оплата не подтверждена, в список она не попадает, а после подтверждения датируется днём подтверждения;
   • переводы по QR школы. CRM их не видит, каждый такой перевод сотрудник проводит вручную;
   • дату операции. Оплата, проведённая прошлым числом, попадает в тот месяц, которым она датирована.
6. Откройте «Финансы → Обзор» и просмотрите блок «Должники».
7. Если у школы подключён модуль «Аналитика», откройте «Финансы → Расходы» и отметьте выплаченные расходы, затем посмотрите в «Отчётах» блоки «Деньги по месяцам» и «Индивидуальные: оплата тренерам».
8. Нужен файл со всеми операциями - откройте «Касса» и нажмите «Операции в таблицу». Файл открывается в Excel.

Как вести расходы школы

Расходы - это зарплаты, аренда, инвентарь и всё остальное, за что платит сама школа. По ним CRM считает прибыль. С лицевыми счетами спортсменов расходы никак не связаны.

Вкладку «Расходы» видит сотрудник с правом «Видеть финансы и балансы». Добавлять, менять и удалять расходы и статьи может сотрудник с правом «Вести расходы школы» (по умолчанию - Администратор и Менеджер).

Как добавить расход

1. Откройте «Финансы → Расходы» и нажмите «Добавить расход».
2. Заполните «Название», например «Аренда зала».
3. В списке «Статья» выберите, к чему относится расход. Если список пуст, статьи ещё не заведены: расход сохранится в группе «Без статьи». Как завести статьи, рассказано ниже.
4. В поле «Сумма, ₽» укажите сумму больше нуля.
5. Укажите период: «С месяца» (уже стоит текущий) и «По месяц». Пустое поле «По месяц» значит, что расход бессрочный.
6. Если в названии выбранной статьи есть слово «зарплата» в любой форме (например, «Зарплаты тренеров»), появится поле «Сотрудник» - можно указать, чья это зарплата.
7. При желании заполните «Заметка».
8. Нажмите «Добавить расход».

Расход появится в списке под своей статьёй с отметкой «ожидается».

Сейчас это работает так:

• Новый расход сохраняется как ежемесячный: одна запись сама появляется в каждом месяце своего периода. Списки «Периодичность» и «Тип оплаты» в форме не переключаются.
• Чтобы записать расход одного месяца, поставьте один и тот же месяц в оба поля периода. Пример: мячи за 12 000 ₽ купили в октябре - «С месяца» октябрь, «По месяц» октябрь.
• Сообщений об ошибке у формы нет. Если после нажатия расход не появился, проверьте три вещи: сумму (ноль не сохраняется), открытый месяц (расход виден только в месяцах своего периода) и своё право «Вести расходы школы»: без него форма закрывается без сохранения.

Как отметить расход выплаченным

Нужны два права сразу: «Принимать оплаты и выдавать абонементы» и «Видеть финансы и балансы». Без права принимать оплаты кнопка «ожидается» видна, но нажатие ничего не меняет.

1. Откройте «Финансы → Расходы» и выберите месяц стрелками.
2. В строке расхода нажмите кнопку «ожидается». Она сменится на «выплачено».
3. Ошиблись - нажмите «выплачено» ещё раз, отметка снимется.

Отметка ставится за открытый месяц. Чтобы отметить расход за прошлый месяц, сначала перелистните месяц стрелкой. Вместе с отметкой CRM запоминает сумму расхода на этот момент.

Зачем это нужно: «Расход за месяц» - это план. Отметки показывают, сколько из плана уже выплачено и сколько осталось.

Как изменить или удалить расход

• Карандаш «Редактировать» открывает форму на месте строки. Поправьте поля и нажмите «Сохранить».
• Корзина «Удалить» срабатывает сразу, без вопроса. Вернуть удалённый расход нельзя. Корзину видит только сотрудник с правом «Вести расходы школы».
• Расход - это одна запись на весь свой период. Новая сумма меняет план во всех месяцах периода, в том числе в прошлых, а удаление убирает расход из всех месяцев. Чтобы расход перестал действовать с какого-то месяца, не удаляйте его, а заполните поле «По месяц».

Как настроить статьи расходов

1. На вкладке «Расходы» нажмите «Статьи расходов».
2. Чтобы переименовать статью, исправьте название в поле и нажмите «сохранить» рядом. Сейчас это работает так: после переименования статья может сменить место в списке - верните её стрелками.
3. Стрелками вверх и вниз поменяйте порядок статей - в этом порядке они идут в списке расходов.
4. Чтобы добавить статью, впишите название в поле внизу и нажмите «Добавить статью».
5. Корзина удаляет статью сразу, без вопроса. Расходы при этом не удаляются: они переходят в группу «Без статьи».
6. Нажмите «закрыть» или «← вернуться к расходам».

Как подключить онлайн-оплату

Онлайн-оплата - это когда родитель платит сам через Систему быстрых платежей (СБП): по ссылке от сотрудника или кнопкой «Оплатить» в своём кабинете. Банк подтверждает оплату, и она сама появляется в лицевом счёте спортсмена. Кассиру ничего вводить не нужно.

Настройку делает сотрудник с правом «Управлять сотрудниками и правами» (по умолчанию - Администратор).

Что нужно заранее: подключить в банке интернет-эквайринг (так называется услуга приёма оплат через интернет) и СБП. На экране настройки сказано: «Доступы выдаёт Альфа-Банк после подключения интернет-эквайринга и СБП: логин магазина с окончанием «-api» и пароль к нему».

