Спортсмены и клиенты

В этой главе - всё о людях в базе вашей школы: как завести спортсмена и его родителя, найти нужную карточку, поменять группу или статус, дать родителю вход в личный кабинет и выгрузить список в таблицу. Глава нужна администратору и менеджеру, которые ведут базу, кассиру, который работает с оплатами из карточки, и тренеру, который смотрит своих спортсменов.

Сначала идут задачи по шагам, затем справка по экранам и правилам, в конце - частые вопросы.

Спортсмен и клиент

В CRM два вида карточек.

• Спортсмен - тот, кто занимается. В его карточке анкета, группы, абонементы, лицевой счёт с балансом и посещения.
• Клиент - тот, кто приводит спортсмена и платит: родитель, опекун или сам взрослый спортсмен. В его карточке контакты, список его спортсменов, переписка, звонки и вход в кабинет родителя.

Как они связаны:

• Один клиент может быть связан с несколькими спортсменами - например, у мамы в школе занимаются и сын, и дочь.
• У одного спортсмена может быть несколько клиентов - например, мама и папа.
• У каждой связи есть отметка «плательщик». Плательщику адресуются напоминания о долге, на него записывается согласие с офертой при оплате.
• Деньги ведутся по спортсмену: баланс, начисления и оплаты лежат в его карточке. Баланс клиента - это сумма балансов его спортсменов.

Пример. Иванова Мария привела в школу сына Петра и дочь Анну. В базе будет одна карточка клиента и две карточки спортсменов. У Петра долг 5 000 ₽, у Анны баланс 0 ₽ - в карточке мамы будет показан долг 5 000 ₽.

Кто что может делать

Что вы видите в разделах «Спортсмены» и «Клиенты», зависит от ваших прав. Права раздаёт администратор школы: для роли целиком - в «Настройки → Роли», для одного человека - в «Настройки → Сотрудники». Поэтому в вашей школе набор может отличаться от стандартного. Подробнее - в главе «Настройки школы».

Кнопка «Вход в кабинет» в карточке клиента требует сразу двух прав: «Добавлять и редактировать спортсменов» и «Видеть финансы и балансы».

Что получается по умолчанию:

• Администратор видит и может всё.
• Менеджер - всё, кроме перевода в архив и обратно и правки операций по счёту.
• Кассир видит списки и карточки с балансами и вкладку «Финансы», принимает оплаты и выдаёт абонементы. Анкету, клиентов и группы он не правит, новые карточки не создаёт, кнопки «Вход в кабинет» у него нет.
• Тренер видит списки и карточки без денег: у него нет колонки «Баланс», вкладки «Должники», плитки баланса, вкладки «Финансы» и кнопки «QR на оплату». Кнопки «Выдать абонемент», «Принять оплату», «Начислить» и «Ссылка на оплату» у него есть, и в формах «Новый абонемент» и «Приём оплаты» ему показана строка «Сейчас: …» с текущим балансом спортсмена. После входа тренер попадает в «Тренерскую» - о ней глава «Тренеру: Тренерская и программы».

Если права «Видеть спортсменов» нет, пунктов «Спортсмены» и «Клиенты» в меню не будет.

Как добавить спортсмена

Нужно право «Добавлять и редактировать спортсменов» (по умолчанию - администратор и менеджер).

1. Откройте «Спортсмены» и нажмите «Добавить спортсмена». Откроется форма «Новый спортсмен».
2. В блоке «Спортсмен» заполните поля «Фамилия» и «Имя» (на экране они помечены звёздочкой) - без них карточка не сохранится. «Отчество» и «Дата рождения» - по возможности: по дате рождения CRM считает возраст.
3. В поле «Пол» выберите «Мужской» или «Женский». Выбрать нужно обязательно.
4. Поле «Статус» оставьте «Пробное», если человек пришёл на пробное занятие. Другие варианты: «Занимается», «Лид», «Заморозка». Что значит каждый - в разделе «Статусы спортсмена».
5. В поле «Группа» выберите группу или оставьте «- без группы -». Поле видно только с правом «Зачислять и отчислять спортсменов».
6. По желанию заполните «Скидка, %», «Источник» (откуда узнали о школе: сайт, соцсети, знакомые), «Телефон спортсмена» и «E-mail спортсмена».
7. В блоке «Клиент / представитель» укажите родителя: «Ф.И.О.», «Телефон», «E-mail». Напоминания о долге и абонементе CRM адресует клиенту, а не на телефон спортсмена, поэтому телефон родителя вносите здесь. Если спортсмен взрослый и платит сам - поставьте галочку «Спортсмен и клиент - одно лицо» (см. «Как завести взрослого спортсмена»).
8. В блоке «Документы (необязательно)» можно сразу внести «Мед. допуск до», «Страховка до» и «№ договора». Ниже - поле «Заметка».
9. Нажмите «Создать спортсмена». Откроется карточка нового спортсмена. Кнопка «Отмена» возвращает в список без сохранения.

Пример. На пробное пришёл Иванов Пётр, 9 лет, с мамой. Вы вносите фамилию, имя, дату рождения и пол, статус оставляете «Пробное», выбираете группу, в блоке клиента пишете «Иванова Мария» и её телефон. После сохранения Пётр сразу появится в журнале своей группы.

Проверка на дубли

Когда заполнены фамилия и имя (не меньше двух букв в каждом) и вы перешли в следующее поле, CRM ищет в базе похожих людей и пишет «проверяю, нет ли такого спортсмена…». Если похожие нашлись, появится блок «похожие уже есть»: до пяти строк с Ф.И.О. и телефоном, каждая открывает карточку.

Похожими считаются спортсмены с той же фамилией и именем или с тем же телефоном (своим или телефоном клиента). Фамилия и имя сравниваются с учётом заглавных букв - пишите их с заглавной. Телефон для сверки берётся из поля «Телефон» блока «Клиент / представитель», а при галочке «Спортсмен и клиент - одно лицо» - из поля «Телефон спортсмена». Откройте строку и убедитесь, что это другой человек. Проверка только предупреждает: создать вторую карточку она не запретит.