1. Откройте «Настройки → Модули» и убедитесь, что модуль «Онлайн-оплата» включён.
2. Откройте «Настройки → Приём платежей».
3. В списке «Среда» оставьте «Тестовая (проверка без реальных денег)».
4. Заполните «Логин магазина (…-api)» и «Пароль». После сохранения пароль не показывается. Пустое поле пароля при следующем сохранении значит «оставить прежний».
5. В поле «Ссылка живёт, минут» укажите, сколько минут действует ссылка на оплату: от 10 до 1440. По умолчанию - 60.
6. Отметьте флажок «Принимать оплату онлайн». Сейчас это работает так: пока флажок не отмечен и не сохранён, проверка связи с банком отвечает «Приём платежей не настроен».
7. Нажмите «Сохранить». Появится ответ «Сохранено».
8. Нажмите «Проверить связь с банком». Сначала появится «Проверяем связь с банком…», затем ответ. Проверка идёт по сохранённым настройкам. Хороший ответ выглядит так: «Банк отвечает (тестовая среда), счёт зарегистрирован и отменён».
9. В блоке «Адрес для уведомлений банка» нажмите «создать ключ». Появится адрес. Укажите его в кабинете банка как адрес уведомлений (на экране он назван callback) - тогда оплата отражается в CRM сразу.
10. Когда банк готов принимать настоящие платежи, выберите в списке «Среда» значение «Боевая (настоящие платежи)», нажмите «Сохранить» и ещё раз «Проверить связь с банком».

Кнопки онлайн-оплаты появляются у сотрудников и родителей, когда выполнено всё сразу: модуль «Онлайн-оплата» включён, флажок «Принимать оплату онлайн» отмечен, логин и пароль банка заполнены. Среда на это не влияет: с отмеченным флажком кнопки видны и в тестовой среде. Если проверка в тестовой среде затягивается, после неё снимите флажок и сохраните, а при переходе на боевую среду отметьте его снова.

Если уведомление банка не дошло, CRM сама сверяет неоплаченные счета с банком раз в несколько минут. Эту сверку на сервере включает поставщик CRM, когда школа подключает банк. Сообщите ему, что начинаете принимать оплату онлайн.

Что ещё есть на экране настройки

Флажок «Разрешить оплату картой». Сейчас это работает так: и ссылка из карточки спортсмена, и кнопка «Оплатить» в кабинете родителя выставляют счёт через СБП. На то, что предлагается родителю, флажок не влияет.

Ответы кнопки «Проверить связь с банком»:

• «Банк отвечает (тестовая среда), счёт зарегистрирован и отменён» или то же со словами «боевая среда» - связь есть.
• «Сначала укажите логин и пароль магазина» - заполните доступы и сохраните.
• «Приём платежей не настроен» - отметьте флажок «Принимать оплату онлайн» и нажмите «Сохранить».
• Другой текст - это отказ банка. Передайте его дословно в банк.

Под формой - три справочных блока:

• «Как это работает» - четыре шага от ссылки до оплаты в лицевом счёте.
• «Сколько берёт банк» - ставки: СБП, категория «образование и спорт» - 0,4 %; карты - около 2,43 %. Там же совет зафиксировать ставку в переписке с банком при подключении.
• «Что уже принято» - три числа: «Оплачено онлайн всего», «Сегодня», «Счетов выставлено / оплачено».

Каждое сохранение этих настроек записывается в «Журнал изменений».

Как отправить родителю ссылку на оплату

Нужно право «Принимать оплаты и выдавать абонементы». По умолчанию оно есть у всех четырёх ролей.

1. Откройте карточку спортсмена.
2. В шапке карточки нажмите «Ссылка на оплату». Откроется окно «Оплата онлайн».
3. Проверьте поле «Сумма, ₽». Если у спортсмена есть долг, он уже подставлен в поле, а под полем стоит строка «Долг: …». Сумму можно изменить. Она вводится целыми рублями и только цифрами: запятая и точка отбрасываются, и «1500,50» превратится в 150 050 ₽.
4. Нажмите «Получить ссылку».
5. Появится надпись «Отправьте родителю - оплата придёт в CRM сама:» и сама ссылка. Нажмите «Копировать», чтобы вставить ссылку в любой мессенджер, или «Отправить» - откроется WhatsApp с готовым текстом «Оплата занятий - название школы: ссылка». Получателя вы выбираете сами.
6. Родитель открывает ссылку и платит через СБП.
7. В лицевом счёте спортсмена сама появляется «Оплата» со способом «Онлайн», а администратору, менеджеру и кассиру приходит уведомление «Оплата онлайн …». Вводить ничего не нужно.
8. Если спортсмену нужен абонемент, выдайте его отдельно кнопкой «Выдать абонемент». Онлайн-оплата абонемент не выдаёт и не продлевает.

Пример. У Иванова Петра долг 5 000 ₽. Вы открыли его карточку, нажали «Ссылка на оплату» - в поле уже стоит 5000 - и отправили ссылку маме. 12 октября она оплатила. В блоке «Операции по счёту» появилась строка «Оплата · Онлайн · Онлайн-оплата (СБП)» на 5 000 ₽, баланс стал 0 ₽.

Правила:

• Если по спортсмену уже есть неоплаченная ссылка на ту же сумму и её срок не вышел, CRM выдаст её же. Так у родителя не копятся разные ссылки на одну оплату.
• Окно «Оплата онлайн» показывает полученную ссылку, пока страница карточки не обновлена. Чтобы получить ссылку на другую сумму, обновите страницу и нажмите «Ссылка на оплату» ещё раз.
• Ссылка действует столько минут, сколько указано в настройке «Ссылка живёт, минут». После этого родитель увидит «Ссылка устарела» - отправьте новую.
• Наибольшая сумма одной ссылки - 1 000 000 ₽.
• В назначении платежа стоит название услуги школы и фамилия с именем спортсмена.

Сообщения в окне и что с ними делать:

Если кнопки «Ссылка на оплату» в карточке нет, значит, онлайн-оплата не готова (смотрите условия в разделе «Как подключить онлайн-оплату») или у вас нет права принимать оплаты.

Как родитель платит из кабинета

Родитель может оплатить сам, без ссылки от сотрудника.

1. Родитель входит в свой кабинет. На главной странице «Ваши дети» у нужного ребёнка нажимает «Оплатить». Такая же кнопка есть на странице ребёнка.
2. Открывается окно «Оплата · имя ребёнка». В поле «Сумма, ₽» уже подставлен долг, рядом строка «Задолженность: …». Сумму можно изменить, например заплатить вперёд.
3. На странице ребёнка в окне есть плашки с тарифами и ценами. Нажатие на плашку подставляет цену в сумму.
4. Родитель нажимает «Перейти к оплате». Открывается страница оплаты.
5. Дальше - кнопка «Оплатить через СБП», как при оплате по ссылке.

Ограничения: один родитель может выставить не больше 10 счетов в час (иначе появится «Слишком много попыток оплаты, попробуйте позже»), сумма - не больше 300 000 ₽ (иначе «Слишком большая сумма»). Кнопки «Оплатить» нет, пока онлайн-оплата не готова. У ребёнка в архиве кнопки нет на главной странице кабинета, а на странице ребёнка она остаётся.

Подробнее о кабинете - в главе «Родителю: личный кабинет».

Если деньги списались, а оплата не появилась

Не спешите проводить оплату вручную: если банк подтвердит её чуть позже, деньги зачтутся дважды. Действуйте по порядку.

1. Попросите родителя ещё раз открыть ту же ссылку (или вернуться на страницу оплаты, если она ещё открыта). Страница сама спросит банк. Если банк подтвердил оплату, на экране появится «Оплачено», а в лицевом счёте - «Оплата».
2. Подождите несколько минут и обновите карточку спортсмена. Если подтверждение банка не дошло сразу, CRM переспрашивает банк сама - раз в несколько минут, когда на сервере включена сверка онлайн-оплат (её включает поставщик CRM).
3. Проверьте, там ли вы ищете оплату:
   • в карточке именно того спортсмена, на которого выставляли ссылку: вкладка «Финансы», блок «Операции по счёту»;
   • в «Финансы → Оплаты» за текущий месяц - строка со способом «Онлайн»;
   • в колокольчике - уведомление «Оплата онлайн …».
4. Уточните у родителя, как он платил. Если он переводил деньги по QR школы или по реквизитам, это не онлайн-оплата: о таком переводе банк CRM не сообщает. Проверьте поступление по выписке и проведите оплату вручную кнопкой «Принять оплату» со способом «Перевод».
5. Посмотрите, что показывает страница оплаты. «Ссылка устарела» или «Оплата не прошла» значит, что по этой ссылке банк оплату не подтвердил. Проверьте в кабинете банка или по выписке, прошла ли эта оплата.
6. Банк оплату не показывает - значит, по этой ссылке она не состоялась. Отправьте родителю новую ссылку. Вопрос о списании родитель уточняет в своём банке.
7. Банк оплату показывает, а в CRM её нет - администратору: откройте «Настройки → Приём платежей», проверьте, что флажок «Принимать оплату онлайн» отмечен, а логин и пароль на месте, нажмите «Проверить связь с банком» и убедитесь, что адрес из блока «Адрес для уведомлений банка» указан в кабинете банка. Затем попросите родителя ещё раз открыть ссылку. Если связь в порядке, а оплата не появляется, обратитесь к поставщику CRM.
8. Чтобы родитель не ждал, оплату можно провести вручную в карточке спортсмена: «Принять оплату», способ «Онлайн». Делайте это только после того, как убедились в банке, что оплата прошла.

Возврата онлайн-оплаты в CRM нет. Сейчас это работает так: деньги родителю возвращают через банк, а в лицевом счёте оплату исправляет или удаляет сотрудник с правом «Сторнировать операции».

Что показывает сводка

Почти всё на сводке нажимается и ведёт в подробный список.

Верхний ряд плиток

Пояснения:

• «Пробные» - это уже заведённые карточки спортсменов. Заявки, записанные на пробное занятие, сюда не входят: до зачисления карточки спортсмена ещё нет.
• «Заморозка» - это статус спортсмена (в отдельных местах он подписан «Не активен»), а не число замороженных абонементов.
• Под числом «Расход за месяц» мелко написано «выплачено …» - сколько расходов отмечено выплаченными за месяц.
• Отрицательная «Прибыль» выделена цветом.
• Плитки «Расход за месяц» и «Прибыль» есть только при подключённом модуле «Аналитика». Без него плиток четыре.