Что произойдёт после сохранения

• Если вы указали Ф.И.О. или телефон клиента, появится новая карточка клиента, связанная со спортсменом как плательщик. Указан только телефон - клиент получит фамилию и имя спортсмена. Телефон клиента не указан - возьмётся телефон спортсмена.
• Если выбрана группа, спортсмен зачислен в неё с сегодняшнего дня.
• Телефоны приводятся к единому виду: номер, набранный с восьмёрки или без кода страны, сохранится с семёркой в начале.
• Дата договора в этой форме не задаётся - её вносят позже в анкете.

Если карточка не сохраняется

Как принять спортсмена из заявки

Если человек сначала оставил заявку, заново вносить его не нужно. Нужны права «Работать с заявками» и «Добавлять и редактировать спортсменов» (по умолчанию - администратор и менеджер).

1. Откройте карточку заявки и в блоке «Зачисление» нажмите «Сделать спортсменом».
2. Проверьте «ФИО спортсмена» и «Дата рождения», выберите «Пол». Если у вас есть право зачислять в группы, выберите «Группа» или оставьте «Позже».
3. Нажмите «Зачислить». Откроется карточка спортсмена со статусом «Пробное», а заявка перейдёт в «Зачислен».
4. Дозаполните анкету: мед. допуск, страховку, договор.
5. Выдайте абонемент и поменяйте статус на «Занимается».

Клиентом и плательщиком станет тот, кто оставил заявку. Телефон, почта, источник и комментарий перенесутся из заявки, отметка о посещённом пробном занятии перейдёт в посещения.

Спортсмен может появиться и из раздела «Чаты» - когда диалог привязывают к новому спортсмену. Подробнее - в главах «Заявки и напоминания» и «Чаты, звонки и почта».

Как добавить второго спортсмена родителю

Родитель уже есть в базе, а заниматься приходит ещё один спортсмен из той же семьи. Чтобы родитель не появился в клиентах дважды, действуйте так.

1. Нажмите «Добавить спортсмена» и заполните данные нового спортсмена. Поля блока «Клиент / представитель» оставьте пустыми. Нажмите «Создать спортсмена».
2. Откройте «Клиенты», найдите родителя и откройте его карточку.
3. В блоке «Спортсмены» нажмите «привязать», выберите нового спортсмена в списке «Кого привязать» и нажмите «Привязать».
4. Нажмите звезду в строке этого спортсмена - родитель станет его плательщиком.

После этого родитель увидит в личном кабинете обоих спортсменов, а баланс в его карточке будет суммой по обоим.

Как завести взрослого спортсмена

Взрослый занимается и платит сам - ему нужны обе карточки, спортсмена и клиента. Есть два способа.

Через форму спортсмена:

1. Нажмите «Добавить спортсмена» и укажите дату рождения. Спортсмену должно быть 18 лет или больше.
2. Поставьте галочку «Спортсмен и клиент - одно лицо». Поля клиента сменятся пояснением «Клиентом станет сам спортсмен: его Ф.И.О., телефон и почта.»
3. Заполните «Телефон спортсмена» и «E-mail спортсмена» и нажмите «Создать спортсмена».

Через список клиентов:

1. Откройте «Клиенты» и нажмите «Клиент».
2. Заполните «ФИО» и «Телефон», поставьте галочку «Клиент занимается сам - завести и карточку спортсмена» и нажмите «Сохранить».
3. Откройте появившуюся карточку спортсмена и дозаполните пол, дату рождения и группу. Статус у него уже «Занимается».

Во втором способе пишите ФИО в порядке «фамилия имя отчество»: первое слово станет фамилией спортсмена, второе - именем, остальное - отчеством.

Галочка «Спортсмен и клиент - одно лицо» неактивна, пока не указана дата рождения или если спортсмену меньше 18 лет: за несовершеннолетнего платит и подписывает договор представитель. В списке клиентов возраст не проверяется.

Как найти спортсмена

Общая строка поиска

В разделе «Спортсмены» наберите запрос в поле «Спортсмен, клиент, телефон» и нажмите Enter. Чтобы снять поиск, сотрите текст и снова нажмите Enter.

• Слова ищутся в Ф.И.О. спортсмена и в Ф.И.О. его клиента. Порядок слов и заглавные буквы не важны: «иванов пётр» и «Пётр Иванов» найдут одного и того же человека.
• Если введены только цифры (не меньше трёх), CRM ищет по телефону: цифры могут стоять в любом месте номера.

Точный поиск

Щёлкните в поле поиска или по значку в его правом углу - откроется панель «Точный поиск».

1. Заполните нужные поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество» (ищут по началу слова), «Телефон» (цифры в любом месте номера спортсмена или его клиента), «Возраст от» и «до» (полных лет).
2. Нажмите «Найти».
3. Чтобы снять условия, нажмите «сбросить» в панели. Пока точный поиск действует, рамка поля поиска подсвечена.

Спортсмены без даты рождения в отбор по возрасту не попадают.

Поиск по телефону родителя

Общая строка ищет по номеру спортсмена, а по номеру клиента - только когда своего номера у спортсмена нет. Поэтому надёжнее искать по номеру родителя через поле «Телефон» в точном поиске: оно смотрит оба номера. Номер вводите без «8» и «+7» в начале - достаточно нескольких цифр из середины или конца.

Второй путь - раздел «Клиенты»: введите в строку поиска последние цифры номера (не меньше четырёх) и откройте карточку родителя - его спортсмены перечислены в блоке «Спортсмены».

Как изменить анкету

Нужно право «Добавлять и редактировать спортсменов» (по умолчанию - администратор и менеджер).

1. Откройте карточку спортсмена. На вкладке «Общее» в блоке «Анкета» нажмите карандаш «Редактировать».
2. В форме «Анкета спортсмена» поправьте нужное: фамилию, имя, отчество, дату рождения, пол, статус, телефон, почту, скидку, даты мед. допуска и страховки, источник, номер и дату договора, заметку.
3. Нажмите «Сохранить». Форма закроется, данные в карточке обновятся.

Что стоит знать:

• «Фамилия» и «Имя» обязательны.
• Статус «Архив» есть в списке только у сотрудника с правом «Удалять и архивировать».
• В поле «Скидка, %» остаются только цифры. Пустое поле - скидки нет. Скидка из анкеты сама подставляется при выдаче абонемента.
• Телефон в анкете сохраняется так, как вы его ввели. Надёжнее писать цифрами подряд, начиная с семёрки, например 79000000000.
• Если карточку создавали из списка клиентов или из чата, пол в ней не был указан, и в анкете показан «Мужской». Проверьте и поправьте.
• Правки анкеты в журнал изменений не записываются.

Как перевести в другую группу

Нужно право «Зачислять и отчислять спортсменов» (по умолчанию - администратор и менеджер).

1. Откройте карточку спортсмена, вкладка «Общее», блок «Группы». Нажмите карандаш «Изменить группы».
2. Выберите действие:
   • перевод - нажмите значок «Перевести в другую группу» у нужной группы и выберите новую в списке «Перевести в группу…»;
   • вторая группа - нажмите «Добавить группу» и выберите её в списке «Добавить в группу…»;
   • убрать из группы - нажмите крестик «Убрать из группы» и подтвердите.
3. Нажмите крестик «Готово», чтобы выйти из правки.

Выбор в списке срабатывает сразу, отдельной кнопки сохранения нет. При переводе прежняя группа закрывается сегодняшним числом и остаётся в истории с пометкой «до …», в новую спортсмен зачислен с сегодняшнего дня. С этого же дня он в журнале новой группы. Спортсмен может состоять в нескольких группах сразу.

Возможные сообщения: «Нет прав», «Выберите группу», «Группа закрыта» (группа в архиве), «Не сохранилось». О самих группах - глава «Группы и расписание».

Как добавить родителя и сменить плательщика

Нужно право «Добавлять и редактировать спортсменов» (по умолчанию - администратор и менеджер).

Если второго родителя ещё нет в базе:

1. В карточке спортсмена на вкладке «Общее» в блоке «Клиенты» нажмите «добавить».
2. Заполните «Ф.И.О.» (обязательно), «Телефон», при необходимости «Доп. телефоны», «E-mail» и «Заметка».
3. Нажмите «Сохранить». Появится новая карточка клиента, связанная со спортсменом.

Если он уже есть в «Клиентах»:

1. Откройте его карточку в разделе «Клиенты».
2. В блоке «Спортсмены» нажмите «привязать», выберите спортсмена и нажмите «Привязать».

Чтобы поменять плательщика:

1. Откройте карточку того клиента, кто теперь платит.
2. В блоке «Спортсмены» нажмите звезду в строке спортсмена. Закрашенная звезда означает «Плательщик». У других клиентов этого спортсмена отметка снимется.

Чтобы убрать лишнюю связь, нажмите корзину «Отвязать от спортсмена» в блоке «Клиенты» карточки спортсмена или крестик «Отвязать» в карточке клиента.

Карандаш «Редактировать» рядом с клиентом в карточке спортсмена правит общую карточку клиента: изменения увидят все его спортсмены.

Как выдать абонемент и принять оплату

Нужно право «Принимать оплаты и выдавать абонементы» (по умолчанию - администратор, менеджер, кассир и тренер). Под шапкой карточки спортсмена три кнопки. Каждая открывает форму над вкладками.

• «Выдать абонемент» - форма «Новый абонемент»: тариф, даты, стоимость, скидка и необязательный блок «Оплата сразу» с полем «Внесено, ₽». Кнопка «Выдать».
• «Принять оплату» - форма «Приём оплаты»: сумма, способ оплаты, дата, комментарий. Кнопка «Провести оплату».
• «Начислить» - форма «Начисление» для всего, что не абонемент: форма, выезд на турнир, индивидуальное занятие. Кнопка «Начислить».

Главные правила:

• Оплата - это деньги на балансе спортсмена. Абонемент выдаётся отдельно и списывается с баланса. Поэтому после «Провести оплату» CRM подсказывает «Оплата проведена.» и предлагает кнопку «Выдать абонемент».
• Не вносите одни и те же деньги дважды. Если оплату уже провели кнопкой «Принять оплату», при выдаче абонемента поле «Внесено, ₽» оставьте пустым. CRM напомнит об этом вопросом, если сегодня по спортсмену уже была оплата.
• Если «Действует до» не заполнено, срок считается по тарифу: дата начала плюс срок тарифа в днях минус один день. Пример: абонемент на 30 дней с 12 октября действует по 10 ноября включительно.
• Выдача абонемента не меняет статус спортсмена. «Пробное» останется «Пробным», пока вы не поменяете статус в анкете.
• Если у спортсмена есть заявка, которая ещё не закрыта или стоит в «Отказе», после выдачи абонемента она сама перейдёт в «Зачислен» (кроме тарифа разового посещения).

У сотрудника без права «Видеть финансы и балансы» вкладки «Финансы» нет: под формой у него пусто, а после закрытия формы нужную вкладку надо выбрать заново.

Все поля этих форм, заморозка абонемента и правка операций описаны в главе «Абонементы и оплаты».

Как дать родителю вход в кабинет

Нужны два права сразу: «Добавлять и редактировать спортсменов» и «Видеть финансы и балансы» (по умолчанию оба есть у администратора и менеджера). Второе нужно потому, что в кабинете родитель видит баланс спортсмена.

1. Откройте «Клиенты», найдите родителя и откройте его карточку.
2. Проверьте телефон в шапке и блок «Спортсмены»: к карточке должны быть привязаны все его спортсмены. В кабинете родитель видит только привязанных.
3. Нажмите «Вход в кабинет». Откроется окно со ссылкой и QR-кодом.
4. Передайте ссылку родителю любым способом:
   • «В WhatsApp» - откроется WhatsApp с готовым текстом и номером клиента, если он указан в карточке; отправить сообщение нужно самому;
   • «Копировать» - ссылка попадёт в буфер обмена, вставьте её в любой мессенджер;
   • QR-код с подписью «Или пусть отсканирует в зале» - родитель наводит камеру телефона на ваш экран.
5. Предупредите родителя: ссылка личная, действует 7 дней и на один вход.

Правила:

• Ссылка перестаёт действовать, когда родитель на странице входа нажал кнопку. Предпросмотр ссылки в мессенджере её не расходует. По использованной или просроченной ссылке родитель увидит «Ссылка больше не действует» и просьбу запросить новую в школе.
• После входа родитель остаётся в кабинете на своём устройстве: вход действует полгода и продлевается каждый раз, когда родитель заходит в кабинет.
• Без ссылки родитель входит сам по номеру телефона. Номер должен совпадать с полем «Телефон» или «Второй телефон» в карточке клиента.
• Каждая выдача ссылки записывается в «Настройки → Журнал изменений».
• Пока карточка открыта, повторное нажатие кнопки показывает ту же ссылку. Новая ссылка создаётся после обновления страницы.