Тревожные показатели

Пояснения:

• Под числом «Должников» мелко показана общая сумма их долга со знаком минус.
• «Абонементы кончаются» считает абонементы, срок которых истекает с сегодняшнего дня по седьмой день вперёд. Под числом подпись «за 7 дней».
• «Мед. допуск истёк» и «Страховка истекла» считают спортсменов со статусами «Занимается» и «Пробное», у которых срок не указан или уже прошёл.
• Плитка обведена рамкой, а число выделено цветом, когда значение больше нуля. Плитка «Абонементы кончаются» не выделяется.

Занятия сегодня

Блок «Сегодня» с днём недели в заголовке. Справа ссылка «расписание →».

• Список занятий на сегодня по расписанию действующих групп, по времени начала. В строке - время, название группы (ссылка на карточку группы), под ним зал, тренер и число человек в группе.
• Справа у занятия - «N пришло» (ссылка на занятие), если по нему уже есть запись в журнале, или «не отмечено», если записи ещё нет. Запись появляется с первой отметкой в журнале, при открытии занятия из расписания или когда на это занятие записали заявку на пробное.
• Если занятий нет: «Занятий сегодня нет».
• Сейчас это работает так: список строится по постоянному расписанию групп. Разовые занятия в него не входят - смотрите их в расписании. Сроки действия строк расписания здесь не учитываются: строка, у которой срок ещё не начался или уже вышел, тоже показана.

Нижняя строка блока: «Занятий за неделю: N · посещаемость за 30 дней: X% (Y посещений)».

• «Занятий за неделю» - сколько занятий есть в журнале начиная с даты семь дней назад. Занятия, заведённые в журнале заранее (например, под пробное), тоже входят в это число.
• «Посещаемость за 30 дней» - доля отметок «Пришёл» среди всех отметок за последние 30 дней. В скобках - число отметок «Пришёл». Пример: за 30 дней поставлено 400 отметок, из них «Пришёл» - 320. На сводке будет «80% (320 посещений)».

Деньги за день

Блок «Деньги». Справа ссылка «финансы →».

• «Поступило сегодня» - сумма оплат с сегодняшней датой.
• «Осталось выплатить» - план расходов месяца минус уже выплаченное. Показывается только при модуле «Аналитика».
• «Последние оплаты» - шесть последних оплат: дата, спортсмен (ссылка на карточку), сумма. Если оплат ещё не было: «Оплат пока нет».

Посещения по дням

График с подписью «сколько человек пришло на тренировки за 2 недели · нажмите на день, чтобы открыть журнал». Справа ссылка «журнал →».

• 14 столбиков: сегодня и 13 предыдущих дней. Под столбиком - число месяца и день недели. Сегодняшний день выделен, воскресенья приглушены.
• Число над столбиком - сколько разных спортсменов отмечено «Пришёл» в этот день плюс сколько детей по заявкам отмечено на пробном.
• Светлая верхняя часть столбика - пробные по заявкам.
• День, когда занятия были, но никто не отмечен: «0» и тонкая цветная черта. День без занятий: без числа, серая черта.
• Нажатие на день открывает журнал этого дня. При наведении мышью появляется подсказка с датой, числом пришедших и числом пробных.
• Итог под графиком: «За 2 недели: N посещений · в среднем M чел. за тренировочный день · из них пробных K». Среднее - это сумма посещений, делённая на число дней, в которые было хотя бы одно неотменённое занятие.

Пример. За две недели занятия шли 10 дней, всего 250 посещений. Итог: «в среднем 25 чел. за тренировочный день». Дни без занятий в расчёт не входят, поэтому среднее не занижается выходными.

Заявки и спортсмены по месяцам

График с подписью «сколько обращений приходит и сколько спортсменов занимается». Восемь последних месяцев, по два столбика на месяц:

• «заявки» (серый) - сколько заявок заведено в этом месяце;
• «занимались» (цветной) - сколько разных спортсменов были хотя бы на одном занятии в этом месяце.

Числа подписаны под столбиками. При наведении мышью появляется подсказка с месяцем и обоими значениями.

Конверсия заявок

График с подписью «какая доля заявок доходит до зачисления». Конверсия - это доля заявок, которые дошли до этапа «Зачислен».

• Линия по шести последним календарным месяцам. Точка месяца - какая доля заявок, заведённых в этом месяце, сейчас находится на этапе «Зачислен».
• Крупное число сверху - значение последнего месяца. При наведении на точку показывается значение её месяца. Рядом подпись вида «окт 26 · 6 из 20».
• Свежий месяц обычно ниже прошлых: его заявки ещё в работе. Когда они дойдут до зачисления, точка поднимется.

У обоих графиков при модуле «Аналитика» справа есть ссылка «все отчёты».

Крупнейшие долги

Шесть самых больших долгов без архивных спортсменов: имя (ссылка на карточку), телефон спортсмена или клиента, сумма с минусом. Справа ссылка «все должники →» - список спортсменов на вкладке «Должники», от большего долга к меньшему. Если должников нет: «Долгов нет».

Сводка на телефоне

• Верхние плитки идут по три в ряд (без модуля «Аналитика» - по две). Подпись «выплачено …» скрыта.
• Тревожные показатели - три в ряд. Плитки «Мед. допуск истёк» и «Страховка истекла» на телефоне не показываются.
• Блоки «Сегодня» и «Деньги» идут друг под другом.
• На графиках числа подписаны прямо у столбиков, наведение не требуется.
• В приложении на телефоне движение пальцем от левого края на сводке открывает меню. На остальных экранах это возврат назад.

Раздел Финансы по вкладкам

Пункт меню «Финансы», заголовок «Финансы школы». Нужно право «Видеть финансы и балансы»; без него пункта в меню нет. Вкладки: «Обзор», «Расходы» (только при модуле «Аналитика»), «Оплаты», «Абонементы».

На телефоне и планшете широкие таблицы на вкладках «Оплаты», «Абонементы» и «Расходы» прокручиваются вбок.

Обзор

Строка «Экономика школы» с номером месяца и годом. Обзор всегда показывает текущий месяц.

Плитки:

• «Доход факт» - сумма всех операций «Оплата» с датой в текущем месяце. Подпись «оплаты за месяц».
• «Расход/мес» - план расходов месяца. Подпись «выплачено …, осталось …».
• «Прибыль» - «Доход факт» минус «Расход/мес». Отрицательная выделена цветом.

Плитки «Расход/мес» и «Прибыль» есть только при модуле «Аналитика».

Блоки:

• «Расходы» с суммой за месяц (только при модуле «Аналитика»). Строки: название расхода, «выплачено» или «ожидается», сумма. Внизу - итог по статьям. Ссылка «все →» открывает вкладку «Расходы».
• «Должники» с общей суммой долга всех спортсменов не из архива. В списке первые 12 человек, самый большой долг сверху: имя (ссылка в карточку), телефон спортсмена, сумма с минусом. Если должников больше, под списком ссылка «…и ещё N - смотреть всех должников →». Число N считается среди ста самых крупных должников, полный список открывается по ссылке. Если должников нет: «Долгов нет».
• «Последние оплаты» - 20 последних оплат: дата, имя, сумма. Если оплат не было: «Оплат пока нет».

Оплаты

• Переключатель месяца: стрелки, название месяца и год, ссылка «текущий» (когда открыт другой месяц).
• Строка итогов: число оплат, общая сумма и суммы по способам оплаты - «Наличные», «Карта», «Перевод», «Онлайн», «Прочее». Показаны только те способы, что были в месяце.
• Таблица с колонками «Дата», «Спортсмен» (ссылка в карточку), «Способ», «Комментарий», «Сумма».
• В таблице только операции «Оплата» с датой в выбранном месяце. Начислений и выданных абонементов здесь нет.
• Если оплат не было: «За этот месяц оплат нет».

Расходы

• Кнопки «Добавить расход» и «Статьи расходов» (вторая - только с правом «Вести расходы школы»).
• Переключатель месяца со стрелками и ссылкой «текущий».
• Отборы: «Все статьи», «Любая оплата», поле «Поиск по названию» (ищет и по заметке), ссылка «сбросить». Сейчас это работает так: списки «Любая периодичность» и «Любой статус» на экране есть, но список расходов не меняют. Отбор «Любая оплата» находит только расходы, у которых тип оплаты уже указан: в форме его выбрать нельзя.
• Строка итогов: «Всего за месяц: … · выплачено: … · осталось: …». Итоги считаются по расходам, которые остались после отбора.
• Расходы сгруппированы по статьям. В заголовке группы - название статьи и сумма. Расходы без статьи собраны в группе «Без статьи» в конце.
• В строке расхода: название, период, тип оплаты (если указан), сумма, кнопка «ожидается» или «выплачено», карандаш «Редактировать», корзина «Удалить» (только с правом «Вести расходы школы»).
• Период показан как «ежемесячно», «с 09.2026», «с 09.2026 по 12.2026» или датой.
• Если расходов нет: «Расходов пока нет - добавьте первый.». Если отбор ничего не нашёл: «Под фильтры ничего не подошло.».

Как работать с расходами - в разделе «Как вести расходы школы».

Абонементы

Справочник тарифов школы. Колонки: «Название», «Тип», «Занятий», «Срок, дней», «Цена», «Продано». Менять тарифы может сотрудник с правом «Управлять абонементами (тарифами)»; остальным вкладка открыта только для чтения.

Как создать тариф, что означает каждое поле и как снять тариф с продажи, рассказано в главе «Абонементы и оплаты».

Отчёты

Пункт меню «Отчёты». Нужно право «Смотреть сводку и отчёты». На одной странице собраны девять отчётов: про деньги, заявки, спортсменов и посещаемость.

Период и графики

• Вверху переключатель периода: «3 мес.», «6 мес.», «12 мес.», «24 мес.». Сначала выбрано 12 месяцев.
• Период - это последние столько календарных месяцев, включая текущий.
• По выбранному периоду считаются все отчёты, кроме двух: «Посещаемость групп» (всегда за 90 дней) и «Индивидуальные: оплата тренерам» (за один месяц).
• На графиках со столбиками под каждым столбиком стоит число. Большие числа сокращены: «12к» - двенадцать тысяч, «1,2м» - миллион двести тысяч. При наведении мышью видны точные значения. Над графиком - подписи цветов.
• Выгрузки отчётов в файл нет.

Оплата тренерам за индивидуальные

Блок «Индивидуальные: оплата тренерам» - таблица за один месяц. Справа переключатель из трёх последних месяцев, сначала выбран текущий.