Возможные сообщения рядом с кнопкой: «Недостаточно прав», «Клиент не найден», «Ссылку выдать нельзя: модуль «Кабинет родителя» выключен», «Не получилось».

Что родитель видит в кабинете и как он там платит - в главе «Родителю: личный кабинет».

Как отправить ссылку на оплату

Нужно право «Принимать оплаты и выдавать абонементы» (по умолчанию - администратор, менеджер, кассир и тренер). По ссылке родитель платит через СБП, и оплата сама появляется в лицевом счёте спортсмена.

1. В шапке карточки спортсмена нажмите «Ссылка на оплату». Откроется окно «Оплата онлайн».
2. Проверьте поле «Сумма, ₽». Если у спортсмена долг, он уже подставлен, ниже подсказка «Долг: …». Без долга поле пустое - введите сумму.
3. Нажмите «Получить ссылку».
4. Нажмите «Копировать» или «Отправить». «Отправить» открывает WhatsApp с готовым текстом, получателя вы выбираете сами.

После оплаты и подтверждения банка сумма сама появится в операциях спортсмена, а администраторам, менеджерам и кассирам с правом «Видеть финансы и балансы» придёт уведомление.

Правила:

• Если по спортсмену уже есть неоплаченный действующий счёт на ту же сумму, вы получите ту же ссылку.
• Срок жизни счёта задаётся в настройках приёма платежей. Если он не задан - 60 минут.
• Сейчас окно показывает уже полученную ссылку, пока страница не обновлена. Для ссылки на другую сумму обновите страницу.

Возможные сообщения: «Укажите сумму», «Недостаточно прав», «Онлайн-оплата сейчас недоступна», «Приём платежей не настроен: нужны логин и пароль от банка», «Сумма больше лимита СБП (1 000 000 ₽)», «Спортсмен не найден», «Не получилось» или текст ошибки от банка.

Как подключить приём платежей - в главе «Финансы, отчёты и онлайн-оплата».

Как получить оплату по QR

Кнопка «QR на оплату» в шапке карточки спортсмена видна сотруднику с правом «Видеть финансы и балансы» (по умолчанию - администратор, менеджер и кассир), если в настройках школы заполнены реквизиты: получатель, расчётный счёт и БИК. От модуля «Онлайн-оплата» она не зависит.

1. Нажмите «QR на оплату». В окне «Оплата по QR» будут QR-код, сумма (текущий долг или «сумма по желанию», если долга нет) и назначение платежа - например, «Оплата за занятия, Иванов Пётр».
2. Покажите код родителю, либо нажмите «Скачать» и отправьте картинку, либо нажмите «Распечатать» - откроется печать браузера для всей открытой страницы вместе с окном. Если на бумаге нужен только код, скачайте картинку и распечатайте её.
3. Родитель наводит камеру в приложении своего банка - сумма и назначение подставятся сами.
4. Когда деньги пришли на расчётный счёт школы, проведите оплату в карточке кнопкой «Принять оплату».

Если спортсмен перестал ходить

Временно не ходит

1. В карточке нажмите карандаш в блоке «Анкета».
2. В поле «Статус» выберите «Заморозка» и нажмите «Сохранить».

Спортсмен пропадёт из журнала и напоминаний, но останется в составе группы. Если нужно сберечь оплаченные дни, отдельно заморозьте абонемент: вкладка «Финансы», кнопка «заморозить» у действующего абонемента. Сама по дате заморозка абонемента не снимается - когда спортсмен вернётся, нажмите «возобновить».

Пока спортсмен числится в группе и дата занятия попадает в срок его абонемента (в том числе замороженного), при закрытии занятия ему ставится пропуск - статус «Заморозка» этого не отменяет. Чтобы пропуски не копились, на время перерыва уберите спортсмена из группы в блоке «Группы».

Ушёл совсем

Нужно право «Удалять и архивировать» (по умолчанию только у администратора).

1. На вкладке «Финансы» проверьте, нет ли долга или переплаты.
2. В блоке «Группы» уберите спортсмена из всех групп. Архив сам из групп не отчисляет.
3. В анкете выберите статус «Архив» и нажмите «Сохранить».

Вернулся

1. Откройте «Спортсмены», вкладка «Архив», и найдите карточку.
2. В анкете поменяйте статус на «Занимается» или «Пробное».
3. Добавьте спортсмена в группу и выдайте абонемент.

Вся история - оплаты, абонементы, посещения, связи с клиентами - в архиве сохраняется.

Как работать с должниками

Нужно право «Видеть финансы и балансы» (по умолчанию - администратор, менеджер и кассир).

1. Откройте «Спортсмены» и перейдите на вкладку «Должники» (или нажмите плитку «Должников» на сводке).
2. Щёлкните по заголовку колонки «Баланс» - список выстроится по размеру долга.
3. Откройте карточку. На вкладке «Финансы» в блоке «Чем закрыты начисления» видно, за что именно долг.
4. Свяжитесь с родителем: кнопка «Позвонить» или вкладка «Общение».
5. Получите оплату: отправьте «Ссылку на оплату», покажите «QR на оплату» или примите деньги и нажмите «Принять оплату».

Список должников для таблицы выгружается в разделе «Напоминания» кнопкой «Должники в таблицу». Сам раздел «Напоминания» открыт сотрудникам с правом «Отвечать в чатах» или «Звонить клиентам» (по умолчанию - администратор и менеджер). Напоминания о долге описаны в главе «Заявки и напоминания».

Как обновить медицинские допуски

Править анкету может сотрудник с правом «Добавлять и редактировать спортсменов» (по умолчанию - администратор и менеджер).

1. На сводке (на компьютере) нажмите плитку «Мед. допуск истёк». Откроется список занимающихся и пробных, у кого допуск не указан или просрочен. Другой путь: в «Спортсменах» нажмите «Колонки», включите «Мед. допуск» и щёлкните по заголовку этой колонки для сортировки.
2. Откройте карточку, нажмите карандаш в анкете, заполните «Мед. допуск до» и нажмите «Сохранить».

Для страховки готового отбора нет: плитка «Страховка истекла» открывает общий список. Включите колонку «Страховка» и отсортируйте по ней - просроченные даты выделены.