Что в колонках:

• «Тренер».
• «Абонементов» - сколько индивидуальных абонементов этого тренера начинается в выбранном месяце. Считается по дате начала абонемента. Отменённые не считаются.
• «На сумму» - сумма цен этих абонементов. Это цена, а не оплаченные деньги.
• «Тренеру» - сумма долей тренера по этим абонементам. Процент доли задаётся в тарифе, сумму доли можно поправить при выдаче абонемента.
• «Проведено» - индивидуальные занятия тренера за месяц с отметкой «пришёл». Считаются занятия по всем неотменённым абонементам, в том числе начатым раньше.
• «Не пришли» - занятия с отметкой «не пришёл».
• «Переносов» - перенесённые занятия.

Если в месяце не было ни индивидуальных абонементов, ни индивидуальных занятий: «Индивидуальных абонементов в этом месяце не выдавали».

Пример. В тарифе «Индивидуальные» цена 10 000 ₽ и доля тренера 70 %. В октябре у тренера Смирновой начались три таких абонемента. В её строке: «Абонементов» - 3, «На сумму» - 30 000 ₽, «Тренеру» - 21 000 ₽.

Воронка заявок

Воронка показывает, сколько заявок дошло до каждого этапа.

• Строка под заголовком: «N заявок · дошли до зачисления X % · отказов M». Считаются заявки, заведённые за выбранный период.
• Ступени: «Обращение», «В работе», «На пробную», «Зачислен». У каждой - число и подпись «X % от прошлой».
• Воронка накопительная: в ступень входят все, кто дошёл до неё или дальше. В первую ступень входят все заявки периода, включая отказы. В следующие ступени заявка с отказом не входит, даже если до отказа ребёнок был на пробном.

Пример. За период пришло 40 заявок. Ступени: «Обращение» - 40, «В работе» - 30 (75 % от прошлой), «На пробную» - 20 (67 % от прошлой), «Зачислен» - 10 (50 % от прошлой). В строке сверху будет «дошли до зачисления 25 %». Самая большая потеря видна там, где процент «от прошлой» самый низкий.

Конверсия по месяцам

Подпись: «доля заявок, которые стали спортсменами». Линия по месяцам периода, читается так же, как график «Конверсия заявок» на сводке: точка месяца - какая доля заявок, заведённых в этом месяце, сейчас на этапе «Зачислен». Крупное число - значение последнего месяца или того, на который навели мышь; рядом подпись вида «6 из 20». Последний месяц обычно ниже прошлых: его заявки ещё в работе.

Заявки и зачисления

Подпись: «сколько пришло и сколько осталось». Два столбика на месяц: «заявки» - сколько заявок заведено в месяце, «зачислены» - сколько из них сейчас на этапе «Зачислен». Заявка считается в том месяце, когда её завели, а не когда зачислили.

Причины отказов

Подпись: «за выбранный период». До восьми самых частых причин с числом отказов. Считаются отказы по заявкам, заведённым за период: важна дата заявки, а не дата отказа. Строка «не указана» - отказы, сохранённые без причины. Если отказов не было: «Отказов не было.».

Чтобы отчёт был полезным, указывайте причину при каждом отказе. Как это сделать, рассказано в главе «Заявки и напоминания».

Деньги по месяцам

Подпись: «поступления и расходы школы». Два столбика на месяц:

• «поступило» - сумма операций «Оплата» с датой в этом месяце. Считается по дате операции, а не по периоду абонемента.
• «расходы» - план расходов месяца: ежемесячные расходы, чей период включает этот месяц, плюс разовые с датой в этом месяце. Это план, а не выплаченные деньги.

Как читать: если столбик «поступило» выше столбика «расходы», оплат за месяц пришло больше, чем запланировано расходов.

Приток и отток

Подпись: «новые спортсмены и уходы из групп». Два столбика на месяц:

• «пришли» - сколько карточек спортсменов создано в месяце;
• «ушли» - сколько выходов из групп было в месяце. Перевод спортсмена из группы в группу тоже считается выходом, поэтому в месяц переводов столбик «ушли» выше обычного.

Посещаемость групп

Подпись: «за 90 дней». Список действующих групп: число занятий и процент отметок «пришёл» от всех отметок. Значения 60 % и выше выделены цветом. Показано до 20 групп. Если занятий не было: «Занятий за период не было».

Откуда приходят

Подпись: «источники заявок и их отдача». В строке - источник, число заявок, процент зачисленных и их число. Показано до 10 источников. Строка «не указан» - заявки без источника. Если заявок не было: «Заявок за период не было».

Пример. Строка «Сайт · 30 заявок · 20 % · 6» значит: с сайта пришло 30 заявок, 6 из них зачислены.

Страница оплаты глазами родителя

Страница открывается по ссылке без входа в CRM. Ключом служит сама ссылка, поэтому отправляйте её только плательщику.

Что на странице сверху вниз:

• знак и название школы;
• надпись «Оплата занятий», крупно сумма, ниже назначение платежа и имя спортсмена;
• блок «Куда прислать чек» с подписью «Телефон или почта - пришлём подтверждение оплаты.», полем и кнопкой «ОК». После сохранения блок пропадает. Если введено не то, появится «Проверьте телефон или почту»;
• если у школы включён договор-оферта - строка «Оплачивая, вы принимаете условия договора-оферты школы.» со ссылкой на договор;
• кнопка «Оплатить через СБП» - на телефоне она открывает приложение банка;
• QR-код с подписью «Или отсканируйте камерой в приложении банка» - для оплаты, когда страница открыта на компьютере;
• строка «Ждём оплату - страница обновится сама». Страница сама проверяет оплату каждые несколько секунд, обновлять её не нужно;
• внизу - получатель платежа с ИНН и строка «Вопросы по оплате» с телефоном школы.

Сейчас это работает так: телефон или почта из блока «Куда прислать чек» сохраняются, но сообщение с чеком или подтверждением по ним CRM не отправляет. Подтверждением оплаты служит экран «Оплачено».

Если банк не выдал ссылку СБП (например, СБП в банке ещё не подключена), кнопка «Оплатить через СБП» и QR-код открывают платёжную страницу банка.

Чем заканчивается оплата:

• На экране «Оплачено» написано, например: «5 000 ₽ за занятия, Иванов Пётр. Спасибо!» и «Оплата уже отражена в лицевом счёте ребёнка в кабинете родителя.». Слова про кабинет показываются, только если у школы работает кабинет родителя.
• На экранах «Ссылка устарела» и «Оплата не прошла» написано, куда обратиться: «Напишите нам в WhatsApp или Telegram, пришлём новую ссылку» и телефон школы. Если телефон школы не указан: «Напишите администратору школы - пришлём новую ссылку.».
• На экране про недоступную оплату добавлено: «Если вы уже оплатили, ничего делать не нужно - страница обновится сама.».

Как оплата попадает в лицевой счёт

Когда банк подтвердил оплату, CRM делает всё сама:

1. В лицевом счёте спортсмена появляется операция «Оплата»: способ «Онлайн», комментарий «Онлайн-оплата (СБП)», дата - день зачисления.
2. Баланс пересчитывается. Оплата сначала закрывает самое старое незакрытое начисление, затем следующее. Если денег больше, чем долг, остаток остаётся на балансе как аванс.
3. Сотрудники с ролями «Администратор», «Кассир» и «Менеджер», у которых есть право «Видеть финансы и балансы», получают уведомление «Оплата онлайн …» с суммой и именем спортсмена. Нажатие открывает его карточку.
4. Родитель видит на странице оплаты «Оплачено». В кабинете родителя долг гаснет, а в блоке «Начисления и оплаты» появляется новая строка.

Правила:

• Каждая оплата зачисляется ровно один раз.
• Абонемент при этом сам не выдаётся и не продлевается. Почему так: оплата и абонемент - два разных действия. Оплата кладёт деньги на баланс, а абонемент создаёт начисление и даёт срок занятий. Если спортсмену нужен новый абонемент, выдайте его в карточке - он спишется с баланса.
• Оплата из кабинета родителя при включённом договоре-оферте записывается как принятие договора этим родителем.
• Неоплаченная ссылка после окончания срока помечается просроченной. Просроченные и несостоявшиеся счета старше 30 дней удаляются. На проведённые оплаты это не влияет.
• Комментарии к операциям видит родитель в своём кабинете. Не пишите в них служебные заметки.

Где увидеть онлайн-оплаты:

• в карточке спортсмена: вкладка «Финансы», блок «Операции по счёту»;
• в «Финансы → Оплаты» - строки со способом «Онлайн» и сумма «Онлайн» в строке итогов;
• на «Сводке» - в «Поступило сегодня», «Доход за месяц» и «Последние оплаты»;
• в «Настройки → Приём платежей», блок «Что уже принято».

Чтобы уведомление об оплате приходило и на телефон, включите уведомления на своём устройстве и оставьте отмеченной галочку «Обращения в чатах»: по ней приходят и оплаты. Без модуля Qonnect эта галочка называется «Оплаты» или «Оплаты и почта». Как включить уведомления, рассказано в главе «Начало работы».

Как считаются доход, расход и прибыль

Доход

«Доход за месяц» на сводке, «Доход факт» в «Финансах» и «поступило» в «Отчётах» - это одно и то же: сумма операций «Оплата» с датой в этом месяце.

• Доход считается по дате оплаты, а не по периоду абонемента. Пример: 28 сентября родитель оплатил 5 000 ₽ за октябрьский абонемент. Эти деньги войдут в доход сентября.
• Начисления и выданные абонементы в доход не входят. Выдали абонементы всей группе, а оплат ещё нет - доход не изменится, вырастут долги.
• Оплата, записанная тренером, входит в доход только после подтверждения и датой подтверждения.
• Оплата, проведённая прошлым числом, попадёт в тот месяц, которым она датирована.
• Онлайн-оплаты входят в общую сумму наравне с остальными.

Почему так: доход показывает деньги, которые школа уже получила, а не те, что ей должны.

Расход

Расход месяца - это план: ежемесячные расходы, чей период включает этот месяц, плюс разовые расходы с датой в этом месяце. «Выплачено» - сумма расходов, отмеченных выплаченными за месяц. «Осталось выплатить» - план минус выплаченное.

На «Сводке» и в «Финансы → Обзор» в «выплачено» идёт сумма, которую CRM запомнила в момент отметки. На вкладке «Расходы» берётся сегодняшняя сумма расхода. Если сумму расхода изменили после отметки, «выплачено» на этих экранах будет разным.

Прибыль

Прибыль - это доход минус весь план расходов месяца, включая ещё не выплаченные.

Пример. За октябрь оплат пришло на 300 000 ₽. В расходах на октябрь записано 220 000 ₽, из них выплаченными отмечено 150 000 ₽. На сводке: «Доход за месяц» - 300 000 ₽, «Расход за месяц» - 220 000 ₽ с подписью «выплачено 150 000 ₽», «Прибыль» - 80 000 ₽, «Осталось выплатить» - 70 000 ₽.