Как выгрузить и распечатать списки

1. Таблица по всей школе: откройте «Спортсмены», выберите нужную вкладку и нажмите «Выгрузить». Скачается файл таблицы «спортсмены» с датой в названии, он открывается в Excel.
2. Таблица по одной группе: откройте «Расписание», щёлкните по названию группы и в открывшемся списке нажмите «Выгрузить».
3. Бумажный список или табель: откройте карточку группы, нажмите «Список группы» или «Табель за месяц», затем «Печать».

Что попадёт в файл спортсменов:

• учитываются вкладка (или фильтр колонки «Статус» - он главнее вкладки), отбор по группе, если вы пришли из расписания, и текст общей строки поиска;
• не учитываются точный поиск, остальные фильтры колонок, набор колонок, сортировка и страницы - выгружаются все подходящие спортсмены по алфавиту;
• архивные спортсмены попадают в файл, только если выбран статус «Архив»;
• на вкладке «Должники» и при отборе «Мед. допуск истёк» файл получается пустым - как выгрузить эти списки, сказано в разделе «Выгрузки в таблицу».

Поэтому строк в файле может быть больше, чем на экране. Подробности - в разделах «Выгрузки в таблицу» и «Печатные формы».

Список спортсменов

Раздел «Спортсмены» в меню. Сверху вниз: заголовок и кнопка «Выгрузить», вкладки, поле поиска, кнопки «Колонки» и «Добавить спортсмена», строка «Найдено: N», таблица, внизу - переход по страницам.

Вкладки

Переключение вкладки не сбрасывает поиск, фильтры колонок, набор колонок и номер страницы.

Колонки

Кнопка «Колонки» открывает панель «Отображаемые поля»: каждая колонка включается и выключается нажатием. Набор колонок не запоминается - когда вы снова откроете раздел из меню, вернётся стандартный набор. Зато настроенный список можно сохранить в закладки браузера или переслать коллеге ссылкой.

Пояснения к таблице:

• Колонка «Баланс» есть только у сотрудников с правом «Видеть финансы и балансы».
• «Пробное» - дата, назначенная в заявке. У спортсмена со статусом «Пробное» без заявки - день первого посещения.
• «Осталось» считается по последнему выданному абонементу. Если осталось 7 дней и меньше, значение выделено. Для абонементов с числом занятий добавляется «N зан.» - сейчас это число занятий по тарифу, от посещений оно не уменьшается.
• Если у спортсмена несколько групп или несколько клиентов, в строке показана одна группа и один представитель. Остальные видны в карточке. Фильтр по группе находит спортсмена по любой из его групп.
• На компьютере ширину колонки можно менять, потянув за границу заголовка. Ширина запоминается в вашем браузере, двойной щелчок по границе возвращает её к исходной.

Что значит точка в колонке Абонемент

CRM проверяет условия сверху вниз и показывает первое подошедшее.

Красную точку с долгом видят только сотрудники с правом «Видеть финансы и балансы». Для остальных должник выглядит как обычный спортсмен с действующим абонементом. Те же цвета точек используются в журнале - см. главу «Журнал посещений».

В фильтре этой колонки состояния названы так: «Нет абонемента», «Истёк», «Заморожен», «Долг», «Заканчивается», «Действует», «Пробное». Значение «Долг» есть в фильтре только у сотрудников с правом «Видеть финансы и балансы».

Фильтры под заголовками

Под названием каждой колонки есть поле фильтра. Вид поля зависит от колонки.

• Список - выберите значение. Строка «- все -» снимает фильтр. В списках группы, тренера, зала, тарифа и скидки показывается до 60 значений.
• Текст - наберите часть слова и нажмите Enter или щёлкните в другом месте.
• Число - можно писать знак сравнения: «<0», «>=10», «=5» или одно число (значит «равно»). Баланс пишется в рублях. Пример: «<0» в колонке «Баланс» покажет всех с долгом.
• День (колонка «Пробное») - кнопка с календарём, крестик сбрасывает.

Ссылка «сбросить фильтры (N)» над таблицей снимает все фильтры колонок разом. Поиск, вкладку и отбор по группе она не трогает.

Сейчас текстовые фильтры работают с двумя особенностями:

• они различают заглавные и строчные русские буквы - пишите фамилию так, как в карточке, с заглавной;
• в колонках с датами («Дата рождения», «Абонемент до», «Осталось», «Мед. допуск», «Страховка», «Последнее посещение», «Создан») дату нужно писать в виде год-месяц-день или её частью, например 2026-10 для октября 2026 года.

Общая строка поиска и точный поиск заглавные и строчные буквы не различают.

Сортировка и страницы

• По умолчанию сверху идут спортсмены со статусом «Занимается», затем «Пробное», «Заморозка», «Лид»; внутри статуса - по фамилии и имени.
• Щелчок по названию колонки сортирует по возрастанию (стрелка вверх), повторный - по убыванию (стрелка вниз).
• Вернуть порядок по умолчанию можно, заново открыв раздел из меню.
• «Осталось» сортируется по дате окончания абонемента.
• Внизу списка - «Показывать по»: 25, 50, 100, 200 или 500 строк (по умолчанию 50), номера страниц и стрелки.

Откуда ещё открывается список

• Со сводки: плитки «Занимаются», «Пробные», «Заморозка» ведут на одноимённые вкладки, «Должников» и ссылка «все должники →» - на вкладку «Должники». Плитка «Мед. допуск истёк» открывает особый отбор, при нём ни одна вкладка не подсвечена.
• Из расписания: щелчок по названию группы открывает спортсменов этой группы. Этот отбор на экране никак не обозначен и ссылкой «сбросить фильтры» не снимается. Чтобы убрать его, откройте «Спортсмены» из меню.
• Из раздела «Финансы»: ссылка на всех должников открывает вкладку «Должники» с колонками Ф.И.О., статус, представитель, телефон, баланс, группа.

Карточка спортсмена

Открывается щелчком по Ф.И.О. в списке, а также из карточки клиента, карточки группы, журнала, заявки и уведомлений.