Почему так: прибыль показывает итог месяца с учётом расходов, которые ещё предстоит оплатить. Иначе в начале месяца, пока зарплаты и аренда не выплачены, она выглядела бы завышенной.

Должники на разных экранах

Число должников на разных экранах может отличаться. Это не ошибка: у каждого экрана своя задача и своё правило.

То же с абонементами: плитка «Абонементы кончаются» на сводке считает абонементы на 7 дней вперёд, вкладка «Абонемент кончается» в «Напоминаниях» - на 5 дней, а отбор «Заканчивается» в списке спортсменов - на 3 дня.

Онлайн-оплата и QR школы

Это два разных способа, их часто путают.

Про QR по реквизитам подробно рассказано в главе «Абонементы и оплаты».

Если модуль выключен

Модули включает и выключает администратор в «Настройки → Модули». Данные при выключении сохраняются и возвращаются, когда модуль включат снова.

Аналитика

• Пропадают пункт меню «Отчёты» и вкладка «Расходы». По прямой ссылке открывается страница с надписью «Отчёты выключены» или «Расходы выключены».
• На сводке нет плиток «Расход за месяц» и «Прибыль», строки «Осталось выплатить» и ссылок «все отчёты».
• В «Финансы → Обзор» остаются «Доход факт», блок «Должники» на всю ширину и «Последние оплаты».
• Записанные расходы, статьи и отметки «выплачено» сохраняются.
• Доля тренера в индивидуальном абонементе по-прежнему считается и видна в карточке спортсмена. Нет только сводной таблицы по тренерам.

Онлайн-оплата

• Пропадают кнопка «Ссылка на оплату» в карточке спортсмена, кнопка «Оплатить» и блок «Как оплачивать» в кабинете родителя, слова про оплату онлайн на открытой странице об услугах, вкладка «Приём платежей» в настройках. По прямой ссылке открывается страница с надписью «Приём платежей выключен».
• Уже начатые оплаты доходят до лицевого счёта. Оплаченная ссылка показывает «Оплачено», неоплаченная - «Онлайн-оплата сейчас недоступна. Обратитесь к администратору.».
• От модуля не зависят: QR по реквизитам школы, оплаты от тренеров, способ «Онлайн» при ручном вводе оплаты, уже проведённые операции, настройки банка и история счетов.
• Снятый флажок «Принимать оплату онлайн» действует иначе, чем выключенный модуль: уже начатые оплаты при нём не зачисляются. Подробности - в разделе «Как подключить онлайн-оплату».

Частые вопросы

Почему доход за месяц меньше суммы выданных абонементов

Доход - это принятые оплаты, а не начисления. Абонемент создаёт долг, а в доход попадают только деньги, которые уже пришли. Разница видна на плитке «Должников».

Почему прибыль отрицательная, хотя расходы ещё не платили

Прибыль считается от всего плана расходов месяца, а не от выплаченного. В начале месяца оплат ещё мало, а план расходов уже стоит целиком.

Почему число должников на сводке и в напоминаниях разное

Правила разные. Сводка считает всех, кроме архивных, с любым отрицательным балансом. «Напоминания» берут только статусы «Занимается» и «Пробное» с долгом от 100 ₽.

Нажал на плитку про абонементы, а открылись тарифы

Сейчас плитка «Абонементы кончаются» ведёт в справочник тарифов. Список людей откройте в «Напоминаниях» на вкладке «Абонемент кончается».

Почему тренер не видит сводку

Так задумано: на сводке деньги и долги школы. Главная страница тренера - «Журнал». Если тренеру сводка нужна, администратор может выдать ему право «Смотреть сводку и отчёты».

Почему конверсия за текущий месяц ниже прошлых

Заявки этого месяца ещё в работе. Когда они дойдут до этапа «Зачислен», значение вырастет.

Родитель оплатил онлайн, а абонемента нет

Онлайн-оплата пополняет баланс: закрывает долг или остаётся авансом. Абонемент выдаётся отдельно кнопкой «Выдать абонемент» в карточке спортсмена и списывается с баланса.

Родитель перевёл по QR школы, а оплаты в CRM нет

О переводе по реквизитам банк CRM не сообщает. Проверьте поступление по выписке и проведите оплату вручную. Сама зачисляется только онлайн-оплата по ссылке или из кабинета родителя.

В карточке нет кнопки для ссылки на оплату

Причин три: модуль «Онлайн-оплата» выключен, в «Настройки → Приём платежей» не отмечен флажок «Принимать оплату онлайн» или не заполнены логин и пароль банка, либо у вас нет права «Принимать оплаты и выдавать абонементы».

Родитель пишет, что ссылка устарела

Ссылка действует ограниченное время - столько минут, сколько указано в настройке «Ссылка живёт, минут». Откройте карточку спортсмена и получите новую ссылку.

Можно ли вернуть онлайн-оплату

Кнопки возврата в CRM нет. Деньги родителю возвращают через банк, а запись в лицевом счёте исправляет или удаляет сотрудник с правом «Сторнировать операции».

Можно ли распечатать или выгрузить отчёт

Выгрузки из «Финансов» и «Отчётов» нет, отдельных печатных форм по деньгам (квитанция, акт, счёт) тоже нет. Все операции одним файлом выгружаются в «Кассе» кнопкой «Операции в таблицу», должники - в «Напоминаниях» кнопкой «Должники в таблицу».