Шапка и кнопки

Вверху - фамилия, имя и отчество. Справа, в зависимости от прав и модулей:

• «Позвонить» - если подключён модуль «Телефония» и есть номер (спортсмена, а если его нет - первого клиента). Кнопку видят все, но звонок пройдёт только с правом «Звонить клиентам». После нажатия сначала ответьте на своём телефоне - CRM подскажет: «Звоним: сначала ответьте на своём телефоне». Если у вас не задан внутренний номер, появится просьба указать его в разделе «Сотрудники».
• «QR на оплату» и «Ссылка на оплату» - см. задачи выше.
• Плитка «Баланс». При отрицательном балансе она закрашена и называется «Долг». Видна с правом «Видеть финансы и балансы».

Ниже - кнопки «Выдать абонемент», «Принять оплату», «Начислить» (с правом «Принимать оплаты и выдавать абонементы») и вкладки «Общее», «Финансы», «Посещения», «Общение». При открытии карточки активна «Общее».

Вкладка Общее

Три блока: «Анкета», «Клиенты», «Группы».

Блок «Анкета» показывает дату рождения, пол, телефон, почту, статус, «Мед. допуск до» и «Страховка до» (просроченные выделены значком предупреждения), скидку, договор (без номера - «б/н»), источник и заметку. Пустые необязательные строки не выводятся.

Блок «Клиенты» - список клиентов спортсмена: Ф.И.О., метка «плательщик», телефоны, почта, заметка. Если клиентов нет - «Не указаны». Ф.И.О. клиента здесь не ссылка: карточку клиента открывают через раздел «Клиенты».

Блок «Группы» - текущие группы (название ведёт в карточку группы) или «Без группы». Ниже зачёркнутым - прошлые группы с пометкой «до …».

Вкладка Финансы

Видна с правом «Видеть финансы и балансы». На ней три блока.

• «Чем закрыты начисления» - три числа: «Начислено», «Оплачено» и «Не закрыто» (или «Аванс», если есть переплата). Ниже - незакрытые начисления с остатком по каждому. Оплаты закрывают начисления по очереди, от старых к новым. Если долгов нет - «Все начисления закрыты».
• «Абонементы» - последние 12: период, тариф, состояние («действует», «заморожен», «завершён») и цена. Отменённые убраны под строку «Отменённые (N)». Карандаш «Изменить даты и сумму» и кнопки «заморозить» и «возобновить» доступны с правом «Принимать оплаты и выдавать абонементы».
• «Операции по счёту» - последние 50: дата, вид («Оплата», «Абонемент», «Занятие», «Начисление», «Возврат», «Скидка», «Корректировка», «Входящий остаток»), способ оплаты, комментарий, сумма. Карандаш «Изменить операцию» есть только с правом «Сторнировать операции».

Подробно - в главе «Абонементы и оплаты».

Вкладка Посещения

• Три плитки: «Пришёл» (сколько отметок «Пришёл» за всё время), «Отметок» (сколько отметок всего) и «Посещаемость» (доля «Пришёл» в процентах).
• Плитка «Ходил без абонемента» появляется, если среди последних отметок есть приходы в дни, когда абонемент не действовал.
• «История» - последние 40 отметок: дата, группа, отметка («Пришёл», «Пропуск», «Опоздал», «Болел») и пометка «без абонемента».

«Без абонемента» определяется только по датам абонементов: оплачен абонемент или нет - не важно. Отметки здесь не исправляются, это делают в журнале - см. главу «Журнал посещений».

Вкладка Общение

• «Звонки» (модуль «Телефония») - до 50 последних звонков спортсмена и его клиентов: входящий, исходящий или пропущенный, номер, кто принял, дата, длительность. Если есть запись разговора, её можно прослушать и скачать.
• «Переписка» (модуль Qonnect и право «Видеть чаты») - диалоги спортсмена и его клиентов в мессенджерах: канал, последнее сообщение, число сообщений, дата. Щелчок открывает диалог в разделе «Чаты».
• «Почта» (модуль «Почта» и право «Читать почту школы») - цепочки писем по адресу спортсмена и его плательщика, только из ящиков, открытых вам. Непрочитанные выделены. Ссылка «написать» видна с правом «Писать и отвечать по почте», если в карточке есть адрес.

Как работать с перепиской и звонками - в главе «Чаты, звонки и почта».

Статусы спортсмена

Статус задаётся только вручную: в форме нового спортсмена или в анкете. Сам он не меняется никогда - ни при выдаче абонемента, ни при его окончании, ни при заморозке абонемента. Поэтому после первого абонемента статус «Пробное» нужно поменять на «Занимается» самому.

Подробности:

• «Пробное». В колонке «Абонемент» у такого спортсмена всегда «пробное», даже когда абонемент выдан. В печатном списке группы он помечен «· пробный». Если тренер не отметил его на занятии, при закрытии занятия ему ставится пропуск.
• «Заморозка». В списке спортсменов, в карточке клиента и в выгрузке этот же статус подписан «Не активен». Вкладка в списке и плитка на сводке называются «Заморозка». Это один и тот же статус. В кабинете родителя у такого спортсмена вместо отметки об оплате написано «заморожен». Из состава группы статус не убирает: пока спортсмен числится в группе и дата занятия попадает в срок его абонемента, при закрытии занятия ему ставится пропуск.
• «Лид» - так в CRM называют человека, который интересовался занятиями, но пока не занимается. Он есть на вкладке «Все активные», но в карточке клиента его нельзя выбрать в списке «привязать».

Архив

Отправить спортсмена в архив и вернуть обратно может только сотрудник с правом «Удалять и архивировать» (по умолчанию - администратор): карандаш в анкете, поле «Статус», значение «Архив», кнопка «Сохранить». Чтобы вернуть, выберите любой другой статус. Если спортсмен уже в архиве, а права у вас нет, в списке статусов будет один «Архив» с подсказкой, кто может вернуть; остальные поля анкеты править можно.

Архивный спортсмен исчезает:

• со всех вкладок списка, кроме «Архив», и из выгрузки, если не выбран статус «Архив»;
• из списка должников и из выгрузки должников;
• со сводки и из общих финансовых итогов;
• из журнала, напоминаний, печатного списка группы и табеля;
• из списка «привязать» в карточке клиента.

Что сохраняется: сама карточка, баланс, операции, абонементы, посещения, связи с клиентами. В кабинете родителя архивный спортсмен остаётся в конце списка с пометкой «не занимается» и без кнопки оплаты.

Список клиентов

Раздел «Клиенты» в меню. Нужно право «Видеть спортсменов».

Вверху плитки: «Всего клиентов», а с правом «Видеть финансы и балансы» ещё «С задолженностью» и «Сумма долга».

Список идёт по алфавиту, порядок поменять нельзя. Щелчок по строке открывает карточку клиента. Выгрузки списка клиентов нет - контакты клиентов есть в выгрузке спортсменов.

Поиск. В строке «Поиск: клиент, телефон, почта, спортсмен» наберите запрос и нажмите Enter. Слова ищутся в Ф.И.О. клиента, его почте, фамилиях и именах его спортсменов; порядок слов и заглавные буквы не важны. Телефон ищется, если в запросе четыре цифры и больше, и только по окончанию номера - вводите последние цифры.

Кнопка «Фильтры» раскрывает панель с условиями:

• «ФИО клиента» - часть фамилии или имени; это условие различает заглавные и строчные русские буквы, пишите так, как в карточке;
• «Телефон» - не меньше трёх цифр, сравнивается окончание основного или второго номера;
• «Спортсмены» - «есть» или «нет»;
• «Задолженность» - «есть долг» или «без долга» (с правом «Видеть финансы и балансы»).

Кнопка «Применить» включает условия, «Сбросить» снимает. На кнопке «Фильтры» показано число включённых условий.

Новый клиент. Кнопка «Клиент» (право «Добавлять и редактировать спортсменов») открывает форму: «ФИО» (обязательно), «Телефон», «Второй телефон», «Почта» и галочка «Клиент занимается сам - завести и карточку спортсмена». После «Сохранить» откроется карточка нового клиента. Телефоны приводятся к единому виду, номер короче десяти цифр не сохраняется.

Карточка клиента

Открывается щелчком по строке в списке клиентов, а также по ссылкам из чатов, почты и напоминаний. В шапке - Ф.И.О., телефон, второй телефон и почта. Справа: «Позвонить» (модуль «Телефония», если указан основной телефон), «Вход в кабинет» и плитка «Баланс» или «Долг» - сумма по всем спортсменам клиента (видна с правом «Видеть финансы и балансы»).

Блок «Спортсмены». По строке на каждого: фамилия и имя (ссылка на карточку спортсмена), ниже статус, группа и, если это указано, кем клиент ему приходится («клиент», «занимается сам», «опекун», «связан»). С правом видеть финансы - баланс спортсмена, с правом редактирования - звезда плательщика и крестик «Отвязать». Первым идёт сам клиент, если он занимается, остальные - по фамилии.

Кнопка «привязать» открывает форму:

• «Кого привязать» - список с поиском по фамилии или имени. В нём только спортсмены со статусами «Занимается», «Пробное» и «Заморозка», ещё не привязанные к этому клиенту;
• «Кем приходится» - сейчас связь сохраняется как «клиент (родитель)» независимо от выбранной строки;
• кнопка «Привязать».

Привязанный так спортсмен добавляется без отметки плательщика. Если этот клиент за него платит, нажмите звезду. Сейчас после нажатия «Привязать» форма остаётся на экране - закройте её повторным нажатием «привязать».

Другие блоки карточки:

• «Переписка» (модуль Qonnect и право «Видеть чаты») - диалоги клиента, щелчок открывает диалог в «Чатах».
• «Последние оплаты» (право «Видеть финансы и балансы») - 20 последних оплат по всем спортсменам клиента: дата, спортсмен, сумма. Блок появляется, когда оплаты есть.
• «Звонки» (модуль «Телефония») - 20 последних звонков с записями. Блок появляется, когда звонки есть.
• «Почта» (модуль «Почта» и право «Читать почту школы») - письма по адресу клиента.
• «Данные» - число спортсменов, число диалогов и заметка. Карандаш открывает форму с полями «ФИО», «Телефон», «Второй телефон», «Почта», «Заметка» и кнопкой «Сохранить». Сейчас после сохранения форма остаётся на экране - закройте её повторным нажатием на карандаш. Изменения сразу видны в шапке.
• «Оплата» - напоминание «Оплаты принимаются в карточке спортсмена - там видно, за что начислено» и ссылки на карточки спортсменов.

Правила связи клиента и спортсмена

• В кабинете родителя клиент видит всех спортсменов, привязанных к его карточке. Если в базе несколько карточек клиента с одним и тем же телефоном, родитель после входа увидит спортсменов из всех этих карточек.
• Плательщику адресуются напоминания о долге, на него записывается согласие с офертой при оплате, по его адресу подтягиваются письма в карточку спортсмена.
• Звезда делает клиента единственным плательщиком спортсмена. Снять отметку совсем нельзя - только передать другому клиенту из его карточки.
• Колонки «Представитель» и «Телефон» в списке спортсменов, а также родитель и телефон в печатном списке группы берутся из привязанного клиента.
• Баланс клиента - сумма балансов его спортсменов. Сейчас, если у спортсмена два клиента, его долг входит в баланс каждого из них - учитывайте это, когда смотрите плитку «Сумма долга».

Выгрузки в таблицу

Каждая выгрузка - кнопка со значком загрузки. Скачивается файл таблицы с датой в названии, он открывается в Excel; даты в нём записаны в виде день.месяц.год. Если права на выгрузку нет, кнопка ничего не скачает, и сообщения об этом не будет.

Что внутри файлов:

• Спортсмены: «ID», «Спортсмен», «Статус», «Дата рождения», «Пол», «Телефон», «Клиент», «Телефон клиента», «Группа», «Тренер», «Баланс, ₽» (только с правом «Видеть финансы и балансы»), «Тариф», «Абонемент до», «Мед. допуск до», «Страховка до», «Последнее посещение». Колонки файла всегда одни и те же и от настроенных на экране не зависят.
• Операции: «Дата», «Спортсмен», «Группа», «Операция», «Сумма, ₽», «Способ», «Комментарий», «Кто провёл» - все операции за всё время.
• Посещения: «Дата», «Время», «Группа», «Зал», «Тренер», «Спортсмен», «Отметка» («был» или «не был») - все отметки этой группы за всё время.
• Заявки: «ID», «Создана», «Имя», «Телефон», «Источник», «Стадия», «Причина отказа», «Ответственный», «Комментарий».
• Должники: «Спортсмен», «Группа», «Клиент», «Телефон», «Долг, ₽», «Последняя оплата» - все с отрицательным балансом, кроме архивных, от большего долга к меньшему.

Выгрузки «Методология» работают при подключённом модуле «Методология». Выгрузки списка клиентов и карточки отдельного спортсмена нет.

Печатные формы

Печатных форм две, обе открываются из карточки группы в новой вкладке. Вверху страницы - кнопки «Печать» и «назад», на бумагу они не попадают.

«Список группы» (право «Видеть группы и расписание») - таблица с колонками «№», «Спортсмен», «Дата рожд.», «Родитель», «Телефон», «Допуск до». В списке все текущие участники группы, кроме архивных; спортсмены со статусом «Пробное» помечены «· пробный». Телефон берётся у клиента, а если его нет - у спортсмена.

«Табель за месяц» (право «Отмечать посещения» или «Смотреть сводку и отчёты») - таблица: «№», «Спортсмен», столбцы по числам занятий этого месяца и «Всего»; знак «+» означает «был». Внизу - строки для подписи тренера и даты. Кнопка открывает текущий месяц, выбрать другой месяц на экране нельзя. В табеле только сегодняшний состав группы без архивных: выбывшие из группы в него не попадают, даже если ходили в этом месяце.

Кнопка «Распечатать» в окне «Оплата по QR» открывает печать браузера для всей открытой страницы вместе с окном. Чтобы получить на бумаге только код, нажмите «Скачать» и распечатайте картинку.

Печати карточки спортсмена, анкеты, списка спортсменов или клиентов нет - для списков пользуйтесь выгрузкой в таблицу. Подробнее о карточке группы - в главе «Группы и расписание».

На телефоне и планшете

• Меню спрятано за кнопкой в верхней полосе. Рядом - кнопка «назад» с названием раздела. Вернуться можно и движением пальца от левого края экрана вправо (внутри таблиц этот жест не срабатывает).
• На телефоне списки спортсменов и клиентов показаны карточками: Ф.И.О. сверху, ниже строки, где слева подпись, а справа значение.
• В списке спортсменов на телефоне нет строки заголовков, поэтому сортировка щелчком и фильтры под заголовками недоступны. Остаются вкладки, строка поиска, «Точный поиск», «Колонки» и выгрузка.
• На планшете таблица прокручивается вбок.
• В карточке спортсмена блоки вкладки «Общее» идут друг под другом.
• Окна (QR, ссылка на оплату, вход в кабинет, заморозка, правка операции) открываются поверх экрана. Закрыть их можно касанием вне окна; в окнах QR, ссылки на оплату и входа в кабинет для этого есть ещё и крестик, в окнах заморозки и правки операции - ссылка «отмена».

Что меняется без модулей

Часть блоков появляется только при подключённых модулях. Модули включает администратор школы - см. главу «Настройки школы».

Колонка «Последний контакт» в списке клиентов считается по переписке и звонкам. Если выключены и Qonnect, и «Телефония», в ней будет прочерк. Если выключены Qonnect, «Телефония» и «Почта», вкладки «Общение» в карточке спортсмена нет совсем.

Данные при выключении модуля не теряются и возвращаются после включения.

Частые вопросы

Выдали абонемент, а в списке всё равно пробное

Статус сам не меняется. Откройте карточку, нажмите карандаш в анкете и поменяйте статус на «Занимается».

В списке статус Не активен, а в анкете такого нет

Это статус «Заморозка»: в списке, в карточке клиента и в выгрузке он подписан «Не активен». А если вы заморозили абонемент и не нашли спортсмена на вкладке «Заморозка» - так и должно быть: вкладка показывает статус спортсмена, а не абонемента. Замороженные абонементы ищите фильтром колонки «Абонемент», значение «Заморожен».

Найдено 50, а спортсменов больше

«Найдено» - число строк на текущей странице. Общее число показано внизу, в строке вида «1-50 из 312». Там же можно выбрать, по сколько строк показывать.

После фильтра список пуст

Проверьте три вещи. Номер страницы внизу: вкладки и фильтры колонок страницу не сбрасывают, и вы могли остаться на дальней странице короткого списка. Рамку поля поиска: если она подсвечена, действует точный поиск. Путь, которым вы пришли: после перехода из расписания действует скрытый отбор по группе - откройте «Спортсмены» из меню заново.

Фильтр под заголовком не находит фамилию или дату

Сейчас текстовые фильтры под заголовками различают заглавные и строчные русские буквы, а даты ждут в виде год-месяц-день. Пишите фамилию с заглавной буквы, а дату - например, 2026-10-12. Или пользуйтесь общей строкой поиска: она к регистру не чувствительна.

Родитель оказался в клиентах дважды

Форма нового спортсмена и кнопка «добавить» в блоке «Клиенты» всегда создают новую карточку клиента. Для родителя, который уже есть в базе, пользуйтесь кнопкой «привязать» в его карточке. Объединить или удалить карточки клиентов нельзя. Входу в кабинет дубли с одинаковым телефоном не мешают: родитель увидит спортсменов из всех таких карточек.

У спортсмена два плательщика

Так бывает после кнопки «добавить» в карточке спортсмена. Откройте карточку клиента, который платит, и нажмите звезду в строке спортсмена - отметка останется только у него.

Как удалить ошибочную карточку

Удаления нет. Спортсмена переведите в «Архив» - или исправьте его данные и используйте карточку для другого человека. Клиента отвяжите от спортсмена.

Телефон не сохранился

При создании спортсмена и клиента номер короче десяти цифр отбрасывается без предупреждения. Откройте анкету или блок «Данные» клиента и введите номер полностью.

Нет кнопки Ссылка на оплату или QR на оплату

Для «Ссылки на оплату» нужны право «Принимать оплаты и выдавать абонементы», подключённый модуль «Онлайн-оплата» и заданные доступы банка. Для «QR на оплату» - право «Видеть финансы и балансы» и заполненные реквизиты школы.

Оплатили по QR, а в CRM пусто

QR - это перевод по реквизитам, сам он в CRM не попадает. Проведите оплату кнопкой «Принять оплату». Сама приходит только оплата по «Ссылке на оплату» и из кабинета родителя.

Родитель не может войти в кабинет

Если ссылка отвечает «Ссылка больше не действует», она уже использована или ей больше 7 дней - выдайте новую. Если родитель входит по номеру телефона, проверьте, что этот номер записан в поле «Телефон» или «Второй телефон» его карточки клиента.